Outlookin selainversio (OWA): Kalenteri

• Kirjaudu palveluun osoitteessa www.helsinki.fi/office365.
• Avaa kalenteri napsauttamalla vasemmassa alareunassa olevaa kalenteri-kuvaketta. (Voit myös avata kalenterin suoraan osoitteessa https://outlook.office.com/calendar/)

• Esimerkissä kalenteri on avattu kuukausinäkymässä. Voit vaihtaa viikko- tai päivänäkymään kohdasta (1). Kuluva päivä on 19. syyskuuta (2). Seuraava päivä on valittu aktiiviseksi (3). Päivälle on yksi kalenterimerkintä, jonka tiedot näkyvät tarkemmin avattuna ikkunan oikeassa reunassa. Kalenterissa voi navigoida yläreunan linkeistä (4). 

Voit muokata kalenteria mieleiseksesi, esimerkiksi muuttaa päivämäärän esitysmuotoa, työpäivän alku- ja loppuaikaa, tapahtumista esitettäviä muistutuksia ja monia muita ominaisuuksia.

• Napsauta ratasikonia Outlook-ikkunan oikeassa yläreunassa. 

• Asetusikkuna aukeaa kalenterin (1) View (Näkymä) -välilehdelle (2). Oikean reunan valikoista (3) voit muuttaa mm. millä aikaskaalalla tunnnit esitetään kalenterissa ja työpäivän alku-ja loppuaikaa. Muista tallentaa muutokset klikkaamalla Save (Tallenna) (4). 

• Events and invitations (Tapahtumat ja kutsut) -välilehdeltä (2) voit muuttaa alasvetovalikosta (3) sitä, kuinka kauan ennen tapahtumaa saat muistutuksen. Muistat tallentaa muutokset klikkaamalla Save (Tallenna) (4). 

  

Tee kalenterimerkintä seuraavasti:

• Kaksoisnapsauta kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat tehdä merkinnän. 

• Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa vasemmassa yläkulmassa olevaa New event (uusi tapahtuma) -linkkiä. 

• Täytä avautuvassa ikkunassa tapahtuman tiedot (1).
• Oikeassa palstassa (2) näkyy kyseiselle päivälle merkityt tapahtumat. Saat varoituksen, jos yrität varata päällekkäisiä tapahtumia.
• Voit myös halutessasi määrittää itsellesi muistutuksen tapahtumasta (3).
• Muista tallentaa tapahtuma klikkaamalla Save (Tallenna) yläpalkissa (4). 
  • Palkissa on myös aikatauluavustaja (Scheduling Assistant), jonka käytöstä kerrotaan tarkemmin Kokoushuoneen varaus -ohjeessa. 

• Yläpalkista voit vielä valita, kuinka varattu aika näkyy muille. Merkitsemällä tapahtuman yksityiseksi Private (Yksityinen), voit kätkeä yksityiskohdat muilta vaikka muuten jakaisitkin kalenterin.  

• Tapahtuma näkyy nyt kalenterissasi kyseisen päivän kohdalla. Valitsemalla kyseisen päivän näet ikkunan oikeassa reunassa päivän tapahtumien tarkemmat tiedot.

Voit muuttaa tekemääsi kalenterimerkintää seuraavasti:

• Napsauta kalenterimerkintää.
• Avautuvassa ponnahdusikkunassa napsauta Edit (Muokkaa).

  • Jos kalenterimerkintä on toistuva, valitse vielä muokkaatko yksittäistä merkintää (This event / Tämä tapahtuma) vai koko sarjaa (All events in the series / Kaikki sarjan tapahtumat). 

    
• Voit poistaa merkinnän napsauttamalla Delete (Poista).

Yliopiston Microsoft 365 -kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien tavoitettavuustiedot. Jos haluat antaa muille enemmän oikeuksia, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan.

• Napsauta kalenterin oikeassa yläkulmassa olevaa Share (Jaa) -linkkiä (1). Oletuksena Helsingin yliopiston jäsenillä on oikeus "Can view when I'm busy" (Voi tarkastella varattuja aikojani). Voit muuttaa oletusarvon alasvetovalikosta "People in my organisation" (Organisaation sisällä) (2). 

  

• Voit jakaa oikeuksia myös yksilöllisesti. Kirjoita tekstikenttään (1) sen henkilön nimi, jolle haluat antaa oikeuden katsella kalenteriasi. Ohjelma etsii automaattisesti henkilöitä, kun kirjoitat nimen alkua. Klikkaa oikean henkilön nimeä (2). 

  
• Kun oikea henkilö on löytynyt (1), valitse alasvetovalikosta (2) kuinka paljon haluat jakaa tietoja.

• Klikkaa Share (Jaa) (3). 

  

• Valitut henkilöt saavat sähköpostiinsa kutsun ja he näkyvät listalla (1). Voit poistaa oikeudet klikkaamalla roskakorin kuvaa (2). 

  

• Kutsuttu henkilö saa sähköpostiinsa seuraavan kuvan kaltaisen viestin. Kohdassa (1) kerrotaan jaettu oikeustaso. Hyväksy kutsu klikkaamalla Accept (Hyväksy) (2). 

  

• Voit avata kalenterin klikkaamalla View calendar (Näytä kalenteri). 

  

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien tavoitettavuustiedot. Saat muiden kalenterit käyttöösi tämän ohjeen mukaisesti.

• Napsauta kalenterinäkymässä vasemmalla olevaa Add calendar (Lisää kalenteri) -tekstiä. 

  

• Klikkaa Add from directory (Lisää hakemistosta) (1). Kirjoita tekstikenttään (2) etsimäsi henkilön nimi. OWA ehdottaa sopivia nimiä sitä mukaa, kun kirjoitat. Voit valita ehdotetuista henkilöistä jonkun napsauttamalla nimeä. 

  

• Valitse alasvetovalikosta (1) ryhmä, johon kalenteri lisätään. Klikkaa Add (Lisää). 

  

• Kalenteri on lisätty muiden kalenterien jatkoksi listaan. Tässä esimerkissä Raimon kalenteri on merkitty vihreällä, jolloin se on helpompi erottaa oman kalenterisi merkinnöistä. 

  

• Voi antaa eri kalentereille värin klikkaamalla nimen perässä olevaa kolmea pistettä. Klikkaa ensin auki Colour (Väri) -valikko ja valitse sitten väri.

  

• Tässä ohjeessa neuvotaan nopea ja yksinkertainen tapa järjestää tapaaminen. Jos haluat varata kokoushuoneen ja kutsua useita osallistujia, lue tarkemmat ohjeet Kokoushuoneen varaus -ohjeesta.

• Kaksoisklikkaa kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat järjestää tapaamisen. 

  
• Täytä tarvittavat tiedot.
• Anna tapahtumalle kuvaava nimi (1).
• Osallistujia voit lisätä kohdasta (2) Invite attendees (Kutsu osallistujat).
• Tapaamisen aikaa voit muuttaa kohdasta (3). Oikea palsta (5) päivittyy automaattisesti ja näyttää ovatko osallistujat vapaita. Tässä esimerkissä 9.00-10.30 välillä joku osallistujista on varattu.
• Voit varata kokoushuoneen kohdasta (4).
• Kuvaus-tekstikenttään kannattaa kirjoittaa kokousta kuvaavia tietoja, jollei vastaanottajille ole muutoin itsestään selvää, mikä on kokouksen aiheena.
• Jos osallistujia on enemmän kuin muutama, tai haluat varata kokoushuoneen käyttöösi, kannattaa suunnittelussa käyttää apuna avustinta Scheduling Assistant (Ajoitustoiminto) (6). 

• Lähetä kutsu klikkaamalla Send (Tallenna) (7). 

  

• Scheduling Assistant -näkymässä voit helpommin valita kaikille sopivan tapaamisajan. Vasemmalla kohdassa (1) on listattu osallistujat ja mahdollinen kokoushuone. Kohdasta (2) näet osallistujien tilanteen valittuna aikana. Sininen palkki näyttää osallistujien varaustilanteen. Valitsemasi kokousaika näytetään pystypalkilla. Punainen väri osoittaa, että varauksen aikana on päällekkäisyyksiä. Voit muuttaa aikaa raahaamalla palkin reunoista (3). 

  

• Seuraavassa kuvassa kokousaikaa on muutettu. Vihreä väri osoittaa, että aika sopii kaikille kutsutuille (1). Klikkaa Done (Valmis) (2). 

  

• Kohdassa (1) näkyy osallistujat ja kohdassa (2) kalenterinäkymä. Vihreä väri osoittaa, että kaikki kutsutut ovat vapaita kyseisenä aikana. Lähetä kutsu klikkaamalla Send (Tallenna) (3). 

  

• Klikkaa kalenterimerkintää. Kohdassa (1) näet saapuneet vastaukset. Myös huone lähettää aina vastauksen (2)!
  Lue tarkempia ohjeita tilavarauksen tekemiseen Kokoushuoneen varaaminen -ohjeesta. 

  

Vain osan kokoushuoneista tilavaraukset tehdään Outlook-kalenterissa. Voit varata huoneen samalla kun lähetät kokouskutsun:

• Katso tarkempi ohje kokoushuoneen varaamiseen erillisestä ohjeesta.

Kun joku lähettää sinulle kutsun osallistua kokoukseen, saat siitä postiisi viestin.

• Voit hyväksyä kutsun klikkaamalla Yes (Kyllä), hyväksyä sen alustavasti klikkaamalla Maybe (Ehkä) tai hylätä klikkaamalla No (Ei). 

  
• Kun hyväksyt kutsun, siitä syntyy automaattisesti merkintä kalenteriisi ja sähköpostiviesti katoaa.