Suosituksia IAM-ryhmien käytöstä

Ryhmiä on kolmenlaisia

• grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
• hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
• sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

• Hy-ryhmät on tarkoitettu koko yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön. Osa näistä ylläpidetään käsin, osa on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista.
• Hy-ryhmien jäsenlista näkyy kaikille samoin kuin ryhmän kuvaus ja omistajat. Jäsenlista löytyy hakutoiminnon tuloksista ryhmän nimen perässä olevan info-napin takaa.
• Hy-ryhmät ovat aina myös sähköpostikäytössä (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
• Hy-alkuiset ryhmät luodaan keskitetysti. Jäsenlistaa ylläpidetään mahdollisimman lähellä kyseistä toimintaympäristöä.
• Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. Katso tarkemmin alla.
• Kuka tahansa voi pyytää ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot: 
  • käyttötarkoitus
  • ehdotus ryhmän nimeksi
  • ehdotus ryhmän omistajiksi

1) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus eivätkä ole työstä vapautettuina.
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

2) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-supervisors ja hy-erillislaitoslyhenne-supervisors

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus ja esimiehen status (eivätkä ole työstä vapautettuina).
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

3) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-teach-research ja hy-erillislaitoslyhenne- teach-research

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus, kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön (uraportailla 1-4) eivätkä ole työstä vapautettuina.
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

4) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat, vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

5) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff

• Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin lisättyjä henkilöitä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
• Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.

6) hy-employees

• Sisältää kaikki yliopiston työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassaoleva työsopimus. Myös työstävapautetut ovat mukana. HUOM: Ei käytettävissä sähköpostilistana.

Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan tällä työkalulla https://idm.helsinki.fi/web/ kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä käyttäjätunnus.
Lue ohjeet

• grp-ryhmän voi luoda kuka tahansa, jolla on yliopiston käyttäjätunnus (ns. AD-tunnus).
• grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
• Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä. Jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille.
• Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.

Sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.