Office 365: Käyttöönotto

1. Tilaa Office 365 -postilaatikko (Ensimmäinen osa)

   HUOM!
   Postilaatikon luominen tapahtuu seuraavana yönä.

   Laatikon voi luoda VAIN henkilökohtaisiin etunimi.sukunimi@helsinki.fi -sähköpostilaatikkoihin. Mitä tahansa muuta muotoa olevien tunnuksien, esim. testi-tunnuksien (jotain_tunnus), luominen aiheuttaa virhetilan, eikä postilaatikkoa synny, vaikka järjestelmä voi virheellisesti näin ilmoittaakin.

2. Postilaatikon luomisesta seuraavana päivänä kirjaudu uuteen postiin osoitteessa https://www.helsinki.fi/office365 (pilvipalvelun käyttäjät) tai https://office365.helsinki.fi/ (paikallisen palvelun käyttäjät). Katso tarkemmat ohjeet kirjautumiseen.
   Tämän jälkeen voit säätää asetukset eri ohjelmille ja laitteille (Toinen osa).

Vaiheen 1 tekemät muutokset yliopiston järjestelmiin tapahtuvat seuraavana yönä, minkä vuoksi vaiheiden välissä on odotettava riittävästi. Suosittelemme, että vaihe 1 tehdään työpäivän lopuksi (klo 19 mennessä) ja vaihe 2 vasta seuraavana päivänä.

Tämä ohje koskee pilvipostin käyttöönottoa. Mikäli joudut käyttämään työtehtävien takia Helsingin yliopiston paikallista Office 365-postipalvelua, ota yhteyttä Helpdeskiin.
Office 365 -pilvi- ja paikallisasennuksen käyttäjäryhmistä on tehty päätös yliopiston tietohallinnossa.

• Käyttöönotossa joudut hyväksymään käyttöehdot (EULA). Tutustu käyttöehtoihin huolella. 

Jos koneellasi on vielä Office 2010, se kannattaa ehdottomasti päivittää Office 2013 -versioon ennen siirtymää. Henkilökunta voi tilata Office 2013 -päivityksen yliopiston Software Centeristä. Software Center löytyy Windowsissa Käynnistä-valikosta kohdasta Kaikki ohjelmat (All Programs) > HY. Office 2013-paketin asentamisen jälkeen ohjelma vielä päivittää itseään ja tässä voi kestää huomattavan pitkä aika.

Maceille suositellaan Office 2016:n käyttöä. Se on asennettu kaikille keskitetyssä ylläpidossa oleville koneille.
Kotikoneille Officen uusimmat versiot sekä Windows- että Mac-koneille voi asentaa kotikäyttölisenssin perusteella.

Office 365:een siirtyminen alkaa pilvipostilaatikon tilaamisella. Tee tilaus viimeistään klo 19.

• Mene osoitteeseen: https://lupa.helsinki.fi/cgi-bin/office365
• Täytä tilauslomake (kirjaudu yliopiston tunnuksilla)
  • Yksityiskohtaiset ohjeet tilauslomakkeen täyttämisestä.
• Laatikon luominen tapahtuu seuraavana yönä.

• HUOM paikallisesta pilvipalveluun siirtyjä! Voit jatkaa normaalisti OWAn ja/ tai Outlookin käyttöä. Kun siirtymä on valmis Outlook kehottaa käynnistämään ohjelman uudelleen ja OWAssa voi tulla uudelleenohjausvirhe.

Vaiheen 1 jälkeen voi muutaman minuutin ajan esiintyä tilanne, jossa postin lähettäjä saa virheilmoituksen ettei käyttäjää löydy. Tällöin viestit eivät lähde vastaanottajalle. Tilanne korjaantuu itsestään hetken kuluttua, jolloin viestin lähetys taas onnistuu.

Postilaatikon tilausta seuraavana päivänä kirjaudu uuteen postiin osoitteessa https://www.helsinki.fi/office365 (pilvipalvelun käyttäjät) tai https://office365.helsinki.fi/ (paikallisen palvelun käyttäjät). Tämän jälkeen voit ottaa postin käyttöön työasemalla ja mobiililaitteilla.

• Kun postilaatikko on luotu, kirjaudu ensin OWA:aan (Outlook Web App) osoitteessa https://www.helsinki.fi/office365

Sähköpostiasetukset eri ohjelmille ja laitteille

• Ota sähköposti käyttöön työasemalla:
  ohje ensimmäisen Outlook-tilin luomiseen (jos et ole aiemmin käyttänyt Outlookia)
  ohje toisen Outlook-tilin luomiseen (jos olet aiemmin käyttänyt Outlookia)
   
• Ota Office 365 käyttöön mobiililaitteilla
  Outlook for iOS/ Android

Ohjeet paikallisen postin käyttäjille

Helpdeskin ohjeet on kirjoitettu pilvipostin käyttäjille. Suurin osa käyttöön liittyvistä ohjeista kuitenkin pätee molempiin järjestelmiin. Sähköpostiohjelmien ja mobiililaitteiden asetuksissa on kuitenkin eroja järjestelmien välillä.

Kootut ohjeet paikallisen palvelun käyttäjille löytyvät täältä.