Liitetiedostojen käytössä huomioitavaa

Tabs

Tarkka ohje

Liitetiedostojen käytössä huomioitavaa

Sähköpostiviestien mukana voidaan lähettää ja vastaanottaa myös tiedostoja, esimerkiksi Word-dokumentteja ja kuvia. Näitä sanotaan liitetiedostoiksi. Liitetiedostojen kanssa toimiessa on syytä ottaa huomioon seuraavia asioita:

  • On toivottavaa, ettei sähköpostilla välitettäisi kovin suuria (megatavujen kokoisia) tiedostoja. Suuret liitetiedostot rasittavat omalta osaltaan postijärjestelmiä ja lisäksi vastaanottajan sähköpostilaatikon tilakiintiö saattaa ylittyä. Usein suurten tiedostojen siirrossa liitetiedostojen käyttöä parempi tapa on sijoittaa tiedosto omalle kotisivulleen ja antaa vastaanottajalle sähköpostissa vain verkko-osoite.
     
  • Kannattaa ottaa selville, minkälaisia dokumentteja vastaanottaja kykenee avaamaan, sillä sähköpostiohjelmat eivät itse pysty yleensä näyttämään muita kuin tavallisia tekstitiedostoja (esim. Word- ja WordPerfect-dokumentit eivät ole tällaisia). Liitetiedostojen avaamiseen ja katsomiseen on omat sähköpostista riippumattomat ohjelmansa. Vastaanottajalla ei suinkaan ole aina käytössä samoja ohjelmia kuin lähettäjällä. Eräs käyttökelpoinen lähetysmuoto tekstidokumenteille on RTF (Rich Text Format). Kuvia sisältäville dokumenteille taas soveltuu parhaiten PDF.
     
  • Sähköpostilistoille ei tule lähettää liitteitä ollenkaan. Liitteellisen, siis yleensä suuren viestin välittäminen ja tallentaminen vaatii sitä enemmän resursseja, mitä isompi lista on kyseessä. On lähes mahdotonta saada selville, aiheuttaako liitetiedosto jollekin listan tilaajista ongelmia. Onneksi liitetiedostoina välitettävä materiaali on yleensä pelkkää tekstiä, jolloin sen voi yhtä hyvin liittää suoraan osaksi viestiä.