Käyttäjätunnuksen voimassaolo ja jatkaminen

Käyttäjätunnus on voimassa määräajan. Voimassaolo jatkuu normaalitilanteessa automaattisesti, mutta joissain tapauksissa voimassaoloa täytyy itse säännöllisesti jatkaa.

Käyttäjätunnukset poistuvat työsuhteen tai opiskelun päättyessä. Myös väliaikainen poissaolo töistä tai opinnoista tarkoittaa tunnuksien menetystä.

Valmistuminen kesken lukukauden ei lopeta käyttäjätunnuksen voimassaoloa. Jos esimerkiksi valmistut lokakuussa, käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa tammikuun loppuun asti.
Lue täältä lisää käyttäjätunnuksen päättymisestä ja sen vaikutuksista.

    Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ovat voimassa läsnäolosta riippuen lukukauden tai lukuvuoden kerrallaan.

    • Koko lukuvuodeksi tai kevätlukukaudeksi ilmoittautuneilla 30.9. saakka
    • Syyslukukaudeksi ilmoittautuneilla 31.1. saakka

    Henkilökunnan käyttäjätunnukset ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan. 

    Muut kuin henkilökohtaiset tunnukset eivät jatku automaattisesti. Ole yhteydessä IT-Helpdeskiin mikäli tarvitset jatkoa tunnuksesi voimassaoloon.

    Kun työ- tai opiskelusuhde yliopistoon lakkaa, Office menee ns. "reduced functionality" -tilaan, jolloin dokumentteja voi katsella ja niitä voi tulostaa. Dokumentteja ei voi editoida eikä tehdä uusia dokumentteja.

    Lue Tarkka ohje -välilehdeltä lisää ohjeita  

    Opiskelijoiden käyttäjätunnukset

    Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ovat voimassa läsnäolosta riippuen lukukauden tai lukuvuoden kerrallaan.

    • Koko lukuvuodeksi tai kevätlukukaudeksi ilmoittautuneilla 30.9. saakka
    • Syyslukukaudeksi ilmoittautuneilla 31.1. saakka

    Valmistuminen kesken lukukauden ei lopeta käyttäjätunnuksen voimassaoloa. Jos esimerkiksi valmistut lokakuussa, käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa tammikuun loppuun asti. Lue täältä lisää käyttäjätunnuksen päättymisestä ja sen vaikutuksista.

    Kun työ- tai opiskelusuhde yliopistoon lakkaa, Office menee ns. "reduced functionality" -tilaan, jolloin dokumentteja voi katsella ja niitä voi tulostaa. Dokumentteja ei voi editoida eikä tehdä uusia dokumentteja.

    Käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli opiskelija

    • on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti
    • on ilmoittautunut läsnäolevaksi yliopistoon
    • on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa

    Jos olet läsnäoleva opiskelija, mutta käyttäjätunnuksesi on lukkiutunut, syynä on todennäköisesti tekemätön yliopistolaisen tietoturvatesti. Ota yhteyttä IT-Helpdeskiin testin suorittamiseksi ja käyttäjätunnuksen avaamiseksi.

    Tunnuksen jatkaminen onnistuu verkkotyökalulla. Uusien käyttösääntöjen hyväksyminen sähköisesti onnistuu edellä mainitulla verkkotyökalulla tai uuden käyttäjätunnuksen aktivoinnin yhteydessä. Jos käyttäjätunnus on jo ehtinyt päättyä, sitä voi vielä jatkaa uuden käyttäjätunnuksen aktivoimissovelluksella.

    Sivuaineopiskelijat ja avoimen yliopiston opiskelijat saavat jatkettua käyttäjätunnuksensa voimassaoloa aktivointisovelluksen avulla. Käyttäjätunnus on voimassa opinto-oikeuden voimassaolon mukaan, kuitenkin korkeintaan vuoden kerrallaan.

    Katso tarkemmat ohjeet poissaolevaksi ilmoittautumisesta Opiskelijan ohjeista.

    Henkilökunnan käyttäjätunnukset

    Henkilökunnan käyttäjätunnukset ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan.

    Määräaikaisilla työntekijöillä voimassaolo on sidottu työsuhteen kestoon. Voimassaolo päättyy 28 päivää työsuhteen päättymisen jälkeen. Tunnukset ovat kuitenkin voimassa enintään 1,5 vuotta kerrallaan.

    Henkilökunnan käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli henkilö

    • on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti
    • on voimassaolevassa työsuhteessa yliopistolla
    • on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa

    Käyttäjätunnuksia jatketaan yliopiston henkilöstöjärjestelmästä saatavien työsuhdetietojen mukaan.

    Käyttäjätunnusten automaattinen jatkaminen koskee vain henkilökunnan normaaleja käyttäjätunnuksia. Henkilökunnan erikoistunnukset (esim. ryhmätunnukset ja ylläpitotunnukset) eivät jatku automaattisesti vaan käyttäjän on itse pyydettävä niiden jatkoa IT-Helpdeskistä.

    Jos salasanasi on voimassa, mutta käyttäjätunnuksesi on lukkiutunut, syynä on todennäköisesti tekemätön yliopistolaisen tietoturvatesti. Ota yhteyttä IT-Helpdeskiin testin suorittamiseksi ja käyttäjätunnuksen avaamiseksi.

    Muut sopimuspohjaiset käyttäjätunnukset

    Yliopistolla on monenlaisia sopimuksia, kuten apuraha, vieraileva tutkija, emeritusprofessori jne. Näiden tunnukset eivät jatku automaattisesti. Näissä tapauksissa on otettava Helpdeskiin yhteyttä, jotta he pääsevät tarkistamaan tarvittavista järjestelmistä voimassa olevat sopimukset.

    Yliopiston ulkopuoliset tunnukset

    Henkilön, jolla ei ole voimassa olevaa työsuhdetta yliopistoon tai joka ei ole läsnä olevana opiskelijana yliopistossa, on pyydettävä käyttäjätunnukselleen jatkoa Helpdeskin kautta. Ilmoita pyynnössäsi käyttäjätunnuksen jatkoa puoltava yhteyshenkilö. Helpdesk jatkaa voimassaoloa, mikäli saa yhteyshenkilöltä tähän suostumuksen.

    Hakijan rooli tai tehtävä Helsingin yliopistossa - Käyttäjätunnusta puoltava taho

    • tutkimus - tutkimusryhmän johtaja
    • opetus - esihenkilö tai vastaava työnjohtaja
    • opiskelu - vastuuopettaja tai tutkinto-opiskelijan koulutusohjelma
    • palvelutoimittaja tai konsultti - projektinjohtaja tai esihenkilö  
    • muu - projektinjohtaja tai esihenkilö

    Ilmoitukset voimassaolon päättymisestä

    Vanhenevista käyttäjätunnuksista lähetetään useimmissa yliopiston tietokonelaitteistoissa ilmoitus sähköpostitse sekä postinimen mukaiseen (etunimi.sukunimi@helsinki.fi) että laitteistokohtaiseen (käyttäjätunnus@laitteisto.helsinki.fi) osoitteeseen kaksi kuukautta, kuukausi, kaksi viikkoa ja viikko ennen voimassaolon umpeutumista. Ilmoitus lähetetään yhteisen käyttäjätunnustietokannan tietojen perusteella.

    Mikäli käyttäjä ei halua päättymisilmoituksia, hän voi estää sen Omien käyttölupien tiedot -verkkotyökalulla kohdassa Myönnetyt käyttöluvat > Ilmoitukset.

    Muistathan myös varoa yliopiston nimissä lähetettyjä kalasteluviestejä!

    Voimassaolon umpeuduttua

    Käyttäjätunnukset, joiden voimassaoloa ei ole jatkettu määräaikaan mennessä, sulkeutuvat automaattisesti. Tämän jälkeen käyttäjälle osoitetut sähköpostit palautuvat takaisin lähettäjälle varustettuna virheilmoituksella. Myös käyttäjän henkilökohtaiset www-kotisivut poistuvat näkyvistä.

    Kun työ- tai opiskelusuhde yliopistoon lakkaa, Office menee ns. "reduced functionality" -tilaan, jolloin dokumentteja voi katsella ja niitä voi tulostaa. Dokumentteja ei voi editoida eikä tehdä uusia dokumentteja.

    Käyttäjä voi saada suljetun käyttäjätunnuksen tiedostoineen uudestaan käyttöönsä vuoden sisällä valtuuden päättymisestä. Uudelleenaktivointi edellyttää opiskelijoilla läsnäoloa ja henkilöstöllä voimassa olevaa työsuhdetta. Aktivointia voi pyytää sähköpostitse osoitteesta helpdesk@helsinki.fi.

    Ellei käyttäjätunnuksen voimassaoloa ole jatkettu vuoden sisällä päättymisestä, umpeutunut valtuus tiedostoineen hävitetään.

    Lisätietoja

    Anna palautetta

    Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

    Kuinka parantaisit ohjeistusta?
    Takaisin ylös