Helsingin Yliopiston Zoomissa otetaan 13.10.2021 alkaen käyttöön uusi turvallisuusasetus. Asetuksen tultua voimaan Zoom-kokouksissa on käytettävä vähintään yhtä seuraavista turvallisuusominaisuuksista: pääsykoodi, odotushuone tai pakollinen kirjautuminen.
- Pääsykoodi (Passcode): kun asetus on päällä, Zoom generoi pääsykoodin kokoukseesi. Oletuksena numerokoodi lisätään suoraan osaksi kokouskutsun linkkiä. Tämä asetus on ollut jo aiemmin oletuksena päällä kaikissa HY:n Zoom-kokouksissa.
- Odotushuone (Waiting room): odotushuoneen ollessa päällä kokouksen järjestäjät (host ja alternative host) pääsevät kokoukseen suoraan. Muut osallistujat ohjautuvat ensin odotushuoneeseen, josta he pääsevät mukaan hostin hyväksyttyä heidät kokoukseen.
- Vain kirjautuneet käyttäjät voivat liittyä (Require authentication to join): vain Zoomiin rekisteröityneet ja kirjautuneet käyttäjät pääsevät kokoukseen. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkoittaa tässä myös muuhun kuin Helsingin yliopiston Zoom-ympäristöön rekisteröitynyttä tunnusta.
Mikäli et valitse vähintään yhtä turvallisuusominaisuutta kokoukseesi 13.10. jälkeen, Zoom ei anna luoda kokousta.
HUOM! Jos jossakin aiemmin luodussa Zoom-kokouksessasi ei ole yhtäkään yllä mainituista ominaisuuksista päällä, aktivoituu niihin automaattisesti odotushuone.
Arkaluonteisia asioita kokouksessa? Edellytä kirjautumista!
Mikäli kokouksessa keskustellaan arkaluonteisista asioista (esimerkiksi henkilöstöasioista), suosittelemme ottamaan käyttöön ominaisuuden, jossa vain kirjautuneet Zoom-käyttäjät pääsevät kokoukseen (Require authentication to join). Esimerkiksi kalenteritapahtuman sijaintikenttään liitetyn kutsulinkin avulla voi kokoukseen liittyä periaatteessa kuka tahansa, jolla on näkyvyys kyseiseen kalenteriin. Pakollisella kirjautumisella pienennät tätä riskiä. Jos käytät kirjautumisvaatimusta yhdistettynä odotushuoneeseen, on sinulla kokouksen hostina jo erittäin hyvät edellytykset hallita kokoukseen osallistumista.
Muista myös nämä Zoom-sisällöt:
Zoom – kysymyksiä ja vastauksia (IT-Helpdeskin ohjesivusto)
Zoom-ohjeet (IT-Helpdeskin ohjesivusto)
Videokokousten tietoturva (IT-Helpdeskin ohjesivusto)