Käyttäjätunnuksen voimassaolo, jatkaminen ja päättyminen

Tunnuksen jatkaminen onnistuu MyAccount-palvelussa. 

Uusien käyttösääntöjen hyväksyminen sähköisesti onnistuu edellä mainitulla verkkotyökalulla tai uuden käyttäjätunnuksen aktivoinnin yhteydessä. 

Jos käyttäjätunnus on jo ehtinyt päättyä, sitä voi vielä jatkaa uuden käyttäjätunnuksen MyAccount-palvelussa, mikäli sopimusasiat ovat kunnossa.

Käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli opiskelija

• on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti (käyttösäännöt nähtävissä helsinki.fi-sivustolla).
• on ilmoittautunut läsnäolevaksi yliopistoon.
• on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa.

Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ovat voimassa läsnäolosta riippuen lukukauden tai lukuvuoden kerrallaan.

• Koko lukuvuodeksi tai kevätlukukaudeksi ilmoittautuneilla 30.9. saakka.
• Syyslukukaudeksi ilmoittautuneilla 31.1. saakka.

Valmistuminen kesken lukukauden ei lopeta käyttäjätunnuksen voimassaoloa. Tunnuksesi pysyy valmistumisesi jälkeen aktiivisena viisi (5) kuukautta. Huom! Avoimen yliopiston tunnukset ovat aktiivisena vain kurssin ajan.

Sivuaineopiskelijat ja avoimen yliopiston opiskelijat saavat jatkettua käyttäjätunnuksensa voimassaoloa MyAccount-palvelussa. Käyttäjätunnus on voimassa opinto-oikeuden voimassaolon mukaan, kuitenkin korkeintaan vuoden kerrallaan.

Katso tarkemmat ohjeet poissaolevaksi ilmoittautumisesta Opiskelijan ohjeista.

Henkilökunnan käyttäjätunnukset ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan.

Määräaikaisilla työntekijöillä voimassaolo on sidottu työsuhteen kestoon. Voimassaolo päättyy 14 päivää työsuhteen päättymisen jälkeen. Tunnukset ovat kuitenkin voimassa enintään puolitoista vuotta kerrallaan.

Henkilökunnan käyttäjätunnuksen voimassaolo jatkuu automaattisesti, mikäli henkilö

• on hyväksynyt käyttösäännöt sähköisesti.
• on voimassaolevassa työsuhteessa yliopistolla.
• on käyttänyt käyttäjätunnustaan viimeisen kuuden kuukauden kuluessa.

Käyttäjätunnuksia jatketaan yliopiston henkilöstöjärjestelmästä saatavien työsuhdetietojen mukaan.

Käyttäjätunnusten automaattinen jatkaminen koskee vain henkilökunnan normaaleja käyttäjätunnuksia. Henkilökunnan erikoistunnukset (esim. ryhmätunnukset ja ylläpitotunnukset) eivät jatku automaattisesti vaan käyttäjän on itse pyydettävä niiden jatkoa IT-Helpdeskistä.

Yliopistolla on monenlaisia sopimuksia, kuten apuraha, vieraileva tutkija, emeritusprofessori jne. Näiden tunnukset eivät jatku automaattisesti. Näissä tapauksissa on otettava Helpdeskiin yhteyttä, jotta he pääsevät tarkistamaan tarvittavista järjestelmistä voimassa olevat sopimukset.

Henkilön, jolla ei ole voimassa olevaa työsuhdetta yliopistoon tai joka ei ole läsnä olevana opiskelijana yliopistossa, on pyydettävä käyttäjätunnukselleen jatkoa Helpdeskin kautta. 

Ilmoita pyynnössäsi käyttäjätunnuksen jatkoa puoltava yhteyshenkilö. Helpdesk jatkaa voimassaoloa, mikäli saa yhteyshenkilöltä tähän suostumuksen.

Hakijan rooli tai tehtävä Helsingin yliopistossa - Käyttäjätunnusta puoltava taho

• tutkimus - tutkimusryhmän johtaja
• opetus - esihenkilö tai vastaava työnjohtaja
• opiskelu - vastuuopettaja tai tutkinto-opiskelijan koulutusohjelma
• palvelutoimittaja tai konsultti - projektinjohtaja tai esihenkilö  
• muu - projektinjohtaja tai esihenkilö

Vanhenevista käyttäjätunnuksista lähetetään ilmoitus sähköpostitse kaksi kuukautta, kuukausi, kaksi viikkoa ja viikko ennen voimassaolon umpeutumista. Ilmoitus lähetetään yhteisen käyttäjätunnustietokannan tietojen perusteella. 

Voit tarkistaa omat tiedot MyAccount-palvelussa.

Käyttäjätunnukset, joiden voimassaoloa ei ole jatkettu määräaikaan mennessä, sulkeutuvat automaattisesti. Tämän jälkeen käyttäjälle osoitetut sähköpostit palautuvat takaisin lähettäjälle varustettuna virheilmoituksella. Myös käyttäjän henkilökohtaiset www-kotisivut poistuvat näkyvistä.

Käyttäjä voi saada suljetun käyttäjätunnuksen tiedostoineen uudestaan käyttöönsä vuoden sisällä valtuuden päättymisestä. Uudelleenaktivointi edellyttää opiskelijoilla läsnäoloa ja henkilöstöllä voimassa olevaa työsuhdetta. Tunnuksen voi aktivoida MyAccount-palvelussa. 

Mikäli opintosi tai työsi on ollut tauolla ja palaat takaisin, tässä muistilistaa paluutasi varten:

• Nollaa mahdollisesti vanhentunut salasana MyAccount-palvelussa 
  Katso myös erillinen ohje salasanan uusimiseen.
• Opiskelijan tulee ilmoittautua läsnäolevaksi. 
  Katso tarkempia ohjeita Studies-palvelussa.
• Voit tarkistaa käyttäjätunnuksesi tiedot (mm. tunnuksen voimassaolon) MyAccount-palvelusta.
   

Kotihakemistossa olevat tiedostot on kätevintä kopioida muistitikulle tai levylle tietotekniikkatilojen tai läppärilainaamon tietokoneilla.

Kotihakemiston tiedostoihin pääsee myös käsiksi yliopiston ulkopuolelta käyttämällä VPN-yhteyttä ja liittämällä oman kotihakemiston omaan koneeseen.

• Ohjeita VPN-yhteyden muodostamiseen.

Hyvissä ajoin ennen yliopiston sähköpostiosoitteen vanhentumista kannattaa ilmoittaa uusi osoite sitä tarvitseville. Tämän jälkeen voit ohjata sähköpostin viimeisten voimassoloviikkojen ajaksi yliopiston osoitteeseen tulevat viestit ulkopuoliseen osoitteeseen. Siellä voit seurata viesteistä, ketkä vielä käyttävät yliopiston osoitetta, ja ilmoittaa heille uusi osoite vielä erikseen.

Henkilöstön on sähköpostien uudelleenohjauksessa huomioitava myös virkasähköpostia koskeva säännöt (Flammassa, vaatii kirjautumisen).

Yliopistoaikana kertyneet sähköpostit kannattaa ottaa talteen ennen käyttäjätunnuksen umpeutumista, sillä tämän jälkeen postin lukeminen ei enää onnistu. 

Henkilökuntaan kuuluvat saavat kopioida talteen vain henkilökohtaisia asioita koskevat sähköpostit: virkasähköpostien välittäminen yliopiston ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty.

A: Sähköpostien siirto toiseen sähköpostiin

Jos haluat siirtää yliopiston sähköpostit toiselle yliopiston ulkopuoliselle sähköpostitilille niin että viestit ovat normaalisti käytettävissä, luo sähköpostiohjelmaan (esim. Outlook) tili sekä yliopiston postille että toiselle sähköpostille (esim. Gmail). Kun molemmat tilit on luotu, kopioi yliopiston postipalvelimella olevat viestit toisen postitilin kansioon.

• Tilin luominen Outlookissa

B: Sähköpostien siirto omalle koneelle

Jos käytössä on henkilökohtainen tietokone, asenna ensin koneelle joku sähköpostiohjelma (esim. Thunderbird, Outlook) ja luo ohjelmaan tili yliopiston postille. Kopioi sitten viestit ohjelman paikallisiin kansioihin (Local folders). Näin viestit ovat tallessa tietokoneen kovalevyllä ja niitä voi helposti selata postiohjelmalla.

Valmistuttuasi Helsingin yliopistosta tai työsuhteen päättyessä päättyy myös oikeutesi helsinki.fi-sähköpostiosoitteen käyttöön.

Voit ottaa tilalle alumnisähköpostiosoitteen, joka on muotoa etunimi.sukunimi@alumni.helsinki.fi. Huomaa, että alumnisähköpostiosoite on ohjausosoite. Se ei sisällä sähköpostilaatikkoa, eivätkä vanhat sähköpostisi välity sinne automaattisesti.

• Hanki alumnisähköpostiosoite yliopiston Alumni-sivustolta.

Katso myös Flammasta työsuhteen päättymisen muistilista.