Käyttäjätunnus on voimassa määräajan. Voimassaolo jatkuu normaalitilanteessa automaattisesti, mutta joissain tapauksissa voimassaoloa täytyy itse säännöllisesti jatkaa.
Käyttäjätunnukset poistuvat työsuhteen tai opiskelun päättyessä. Myös väliaikainen poissaolo töistä tai opinnoista tarkoittaa tunnuksien menetystä.
Valmistuminen kesken lukukauden ei lopeta käyttäjätunnuksen voimassaoloa. Jos esimerkiksi valmistut lokakuussa, käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa tammikuun loppuun asti.
Lue täältä lisää käyttäjätunnuksen päättymisestä ja sen vaikutuksista.
Pikaohje
Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ovat voimassa läsnäolosta riippuen lukukauden tai lukuvuoden kerrallaan.
- Koko lukuvuodeksi tai kevätlukukaudeksi ilmoittautuneilla 30.9. saakka
- Syyslukukaudeksi ilmoittautuneilla 31.1. saakka
Henkilökunnan käyttäjätunnukset ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan.
Lue Tarkka ohje -välilehdeltä lisää ohjeita
Tarkka ohje
Opiskelijoiden käyttäjätunnukset
Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ovat voimassa läsnäolosta riippuen lukukauden tai lukuvuoden kerrallaan.
- Koko lukuvuodeksi tai kevätlukukaudeksi ilmoittautuneilla 30.9. saakka
- Syyslukukaudeksi ilmoittautuneilla 31.1. saakka
Valmistuminen kesken lukukauden ei lopeta käyttäjätunnuksen voimassaoloa. Jos esimerkiksi valmistut lokakuussa, käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa tammikuun loppuun asti. Lue täältä lisää käyttäjätunnuksen päättymisestä ja sen vaikutuksista.
Käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli opiskelija
- on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti
- on ilmoittautunut läsnäolevaksi yliopistoon
- on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa
Tunnuksen jatkaminen onnistuu verkkotyökalulla. Uusien käyttösääntöjen hyväksyminen sähköisesti onnistuu edellä mainitulla verkkotyökalulla tai uuden käyttäjätunnuksen aktivoinnin yhteydessä. Jos käyttäjätunnus on jo ehtinyt päättyä, sitä voi vielä jatkaa uuden käyttäjätunnuksen aktivoimissovelluksella.
Sivuaineopiskelijat ja avoimen yliopiston opiskelijat saavat jatkettua käyttäjätunnuksensa voimassaoloa aktivointisovelluksen avulla. Käyttäjätunnus on voimassa opinto-oikeuden voimassaolon mukaan, kuitenkin korkeintaan vuoden kerrallaan.
Katso tarkemmat ohjeet poissaolevaksi ilmoittautumisesta Opiskelijan ohjeista.
Henkilökunnan käyttäjätunnukset
Henkilökunnan käyttäjätunnukset ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan.
Määräaikaisilla työntekijöillä voimassaolo on sidottu työsuhteen kestoon. Voimassaolo päättyy 28 päivää työsuhteen päättymisen jälkeen. Tunnukset ovat kuitenkin voimassa enintään 1,5 vuotta kerrallaan.
Henkilökunnan käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli henkilö
- on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti
- on voimassaolevassa työsuhteessa yliopistolla
- on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa
Käyttäjätunnuksia jatketaan yliopiston henkilöstöjärjestelmästä saatavien työsuhdetietojen mukaan.
Muut sopimuspohjaiset käyttäjätunnukset
Yliopistolla on monenlaisia sopimuksia, kuten apuraha, vieraileva tutkija, emeritusprofessori jne. Näiden tunnukset eivät jatku automaattisesti. Näissä tapauksissa on otettava Helpdeskiin yhteyttä, jotta he pääsevät tarkistamaan tarvittavista järjestelmistä voimassa olevat sopimukset.
Yliopiston ulkopuoliset tunnukset
Henkilön, jolla ei ole voimassa olevaa työsuhdetta yliopistoon tai joka ei ole läsnä olevana opiskelijana yliopistossa, on pyydettävä käyttäjätunnukselleen jatkoa Helpdeskin kautta. Ilmoita pyynnössäsi käyttäjätunnuksen jatkoa puoltava yhteyshenkilö. Helpdesk jatkaa voimassaoloa, mikäli saa yhteyshenkilöltä tähän suostumuksen.
Hakijan rooli tai tehtävä Helsingin yliopistossa - Käyttäjätunnusta puoltava taho
- tutkimus - tutkimusryhmän johtaja
- opetus - esihenkilö tai vastaava työnjohtaja
- opiskelu - vastuuopettaja tai tutkinto-opiskelijan koulutusohjelma
- palvelutoimittaja tai konsultti - projektinjohtaja tai esihenkilö
- muu - projektinjohtaja tai esihenkilö
Ilmoitukset voimassaolon päättymisestä
Vanhenevista käyttäjätunnuksista lähetetään useimmissa yliopiston tietokonelaitteistoissa ilmoitus sähköpostitse sekä postinimen mukaiseen (etunimi.sukunimi@helsinki.fi) että laitteistokohtaiseen (käyttäjätunnus@laitteisto.helsinki.fi) osoitteeseen kaksi kuukautta, kuukausi, kaksi viikkoa ja viikko ennen voimassaolon umpeutumista. Ilmoitus lähetetään yhteisen käyttäjätunnustietokannan tietojen perusteella.
Mikäli käyttäjä ei halua päättymisilmoituksia, hän voi estää sen Omien käyttölupien tiedot -verkkotyökalulla kohdassa Myönnetyt käyttöluvat > Ilmoitukset.
Muistathan myös varoa yliopiston nimissä lähetettyjä kalasteluviestejä!
Voimassaolon umpeuduttua
Käyttäjätunnukset, joiden voimassaoloa ei ole jatkettu määräaikaan mennessä, sulkeutuvat automaattisesti. Tämän jälkeen käyttäjälle osoitetut sähköpostit palautuvat takaisin lähettäjälle varustettuna virheilmoituksella. Myös käyttäjän henkilökohtaiset www-kotisivut poistuvat näkyvistä.
Käyttäjä voi saada suljetun käyttäjätunnuksen tiedostoineen uudestaan käyttöönsä vuoden sisällä valtuuden päättymisestä. Uudelleenaktivointi edellyttää opiskelijoilla läsnäoloa ja henkilöstöllä voimassa olevaa työsuhdetta. Aktivointia voi pyytää sähköpostitse osoitteesta helpdesk@helsinki.fi.
Ellei käyttäjätunnuksen voimassaoloa ole jatkettu vuoden sisällä päättymisestä, umpeutunut valtuus tiedostoineen hävitetään.
Lisätietoja
Käyttäjätunnusohjeet koottuna
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?