Käyttäjätunnushakemuksen täyttöohje

Käyttäjätunnushakemuksen hakuprosessi muille kuin opiskelijoille.

Käyttäjätunnushakemus

Lomakkeet uusittu syyskuussa 2022. 

Katso myös: Lomakkeen täyttöohje

Lomake suositellaan luettavuuden vuoksi täyttämään tietokoneen ruudulla.
Tiedoston avaaminen edellyttää Adobe Reader -ohjelmaa. Tarvittaessa voit ladata uusimman version Adoben www-sivuilta.

Voit käyttää Adoben Fill&sign -työkalua lomakkeen allekirjoitukseen.

 

Salassapitosopimus

Jos tunnusta haetaan ulkopuolisen toimittajan edustajalle, vaaditaan toimittajalta lisäksi myös salassapitositoumus.

Salassapitosopimus vaaditaan esimerkiksi HY-konsernin ulkopuolisten yritysten työntekijöiltä tai kun henkilö tulee käsittelemään ei-julkisia tai salassa pidettäviä tietoja.

Lähtökohtaisesti dosenteilta tai vierailevilta tutkijoilta ei tarvitse pyytää salassapitosopimusta, jollei heillä ole pääsyä salassa pidettäviin aineistoihin.

Epävarmoissa tilanteissa kysy lisätietoja IT-Helpdeskiltä.


 

    Käyttäjätunnuksen hakijan on täytettävä hakemus henkilökohtaisesti, sillä allekirjoittamalla hakemuksen hakija sitoutuu tietojärjestelmien käyttösääntöihin. Esimerkiksi palvelukoordinaattori ei voi täyttää hakemusta käyttäjätunnuksen hakijan puolesta.
    • Henkilötiedot:
      Monet palvelut (mm. opiskelijarekisteri ja työajanhallinta) edellyttävät henkilötunnusta tai opiskelijanumeroa. Mikäli sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoita syntymäaika.
    • Käyttäjätunnus yliopistolla:
      Helsingin yliopiston jossakin laitteistossa käytössä oleva tai ollut käyttäjätunnus, jos sellainen on tiedossa.
    • Asiointikieli:
      Kieli, jolla käyttäjätunnusta koskevat ilmoitukset lähetetään käyttäjälle.
    • Voimassaolon toivottu päättymispäivämäärä
      Henkilökunnan käyttövaltuudet ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan. Määräaikaisilla työntekijöillä voimassaolo on sidottu työsuhteen kestoon.
    • Matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite:
      Osoite, johon lähetetään ilmoitus, kun käyttäjätunnus on otettavissa käyttöön.
    • Hakijan tiedekunta / yksikkö / tutkimusryhmä
      Anna mahdollisimman yksityiskohtaiset tiedot sijoituspaikasta.
    • Hakijan rooli tai tehtävä
      Valitse oikea vaihtoehto. Huomaa, että roolin perässä on suluissa henkilö, jonka puolto tarvitaan käyttäjätunnuksen myöntämiseksi. Yhteyshenkilön tiedot on merkittävä sille varattuun kenttään.
      Perututkinto-opiskelijoille, Avoimen yliopiston opiskelijoille ja työsuhteiselle henkilökunnalle myönnetään automaattisesti yliopiston sähköpostiosoite. Muille ryhmille yliopiston sähköpostiosoitetta ei automaattisesti myönnetä. Jos silti tarvitset sähköpostin, perustele tarve Perustelut-kentässä.
    • Perustelut käyttäjätunnukselle
      Täytä kenttä. Esimerkiksi opiskelijalle riittää perusteluksi opinto-oikeus Helsingin yliopistossa. Palvelutoimittajien, konsulttien ja muiden osalta on syytä kuvata tarkemmin mihin tarpeeseen käyttäjätunnusta haetaan. Huomaa, että käyttäjätunnushakemuksen lisäksi joudut mahdollisesti allekirjoittamaan vaitiolosopimuksen. Tarvittaessa Helpdesk pyytää sitä erikseen.
    • Allekirjoitus ja käyttöoikeussitoumus:
      Hakija allekirjoittaa hakemuksen. Allekirjoittamalla lomakkeen hakija samalla sitoutuu noudattamaan käyttösääntöjä.

    Käyttäjätunnus on henkilökohtainen, sen tilapäinenkin luovuttaminen kenenkään muun käyttöön on ankarasti kielletty! Käyttäjätunnuksen haltija vastaa kaikesta sen käytöstä.

    Lähetä hakemus skannattuna (esim. ottamalla kuva allekirjoitetusta lomakkeesta) sähköpostiosoitteeseen:
    helpdesk@helsinki.fi.s
    Katso tarkemmat ohjeet luottamuksellisen sähköpostin ohjeesta, kohta Securemail (viestin lähettäminen palveluosoitteeseen).

    Katso tarkemmat ohjeet Tarkka ohje -välilehdeltä

    1) Täytä lomake

    • Henkilötiedot:
      Monet palvelut (mm. opiskelijarekisteri ja työajanhallinta) edellyttävät henkilötunnusta tai opiskelijanumeroa. Mikäli sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoita syntymäaika.
    • Käyttäjätunnus yliopistolla:
      Helsingin yliopiston jossakin laitteistossa käytössä oleva tai ollut käyttäjätunnus, jos sellainen on tiedossa.
    • Asiointikieli:
      Kieli, jolla käyttäjätunnusta koskevat ilmoitukset lähetetään käyttäjälle.
    • Voimassaolon toivottu päättymispäivämäärä
      Henkilökunnan käyttövaltuudet ovat voimassa korkeintaan 1,5 vuotta kerrallaan. Määräaikaisilla työntekijöillä voimassaolo on sidottu työsuhteen kestoon.
    • Matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite:
      Osoite, johon lähetetään ilmoitus, kun käyttäjätunnus on otettavissa käyttöön.
    • Hakijan tiedekunta / yksikkö / tutkimusryhmä
      Anna mahdollisimman yksityiskohtaiset tiedot sijoituspaikasta.
    • Hakijan rooli tai tehtävä
      Valitse oikea vaihtoehto. Huomaa, että roolin perässä on suluissa henkilö, jonka puolto tarvitaan käyttäjätunnuksen myöntämiseksi. Yhteyshenkilön tiedot on merkittävä sille varattuun kenttään.
      Perututkinto-opiskelijoille, Avoimen yliopiston opiskelijoille ja työsuhteiselle henkilökunnalle myönnetään automaattisesti yliopiston sähköpostiosoite. Muille ryhmille yliopiston sähköpostiosoitetta ei automaattisesti myönnetä. Jos silti tarvitset sähköpostin, perustele tarve Perustelut-kentässä.
    • Perustelut käyttäjätunnukselle
      Täytä kenttä. Esimerkiksi opiskelijalle riittää perusteluksi opinto-oikeus Helsingin yliopistossa. Palvelutoimittajien, konsulttien ja muiden osalta on syytä kuvata tarkemmin mihin tarpeeseen käyttäjätunnusta haetaan. Huomaa, että käyttäjätunnushakemuksen lisäksi joudut mahdollisesti allekirjoittamaan vaitiolosopimuksen. Tarvittaessa Helpdesk pyytää sitä erikseen.
    • Allekirjoitus ja käyttöoikeussitoumus:
      Hakija allekirjoittaa hakemuksen. Allekirjoittamalla lomakkeen hakija samalla sitoutuu noudattamaan käyttösääntöjä.

    Käyttäjätunnus on henkilökohtainen, sen tilapäinenkin luovuttaminen kenenkään muun käyttöön on ankarasti kielletty! Käyttäjätunnuksen haltija vastaa kaikesta sen käytöstä.

    Muistathan tarvittaessa täyttää myös salassapitosopimuksen (Vaaditaan aina ulkopuolisilta palvelujen ylläpitäjiltä) 

    2) Toimita hakemus Helpdeskiin

    Lomakkeen voi toimittaa kahdella tavalla

    1. Skannattuna sähköpostiosoitteeseen:
      helpdesk@helsinki.fi.s
      Katso tarkemmat ohjeet luottamuksellisen sähköpostin ohjeesta.
       
    2. Postitse osoitteella:
      Helpdesk / Käyttöluvat:
      PL 62
      Viikinkaari 11
      00014 Helsingin yliopisto

    3) Ota käyttäjätunnus käyttöön

    Lisätietoja

    • Käyttäjätunnus on ensisijaisesti hakijan sukunimi. Mikäli sukunimi on jo tunnuksena käytössä, lisätään sukunimen eteen tarpeellinen määrä etunimien alkukirjaimia. Skandinaaviset kirjaimet å, ä ja ö korvataan kirjaimilla a ja o. Tunnus on korkeintaan kahdeksanmerkkinen. Käyttäjätunnusta ei voi muuttaa jälkikäteen kuin aivan poikkeuksellisissa tapauksissa.
    • Sähköpostiosoite on muotoa etunimi.sukunimi@helsinki.fi tai etunimi.i.sukunimi@helsinki.fi. Kirjaimet å, ä ja ö korvataan kirjaimilla a ja o. Etunimi.Sukunimi-sähköpostiviestit ohjautuvat oletusarvoisesti Office 365 –sähköpostijärjestelmään.

    Anna palautetta

    Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

    Kuinka parantaisit ohjeistusta?
    Takaisin ylös