Skannaaminen sähköpostiin

Huomioi sähköpostin käsittelyohjeet skannatessasi!

Voit skannata monitoimilaitteella dokumentteja suoraan sähköpostiin. Oletuksena skannatut dokumentit lähetetään liitteenä omaan sähköpostiisi, mutta voit myös vaihtaa vastaanottajan toiseksi. On kuitenkin suositeltavaa lähettää tiedostot ensin omaan sähköpostiin, jossa voit tarkistaa ja tarvittaessa vielä muokata viestiä ennen sen lähettämistä toisille.

Tabs

Tarkka ohje
  • Kirjaudu laitteelle ID-kortillasi.
  • Valitse päävalikosta Scan and Send.

    Skannaaminen sähköpostiin Canonin monitoimilaitteelta

  • Valitse Send to Myself.

    Skannaaminen omaan postiin

  • Posti lähetetään omaan helsinki.fi-sähköpostiosoitteesi. Laite on valmis aloittamaan skannaamisen.

    Skannaaminen sähköpostiin - osoite on valmis

Muita tarvittavia säätöjä

Skanneri (kuvanlukija) muuntaa nimensä mukaisesti skannatun kohteen kuvatiedostoksi. Myös skannattu teksti, esimerkiksi kirjan sivu tai artikkeli, tallentuu kuvana. Tämä saattaa riittää, jos tekstiä ei tarvitse muokata. Usein kuitenkin olisi kätevää, jos tekstin voisi tuoda johonkin tekstinkäsittelyohjelmaan ja muokata siellä. Tällöin dokumentille pitää tehdä tekstintunnistus (OCR, Optical character recognition). Tekstintunnistusohjelmat tunnistavat kuvasta kirjainten hahmot ja muuntavat skannatun kuvan tekstiksi.

Tunnistuksessa voi tapahtua virheitä, joten täydellistä tekstiä skannaamalla ei yleensä voi saada. Lopputulokseen vaikuttaa alkuperäisen dokumentin laatu, dokumentin kieli, tieteellisissä teksteissä esiintyvät erikoismerkit ja jopa dokumentissa käytetty fontti. Skannattu teksti pitääkin siksi itse oikolukea ja korjata automaatin tekemät virheet.

Tekstintunnistuksen saat säädettyä napsauttamalla vasemmassa reunassa olevaa PDF (Compact) -valikkoa (katso kuva yllä). Sieltä avautuu lisäasetukset tiedostomuodolle. Valitse ikkunassa näkyvä OCR-laatikko.

Suositeltava lähtötarkkuus tekstintunnistukseen on 300 pdi, joka on oletuksena Unigrafian laitteilla. Kuvien kohdalla voit käyttää suurempaakin resoluutiota, mutta tällöin myös tiedostokoko kasvaa. Tarkempaan kuvankäsittelyyn on mahdollisuus esim. Aleksandrian graafiseen työhön tarkoitetuilla työasemilla ja skannereilla. (Lisätietoja)

Voit vaikuttaa muodostuvan tiedoston kokoon valitsemalla resoluution oikean tarpeen mukaan. Myös tekstintunnistuksen taso riippuu resoluutiosta. Mitä tarkempi resoluutio, sen suurempi tiedoston koko ja parempi lopputulos.

  • Laita skannattavat paperit syöttölaitteeseen ja paina vihreää kopiointinappia. Kopiointi alkaa.
    Mikäli käytät skannaukseen lasitasoa (esim. kirjan skannaukseen), voit skannata useamman sivun painamalla jokaisen sivun kohdalla vihreää näppäintä. Valitse näytöltä Start sending, kun olet skannannut kaikki sivut.

    Valmis lähettämään postia

  • Hetken päästä sähköpostissasi on viesti, jonka liitteenä on pdf-tiedosto skannatuista sivuista.