Sähköpostilistojen perusasetukset ja -toiminnot

Tabs

Tarkka ohje

Tässä ohjeessa kerrotaan sähköpostilistojen ylläpitäjille listojen hallinnan perustoiminnoista.

Ota tämä huomioon, kun suunnittelet sähköpostilistoja:

  • Majordomo-listalle voi liittää jäseneksi IAM-ryhmän
  • IAM-listalle ei voi liittää Majordomo-listaa
  • Ulkopuolisten henkilöiden osalta, jos heillä ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnusta, käytetään Majordomo-listoja.

1.1 Tilaajien lisääminen ja poisto

MajorCool-liittymällä

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify What? vaihtoehto List Subscribers
  • Lisää ja poista osoitteita tarpeen mukaan alle avautuvasta kentästä
  • Paina lopuksi Apply-painiketta.
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Huomioi osoitelistaa muokatessasi

  • Osoitteissa ei saa olla kirjoitusvirheitä. Sähköpostijärjestelmät välittävät postin sinne , mihin on käsketty. Käytä osoitteista täydellisiä muotoja (ei esimerkiksi pelkkiä käyttäjätunnuksia)
  • Osoitteita on vain yksi riviä kohti. Tyhjiä rivejä ei saa olla välissä.

Sähköpostitse

Majordomo ei osaa tulkita html-muotoisia viestejä. Varmista sähköpostiohjelman asetuksista, että viesti lähtee plain text -muodossa.

Jos hallinnoit listan jäseniä sähköpostin välityksellä,

  • voit liittää jäseniä subscribe-komennolla: approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
  • voit poistaa unsubscribe-komennolla: approve listansalasana unsubscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi

Samassa sähköpostiviestissä voit sekä lisätä että poistaa jäseniä.

Alla esimerkki, jossa lisätään 2 ja poistetaan 1 jäsen:

approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana subscribe listan-nimi toinen.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana unsubscribe listan-nimi kolmas.osoite@muualla.fi

1.2 Tervetuloviestin asettaminen

Voit halutessasi asettaa uusille liittyville listan jäsenille lähetettävän tervetuloviestin. Tämän teksti liitetään Majordomon oman lyhyen tervetuloviestin perään. Viestissä voidaan kertoa esimerkiksi minkä tyyppiselle listalle käyttäjä on juuri liittynyt, onko kyse tiedotus- vai keskustelulistasta vai molemmista, keneen otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa (owner-listan-nimi@helsinki.fi) ja miten listalta erotaan.

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
  • Tarkista, että kohdassa welcome on valittuna yes
    • Ellei ole, valitse yes ja paina Apply-painiketta
    • Jos on, valitse alhaalta 'Info' File ja paina Modify-painiketta
  • Kirjoita vapaamuotoinen tekstisi kenttään
  • Paina lopuksi Apply-painiketta
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Mikäli tiedät, että kohta welcome on oikein, voit muuttaa tervetuloviestiä myös Majorcoolin etusivulta valitsemalla Modify What? -kohdasta List Info File.

Kuten MajorCoolin sivulla sanotaan, on myös mahdollista käyttää niin kutsuttua intro-tiedostoa. Käytännössä nämä ovat vain kaksi rinnakkaista saman asian ajavaa tapaa, ja useimpia käyttäjiä tämä mahdollisuus tuskin kiinnostaa. Mikäli intro-tiedosto luodaan, se lähetetään uusille listalaisille info-tiedoston asemesta, jolloin info-tiedoston sisällön saa vain lähettämällä komennon info listan-nimi Majordomolle.

Voit tarkastaa ylläpitämäsi listan info- ja intro-tiedostojen sisällöt ilmankin MajorCoolia lähettämällä Majordomolle komennot

info listan-nimi intro listan-nimi

Käytännössä turhaa intro-tiedostoa ei listan ylläpitäjä pysty luomisen jälkeen itse poistamaan vaikka mieli muuttuisi, vaan hänen tarvitsee ottaa yhteyttä osoitteeseen atk-posti@helsinki.fi. Suosittelemme pitäytymistä info-tiedoston käytössä.

1.3 Viestien otsikon etuliite

Listan tilaajille voi olla hyödyllistä nähdä jo viestin otsikosta, että se on tullut tietyltä sähköpostilistalta. Voit määrittää tekstin, joka liitetään jokaisen viestin otsikon alkuun automaattisesti.

Tekstinpätkä määritetään muokkaamalla listan asetuksista kohtaa subject prefix. Kirjoita siihen joku kuvaava etuliite, vaikkapa [listan-nimi].

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
  • Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
  • Etsi kohta subject prefix ja kirjoita siihen haluamasi otsikon etuliite
  • Paina lopuksi Apply-painiketta
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

1.4 Suljetun tai avoimen listan asettaminen

Sähköpostilistoille littymisen rajoituksia voidaan muuttaa subscribe policy -asetuksella. Vaihtoehtoina ovat: open, closed ja auto:

  • open on avoin, jolla kuka tahansa voi liittyä
  • closed on suljettu lista. Vain ylläpitäjä voi liittää uusia osoitteita. Kaikki muut listalle liittymiset tulevat ylläpitäjän hyväksyttäväksi
  • auto-asetuksella kuka hyvänsä voi lisätä kenet hyvänsä listalle, vaikka pilanpäiten. Vaihtoehdolla auto+confirm osoitteeseen, jota ollaan lisäämässä listalle, lähetetään asiasta varmistusviesti, jolla hän voi hyväksyä tai hylätä liittymisen

Oletusarvoisesti uudella listalla subscribe_policy on open+confirm, eli kuka tahansa voi liittyä listalle, mutta saa siitä varmistusviestin itselleen.

MajorCool-liittymällä asetusta muutetaan seuraavasti:

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
  • Etsi kohta subscribe policy ja valitse haluamasi vaihtoehto
  • Paina lopuksi Apply-painiketta
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

1.5 Viestien ylä- ja alatunniste

Usein sähköpostilistan viestien alkuun tai loppuun halutaan lisätä tunniste, joka kertoo esimerkiksi mikä tai millainen lista on kyseessä tai ohjeistaa eroamaan listalta.

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
  • Etsi kohta message fronter tai message footer ja kirjoita niihin haluamasi ala- tai ylätunniste
  • Paina lopuksi Apply-painiketta
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Esimerkki alatunnisteesta:
_________________________________________________________
Tämä on humppalogian laitoksen tiedotus- ja keskustelulista. Ongelmatilanteissa lähetä postia osoitteeseen owner-humppa-lista@helsinki.fi WWW-sivumme ovat osoitteessa http://www.helsinki.fi.invalid/jarj/humppaa/. Sivuilla on listaltaeroamisohjeet. Älä lähetä eropyyntöjä listalle!
_________________________________________________________

1.6. Muita asetuksia

Seuraavassa joitakin muita olennaisia asetuksia. Kaikkia näitä muutetaan MajorCoolilla suunnilleen samalla tavalla:

  • Siirry sivulle http://majordomo.helsinki.fi
  • Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
  • Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
  • Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
  • Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
  • Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
  • Etsi haluamasi asetukset
  • Tee haluamasi muutokset, lue kuitenkin MajorCoolin ohjetekstit
  • Paina lopuksi Apply-painiketta
  • Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen
Asetus Selitys Oletusarvo + rajoitukset
advertise Tällä voidaan rajoittaa sitä, kenelle lista näkyy Majordomon lists-komennolla. Tähän voidaan laittaa säännöllinen lauseke, joka tunnistaa ne sähköpostiosoitteet, joille listan halutaan näkyvän. Esim. kaikille suomalaisille (regexp on tällöin /*.fi/).

lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.

OFF
announcements Lähetetäänkö listan ylläpitäjälle viestejä eroamisista ja liittymisistä. Kannattaa pitää käytössä väärinkäytösten estämiseksi. yes
approve_passwd Salasana, jolla voi edelleenlähettää BOUNCE-viestit (ks. luku 3) listalle. Tässä pitää olla joku arvo, muuten Majordomo ei toimi oikein. Vaihda oletusarvo muuksi mahdollisimman pian. Voi olla myös sama kuin ylläpitosalasana, joskaan tätä ei suositella, koska sitä käytettäessä huolimattomasti se saattaa karata listalle. Siksi tässä on hyvä olla "vähempiarvoinen" salasana. listan-nimi.pass
description Listan kuvaus lists-komentoa varten. OFF. Suurin sallittu pituus 50 merkkiä.
info_access jos closed, info-komento toimii vain listan jäsenille open
maxlength Listan viestien suurin sallittu koko. 40000 merkkiä
Huom! Kokoa ei kannata kasvattaa kovin paljon varsinkaan isoilla listoilla, koska isot viestit tukkivat postijärjestelmät. Monissa järjestelmissä on myös kokorajoituksia viesteille.
message_footer Jokaisen viestin loppuun liitettavä teksti (kappale 1.5). NONE
message_fronter Jokaisen viestin alkuun liitettavä teksti (kappale 1.5). NONE
message_headers Jokaisen lähtevän viestin otsikkotietoihin liitettävä otsakerivi. NONE.
Muodon pitää olla X-otsikon-nimi: otsikkokentan arvo
moderate Listan moderointitila. Moderoidussa listassa kaikki viestit menevät listan ylläpitäjälle hyväksyttäväksi ennen listalle lähettämistä. NONE
noadvertise Säännöllinen lauseke, johon sopiville sähköpostiosoitteille listan nimi ei näy lists-komennolla.

lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.

NONE
Vrt. muuttuja advertise. Jos käyttäjä sopii sekä noadvertise-lausekkeeseen että advertise-lausekkeeseen, ensin mainittu on voimakkaampi eikä listaa näytetä.
reply_to Kenelle vastaus listalta tulevaan viestiin lähetetään: viestin kirjoittajalle ($SENDER) vai listalle ($LIST). $SENDER
restrict_post Tiedosto, jossa on listattu osoitteet, joista pystyy lähettämään listalle postia. NONE
subject_prefix Sana tai lause, joka lisätään jokaisen listaviestin otsikon alkuun, mikä helpottaa esim. viestien lajittelua. Arvo voi olla esimerkiksi $LIST. Ks. luku 1.3. NONE
subscribe_policy Listalle liittymisen politiikka:

auto:
kuka tahansa saa lisätä listalle kenet tahansa
open:
kuka tahansa saa lisätä itsensä listalle
closed:
vain ylläpitäjä voi suorittaa lisäyksen
confirm:
edellämainittuihin voi liittää tämän piirteen, jolloin liitettävä henkilölle lähetään varmistusviesti, ja kiusalla tehdyt liittämiset estyvät.

Ylläpitäjälle lähetettävä tieto liittymisistä ja eroamisista riippuu asetuksesta announcements.

open+confirm
taboo_body Viesti, jonka tekstiosassa on taboo_body-asetuksessa määritelty merkkijono, ei pääse suoraan listalle, vaan se lähetetään ylläpitäjälle hyväksyttäväksi. Syntaksi on perlin regexp. Ks. luku 2 Ei-toivottujen viestien torjunta NONE
taboo_headers Kuten taboo_body, mutta tekstiä etsitään viestien otsikkotiedoista. NONE
unsubscribe_policy Saako listalta erota omin neuvoin. Vertaa subscribe_policy. open
which_access Jos closed, which-komento toimii vain listan jäsenille list
Vanhoilla listoilla oli open.
who_access Jos closed, which-komento toimii vain listan jäsenille list
Vanhoilla listoilla oli open.

1.7. Salasanan vaihto

Salasana on syytä vaihtaa ajoittain tietoturvasyistä. Ainakin silloin, jos salasana karkaa vahingossa esimerkiksi listalle. Myös listan ylläpitäjän vaihtuessa salasanaa on hyvä vaihtaa.

Salasana vaihdetaan lähettämällä sähköpostitse osoitteeseen majordomo@helsinki.fi komento

passwd listan-nimi vanhasalasana uusisalasana

Lisäksi listoilla on erillinen salasana approve_passwd, joka muutetaan MajorCool-liittymässä. Sen käyttöä käsitellään luvussa 3 BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle.

1.8 Ylläpitäjän vaihto

Listan ylläpitäjä ei voi itse siirtää tehtäviään seuraajalleen. Ylläpitäjän vaihdon tekee tietotekniikkaosaston postiylläpito (atk-posti@helsinki.fi). Vaihtopyynnön yhteydessä on syytä kertoa nimi, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite.

1.9. Pitkän rivin katkaisu

Mikäli käyttämäsi sähköpostiohjelma rivittää pitkät rivit uudelleen eli katkaisee rivit kesken (ns. word wrap), saattaa Majordomo tulkita väärin sähköpostilla lähettämäsi komennon vaikkapa kahtena eri komentona. Tällöin on syytä jakaa komento useammalle lyhyemmälle riville, jotka yhdistetään samaksi komennoksi kenoviivamerkillä (\), esimerkiksi:

approve listansalasana unsubscribe puolipisteen-viilaajat \
joku.pitka.sposti-osoite@joku.domain.jossakin

Näin Majordomokin ymmärtää, että kyseessä yksikomento eikä esimerkiksi poista ylläpitäjää ja valita virheellisestä komennosta, kuten se tekisi ylläolevassa tapauksessa ilman \-merkkiä.

1.10 Listan tilaajaosoitteiden hakeminen ilman MajorCoolia

Sähköpostilistalla olevien osoitteiden hankkiminen sähköpostitse tehdään lähettämällä osoitteeseen majordomo@helsinki.fi komento

who listan-nimi

Komento on käytettävissä usein kaikille listalaisille ja kenties muillekin, riippuen listan asetuksista (ks. luku 1.6). Mikäli who_access on closed, joutuu ylläpitäjäkin käyttämään salasanaa:

approve listansalasana who listan-nimi

1.11 Listan poistaminen

Listan voi poistaa vain ylläpito. Ilmoita käyttämättömäksi jääneestä listasta Helpdeskiin.