Teams - parhaita käytäntöjä

Microsoft Teams tuo kokoukset, työkalut ja sisällöt yhteen paikkaan. Voit luoda ja muokata tiedostoja, keskustella videon tai pikaviestien välityksellä ja käyttää muita Office 365-ohjelmia suoraan Teamsin sisällä.

Teams on pilvipalvelu, joka mahdollistaa helpon ja tehokkaan ryhmätyöskentelyn verkossa. Erona esim. Jabberiin ja muihin chat-ohjelmiin on se, että tiimin voi jakaa eri kanaviin.

Microsoftin Teams-sovellusta voit käyttää Windows-, Mac- ja Linux -työasemilla sekä mobiililaitteilla sovelluksen kautta (asennus laitteen sovelluskaupasta). Käyttö onnistuu myös selaimen kautta, jos et pysty tai halua asentaa sovellusta. Selainsuositus on Chrome.

Ohjeessa käytetty keskeinen sanasto

  • Teams = koko ohjelma/sovellus 
  • Chat = nopea kahdenkeskinen tai pienen ryhmän välinen keskustelu
  • Tiimi = Teamsin sisään luotu alue tietylle ryhmälle
  • Kanava = Tiimin sisällä oleva alue, jossa voidaan käydä keskustelua tietystä asiasta. Nimeä kanavat selkeästi: Hyvin nimettyjen kanavien perusteella kaikki käyttäjät osaavat hakeutua oikeille kanaville keskustelemaan
  • Ketju = Keskustelu tietystä aiheesta. Tiimin/kanavan sisällä oleva keskustelu
Teams on pilvipalvelu. Ota se huomioon, jos olet jakamassa luottamuksellista tietoa. Lue pilvipalvelupolitiikka Flammasta

 

 

Aloita katsomalla video: Tervetuloa Microsoft Teamsiin (englanninkielinen, mutta mahdollisuus valita suomenkielinen tekstitys)

Lisää videoita löydät tästä ohjeesta

Pikavinkkejä käyttöön

  • Vastaa (reply) ketjuun
    • Jos kirjoitit vastauksesi vahingossa uutena ketjuna, sen voi aina kopioida oikeaan ketjuun ja poistaa. (katso tarkka ohje Viestin muokkaus ja poistaminen).
  • Säädä Teams-sovelluksen ilmoitusasetukset itselle sopivaksi (Microsoftin ohje)
    • Ilmoitukset voi hienosäätää kanavakohtaisesti (Channel Notifications).
  • Aseta kiinnostavat kanavat ja tiimit näkyviin ja piilota vähemmän kiinnostavat:
    • Napsauta kolmea pistettä (•••) tiimin / kanavan nimen perässä > Show / Hide.
    • Voit kiinnittää (pin) tärkeimmät kanavat / tiimit Teams-listan alkuun.
  • Teams-statuksesi seuraa Outlook-kalenterin statusta (esim. busy, kun olet kokouksessa), mutta ilmoitukset tulevista viesteistä tulevat silti näkyvillesi. Tarvittaessa voit vaimentaa popupit  laittamalla tilaksi Do not disturb.
    • Saat statuksen nopeasti päälle kirjoittamalla yläreunan hakukenttään /dnd.
    • Hakukentästä löytyy muita pikalinkkejä / - ja  @ -merkkien takaa.
  •  Viestisi huomataan paremmin, kun tagaat siihen henkilöitä (@nimi), koko kanavan (@channel) tai koko tiimin (@team). 
    • Voit luoda tiimin jäsenistä ryhmän ja käyttää sitä myös tagaamiseen.
  • Voit muotoilla kanavaviestejä format-valinnalla.
    • Mahdollistaa linkin muotoilun, lihavoinnin, alleviivauksen, korostuksen ym.
    • Voit myös jakaa saman viestin useammalle kanavalle / useampaan tiimiin.
    • Voit myös linkittää suoraan toisiin viesteihin, tiimin tiedostoihin tai vaikka ulkoisiin webi-osoitteisiin.
  • Voit luoda uusia kanavia tiimin alle, jos on tarve kohdentaa keskustelua.
    • Kanavaan voi tarvittaessa laittaa moderoinnin päälle (esim vain tiedotuksen kanava) '•••' > Manage Channel
  • On mahdollista myös tehdä piilokanava, jonka näkee vain kyseiselle kanavalle liitetyt jäsenet (oltava tiimin jäseniä) 
    • Yleensä tämä on järkevämpää kuin kokonaan uuden tiimin luominen.
  • Kahdenkeskiset keskustelut voi hoitaa chatissa. Sen historia säilyy 6kk.
    • Chat-keskusteluun voi liittää myös keskustelun aikana lisää osallistujia. Lisäämisvaiheessa voit valita näkeekö uudet jäsenet koko viestihistorian vai luodaanko keskustelusta kokonaan uusi keskustelu.
  • Tiimin jäsenille voi antaa tagejä (esim manage Team > Members) ja niitä voi käyttää ilmoitusten kohdentamiseen tai vaikkapa chat-ryhmän perustamiseen @tagin_nimi.
  • Pikaeditointi chatissa: näppäimistön ylös-nuolta painamalla pääset editoimaan edellistä kommenttiasi nopeasti. Enter-näppäimellä tallennat muutoksen.
  • Voit tallentaa yksittäisen kanavaviestin itselleen talteen omaan "linkkilistaan". Linkkilista löytyy omaa 'naamakuvaa' klikkaamalla > Saved.

Chat ja tiimit (Teamsin ryhmät)

Teamsissa voit keskustella sekä julkisilla kanavilla/tiimeissä että yksityisviesteillä chatissa.

Chat 

Chat eli pikakeskustelu on kahdenvälistä tai pienen ryhmän keskustelua. Chatissa voit kirjoittaa, tehdä ja muokata aineistoja yhdessä Office-ohjelmilla ja jakaa niitä. Chatissa ei ole omistajia, vaan kaikki chattiin osallistuvat ovat tasavertaisia.

Tiimit (Teamsin ryhmät)

Tiimit ovat pysyviä, isomman ryhmän keskustelualustoja, joihin voit tehdä erilaisia kanavia eri aiheille ja eri kokoonpanoille. Tiimiin voi liittää jopa 5000 tunnusta. Tiimille luodaan oma Sharepoint-tila. Tiedostot jotka jaetaan tiimin kesken, säilyvät Sharepointissa. 

Keskustelu tiimissä käydään aina langoissa (threads), joten olethan tarkkana vastatessasi, että asiakokonaisuudet säilyvät. Jos kuitenkin laitoit viestisi uutena ketjuna, sen voit aina poistaa (katso ohje alempana).

Huomaa, että ketju, jossa on uusinta keskustelua, siirtyy aina alimmaiseksi. 

Tiimin / kanavan poistaminen ja palauttaminen

Tiimin keskustelut liitetiedostoineen säilyvät 'pysyvästi', kunnes tiimi / kanava poistetaan.

Kanavan poistaminen ja palauttaminen

Poista kanavan napsauttamalla ••• -merkkiä kanavan perässä. Valitse Poista kanava.

Tämän jälkeen kanavan voit palauttaa seuraavan 30 päivän aikana itse. Tämän jälkeen kanava poistuu pysyvästi eikä edes ylläpito sitä voi enää palauttaa.

Kanavan voit palauttaa Tiimin asetuksista. Välilehdeltä Kanavat > Poistetut.

Koko tiimin poistaminen

Tiimin poistaminen tapahtuu samalla lailla, mutta tällöin KAIKKI tiimin tiedostot ja keskustelut poistuvat. Huomioi, että poistetun tiimin voi palauttaa vain Office 365 -ylläpito. Heihin saa yhteyden Helpdeskin kautta. 

Poista tiimi napsauttamalla ••• -merkkiä tiimin perässä. Valitse Poista tiimi.

Ulkoasun mukauttaminen ja muut asetukset

Voit muokata Teamsin ulkoasua ja asetuksia napsauttamalla omaa kuvaasi ikkunan oikeassa ylänurkassa. Valitse Settings avautuvasta valikosta

Asetukset, jotka tallennat kulkevat oman tilisi mukana eri alustoilla, joten et tarvitse tehdä kuin kerran määrittelyn ja sama näkymä pysyy kaikkialla. 

Asetuksista voit muokata teemaa (Theme) ja asettelua (Layout). Layout-listalta kannattaa kokeilla List-mallia, tällöin näet kaikki chatit / tiimit yhdessä listauksessa (oletuksena on Grid).
Lisäksi on ohjelman käynnistykseen liittyviä asetuksia (Application): Voit mm. määrittää, että Teams avautuu automaattisesti, kun kone aukeaa (Auto-start program).

Mikäli Teams tuntuu hitaalta, voit kokeilla ruksata Disable GPU hardware acceleration (vaatii ohjelman uudelleenkäynnistyksen).

Teamsin asentaminen

Yliopiston koneille Teams löytyy valinnaisena asennuksena Software Centeristä (Windows) tai Managed Software Centeristä (Mac). Cubblista ohjelma löytyy myös, mutta käyttäjät sanovat että selaimen kautta Teams toimii paremmin. 
Kotikoneelle voit asentaa sen osoitteesta: https://teams.microsoft.com/downloads

  • Asennus ei vaadi järjestelmänvalvojan oikeuksia.

Asentamisen jälkeen kirjaudu palveluun tunnuksellasi muodossa:

  • käyttäjätunnus@ad.helsinki.fi (esim. rkeskiva@ad.helsinki.fi)

Tiimin luominen

Tiimin luomiseen kannattaa käyttää aikaa ja miettiä rauhassa minkälaisiin tarkoituksiin tiimiä on tarkoitus käyttää. Suosittelemme, että tiimi luodaan mahdollisimman monikäyttöiseksi (esimerkiksi koko tiedekunnan tai laitoksen käyttöön) ja tiimin alle voidaan sijoittaa pienempiä ryhmäkanavia eri kokoonpanoille ja eri tarkoituksiin. On mahdollista tehdä sekä julkisia ryhmiä että salattuja, tietylle osaryhmälle rajattuja kanavia (katso myös kanavien luontiohje). 

Mene Teams-valikkoon, tiimien alareunassa näet Join or create a team -linkin.

Anna kuvaava nimi ja kuvaus siitä, mitä varten tiimi on luotu. Kun luot uuden Teams-ryhmän, käytä nimen alussa laitoslyhennettä ja väliviivaa, jotta epäselvyyksiltä vältyttäisiin (esimerkiksi YPA-, Tike-, MMTDK-). Epäselvissä tapauksissa ylläpito voi uudelleennimetä tai poistaa väärin tai epäasiallisesti nimetyt Teams-ryhmät.

Tiimin yksityisyys (Privacy) -tason määrittely – ketkä voivat nähdä tiimin (julkinen vs. piilotettu).

Lisää henkilöt listaan (ala kirjoittaa nimeä, niin ehdotukset tulevat näkyviin). Voit käyttää myös IAM-ryhmiä, mutta huomaa, että IAM-ryhmän muutokset eivät päivity tiimin käyttäjälistaan.

Kun löydät nimen listalta, valitse se ja napsauta Add.

Voit määritellä yksittäisille henkilöille tarvittavat oikeudet: jäsen (Member) tai ylläpitäjä (Owner).

Tiimissä on hyvä olla useampi ylläpitäjä, jotta tiimin toiminta voi jatkua keskeytyksettä myös mm. lomien ja poissaolojen aikana. Helpdeskillä ei ole oikeuksia muokata Teams-ryhmiä. Vain Office 365 -ylläpito voi muokata tiimejä, mutta vain äärimmäisessä tilanteessa.

Kun kaikki henkilöt on lisätty ryhmään, voit sulkea (Close) ikkunan. 

Kanavat

Tiimiin on mahdollista luoda kanavia eri tarpeita / aiheita varten. Yhden ison tiimin sisällä voi olla useita pienempiä kanavia. Tämä on parempi kuin useiden tiimien perustaminen, sillä tiimien määrän kasvaessa keskustelukin häviää erilaisiin kokoonpanoihin ja pahimmassa tapauksessa useissa tiimeissä keskustellaan samoista asioista.

Emme suosittele uusien tiimien perustamista isomman tiimin osaporukalle. Lisää pienemmälle ryhmälle yksityinen kanava (private channel).

Yksityinen kanava näkyy vain ryhmän jäsenille ja kanavan nimen perässä on lukon kuva. 

Viestin muokkaus tai poistaminen

Tiimissä keskustellaan ketjuissa (threads). Jos kirjoitit vastauksen vahingossa uutena ketjuna, sen voi aina kopioida oikeaan ketjuun ja poistaa väärinmenneen vastauksen.
Tässä esimerkki väärin menneestä vastauksesta: 

 Voit muokata jo julkaistua viestiä napsauttamalla kolmea pistettä emoticon-valikossa (tulee automaattisesti näkyviin, kun viet hiiren viestin päälle) > napsauta Edit. Tämän jälkeen editointi-ikkuna aukeaa ja voit korjata kirjoitusta. Napsauta Enter, niin korjaus tallentuu. 

Julkaistun viestin poistaminen tapahtuu napsauttamalla kolmea pistettä emoticon-valikossa (tulee automaattisesti näkyviin, kun viet hiiren viestin päälle) > napsauta Delete.

Viesti poistuu. Voit vielä palauttaa poistetun viestin napsauttamalla Undo

Ilmoitukset

Aseta kiinnostavat kanavat ja Teamit näkyviin ja piilota vähemmän kiinnostavat.  

Tiimin / kanavan nimen perästä klikkaa  '•••' > Show / Hide 

Do Not Disturb -tilaa kannattaa käyttää vain, jos sinulla on kokous tai muu keskittymistä vaativa hetki. Tätä ei kannata käyttää koko ajan, sillä toiminto estää ihan kaikki viestit ja ilmoitukset. 
Vastavuoroisesti kollegan DnD-tilaa on syytä kunnioittaa.

Muotoilut

Voit muotoilla viestiä. Napsauta viestinkirjoitus -laatikon alareunassa olevaa [A]-ikonia, josta avautuu laajennettu muotoilupaletti. Huom! Tässä tilassa Enter-napin painallus on poikkeuksellisesti rivinvaihto, kun muuten se on Lähetä. Lähetä viestin napsauttamalla nuoli-kuvaketta alareunassa.

Tiedotteet

Tavallisen keskusteluketjun lisäksi voit tehdä tiedotteen (Announcement). Napsauta A-kuvaketta viestikentässä ja siitä avautuvasta näkymästä napsauta New Conversation -valikkoa. Valitse avautuvasta valikosta Announcement.

Esimerkki tiedotteesta:

Tagit

Varsinkaan suurissa tiimeissä ei koko kanavaa tai tiimiä kannata hälyttää (tagata), vaan kannattaa kohdistaa viesti tarkemmin pienemmälle ryhmälle. Muutkin ryhmän jäsenet toki näkevät viestin, mutta tagaamalla kerrot myös muille, että tämä viesti ei välttämättä koske heitä. 

Voit siis hälyttää joko nimellä @nimi. Mutta on myös mahdollista hälyttää tietyn kohderyhmän henkilöt (esim. lähituki, Helpdesk). Tageja ja siihen liittyviä henkilöitä voit hallita tiimin asetuksissa (huomaa, että tagit ovat tiimikohtaisia).

Tässä esimerkki henkilön hälyyttämisestä:

Voit kiinnittää ko. tagin omaavien henkilöiden huomion seuraavasti: Kirjoita @tag (esim. @Tukikanava) jolloin sen tagin käyttäjät näkevät viestin korostetusti merkittynä. 

Voit hallita tageja tiimin asetuksista. Napsauta tiimin nimen vieressä olevaa kolmea pistettä ja valitse Manage team (1) tai Manage tags (2). 

Manage Team > Members kautta näet tiimin jäsenet tageineen. Täältä löydät myös jäsenet joilla ei vielä ole tageja.

Manage Tags -valinnan kautta näet helpoiten olemassaolevat tagit. Näet sieltä myös esim. ne tagit joissa sinä olet mukana (Your tags). 

RSS-syötteen lisääminen tiimiin

Tiimin ylläpitäjä voi lisätä tiimiin uuden sovelluksen (Appin) (katso ohje alempaa tältä sivulta). Tämän jälkeen kuka tahansa tiimin jäsen voi lisätä RSS-syötteen valitsemalleen kanavalle.

Valitse kanava, johon haluat RSS-syötteen. Napsauta kanavan nimen perässä olevaa kolmea pistettä > Liittimet (Connectors).  Vaihtoehtoisesti voit avata kanavan ja napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa.

Avautuu ikkuna, jossa näkyy lista Liittimet (Connectors). Etsi listalta RSS ja napsauta Configure

Täytä kentät:

  • Anna RSS-syötteelle kuvaava nimi (esimerkiksi HY katkot)
  • Anna .rss -osoite: https://od.helsinki.fi/katko/katkot.rss
  • Valitse kuinka usein syöte päivittyy. Tässä esimerkissä valittiin 15 minuutin välein. 

Saat lopuksi näkymän, jossa näet kanavalle lisätyt liittimet. Tästä näkymästä voit lisätä muitakin liittimiä. Sulje napsauttamalla x-merkkiä oikeasta yläreunasta. 

Palaat tiimin kanavalle ja sinne on ilmestynyt ilmoitus, jossa kerrotaan RSS-syötteen lisäämisestä tälle kanavalle. 
Itse katkoilmoitukset ilmestyvät sitä mukaa määritellyn aikataulun mukaan (esim. 15 min välein) 

Jos haluat editoida RSS-syötettä, napsauta kanavan yläreunan kolmea pistettä > avautuvasta valikosta valitse Connectors 

Etsi Määritetty (Configured) vasemman laidan valikosta ja napsauta  1 Määritetty > Hallitse (1 Configured > Manage)

Pääset muokkaamaan aiemmin lisättyä RSS-syötettä ja tarvittaessa poistamaan syötteen. 

Ohje ylläpitäjälle

Napsauta tiimin nimen perässä olevaa kolme pistettä > Tiimin hallinta (Manage team)

Valitse Sovellukset (Apps) -välilehti. Valitse listalta RSS. Jos Appia ei löydy suoraan, valitse More Apps.

Avautuvassa ikkunassa kirjoita hakukenttään rss. Napsauta RSS-laatikkoa.

Lisää RSS-app tiimiin valitsemalla Add to a team.

Kun RSS-sovellus on lisätty, voi kuka tahansa tiimiin kuuluva lisätä RSS-syötteen valitsemalleen kanavalle tässä tiimissä. Huomaa, että jokaiseen tiimiin Liittimet pitää lisätä erikseen. 

Lisää vinkkejä käyttöön

Kokosimme tähän vielä asioita, joita voit kokeilla tai ottaa hyötykäyttöön:

  • Voit kiinnittää tärkeimmät tiimisi/chatit näkymän yläreunaan. Valitse keskustelun nimen vieressä olevaa ••• -merkkiä ja valitsemalla sieltä Pin
  • Voit nimetä chatin käsiteltävän aiheen mukaan (huomaa, että chatia kannattaa käyttää lähinnä yhden aiheen käsittelyyn, tällöin nimeäminen on erittäin hyvä idea, jotta myös keskustelu pysyy tarkoitetussa aiheessa. Nimeä chat kynä-ikonia napsauttamalla: 

 

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?
Takaisin ylös