Suosituksia IAM-ryhmien käytöstä

Kuka tahansa yliopistolainen voi luoda ryhmän. Ryhmiä voi käyttää mm. seuraavissa palveluissa:

  • Sähköpostilistat
  • Palveluosoitteet / jaetut postilaatikot ja kalenterit
  • Flamma-työryhmät
  • Ryhmähakemistot
  • Wiki

Lue lisää ryhmistä ja ryhmienhallintatyökalu IAM:stä täältä >>

Tabs

Pikaohje
  • Ennen kuin luot itse uuden ryhmän, tarkista löytyykö jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopiva. Käytä esimerkiksi tarkassa ohjeessa mainittuja valmiita hy-alkuisia ryhmiä. Voit hakea ryhmiä ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä.
  • Nimeä ryhmä mahdollisimman kuvaavasti. Käytä esimerkiksi organisaatioyksikön lyhennettä nimen alussa.
  • Kerro kuvauksessa mahdollisimman tarkkaan käyttötarkoitus, mielellään niin, että siitä pystyy myös päättelemään keitä ryhmään on liitetty.
Tarkka ohje

Hy-ryhmät

IAM-järjestelmässä on jo useita automaattiryhmiä, joita voit käyttää. IAM-työkalulla pystyy tarkistamaan hy-ryhmien jäsenlistan.

1) hy-tiedekuntalyhenne-laitoslyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees

  • Sisältävät SAP HR:n työsopimustietojen perusteella löytyvät työntekijät kyseisestä organisaatioyksiköstä.
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
  • Päivittyvät joka yö SAP-HR:n tiedoista.

2) hy-tiedekuntalyhenne-laitoslyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees

  • Sisältävät emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat, vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.

3) hy-tiedekuntalyhenne-laitoslyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff

  • Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin lisättyjä henkilöitä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
  • Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.

4) hy-tiedekuntalyhenne-laitoslyhenne-henkilosto tai hy-erillislaitoslyhenne-henkilosto

  • Nämä poistuvat käytöstä huhtikuun lopussa 2017, näitä ei siis enää tule käyttää.

HUOM ”-employees” tai ”-allstaff” –ryhmistä (ja jatkossa ”-coemployees” –ryhmistä) ei saa poistettua jäseniä, joilla on voimassa oleva työsopimus / sopimus SAP-HR:ssä. Myös erilaisilla työvapailla olevat henkilöt pysyvät ryhmän jäseninä.

Mikäli et virallisten hy-ryhmien joukosta löydä tarkoitukseesi sopivaa, voit pyytää ylläpitäjiä lisäämään sellaisen osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi

 

Grp-ryhmät

Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan tällä työkalulla https://idm.helsinki.fi/web/ kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä AD-käyttäjätunnus.
Lue ohjeet >>

  • grp-ryhmiin voi lisätä henkilöitä, joilla on Helsingin yliopiston käyttäjätunnus.
  • grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
  • Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä.
  • Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.