Outlook 2013: Kalenteri

Yleisistä Outlookin asetuksista (mm. kieliasetukset) on tehty oma ohje, jonka löydät täältä.

Etsitkö ohjeita OWAn kalenterin käyttöön? Löydät ne täältä.

Tabs

Tarkka ohje

Kalenterin asetusten muuttaminen

Voit muuttaa kalenterin asetuksia seuraavasti:

  • Napsauta FILE (TIEDOSTO).

    Outlook 2013 - kalenterin asetusten muuttaminen

  • Napsauta Options (Asetukset).

    Outlookin kalenterin asetuksia

  • Napsauta Calendar (Kalenteri).
  • Työviikko on oletuksena ma-pe ja työaika 8:00-17:00 (1).
  • Voit vaihtaa muistutusten ajankohdan alasvetovalikosta (2).
    Oletuksena kutsun saaneet henkilöt voivat ehdottaa uutta tapaamisaikaa (Allow attendees to propose new times for meeting, Salli osallistujille uusien aikojen ehdottaminen kokouksille).
    Add holidays (Lisää juhla- ja lomapäiviä) -kohdasta voit lisätä kalenteriin kansallisia juhlapäiviä.

    Kalenterin asetuksia

  • Aikavyöhykkeen voit vaihtaa kohdasta (3).
  • Oletuksena kalenterin yläreunassa näkyy säätietoja. Voit poistaa ne ottamalla rastin pois kohdasta Show weather on the calendar (Näytä säätiedot kalenterissa) (4).

    kalenterin asetuksia

Yksityisen kalenterimerkinnän tekeminen

Outlookissa voit tehdä kalenteriin kahdenlaisia merkintöjä. Appointment (Tapaaminen) on yksityinen merkintä (ajanvaraus), josta ei lähetetä muille tietoa. Meeting (Kokous) on nimensä mukaisesti kokous, johon kutsutaan muita osallistujia.

Voit tehdä merkinnän kalenteriisi seuraavasti:

  • Avaa HOME (ALOITUS) -välilehti.
  • Napsauta New Appointment (Uusi tapaaminen).

    Uuden kalenterimerkinnän tekeminen

  • Täytä tapahtumaa kuvaavat tiedot: aihe (1), sijainti (2), alku- ja loppupäivämäärä (3), ja tapahtuman kesto (4). Poistamalla rastin kohdasta All day event (Koko päivän kestävä tapahtuma) voi määrittää tapahtumalle alku- ja loppuhetken. Kohdasta 5 näkyy miten läsnäolotietosi näytetään muille, kun joku katsoo jaettua kalenteriasi tai yrittää varata kokousaikaa.
  • Tallenna tapahtuma kohdasta (6) kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot.

    Kalenterimerkinnän tietojen syöttäminen

    Isompi kuva >>

Vaihtoehtoisesti voit tehdä merkintöjä napsauttamalla kalenteria sopivan ajan tai päivän kohdalla hiiren kakkosnäppäimellä tai kaksoisklikkaamalla sopivaa kohtaa kalenterissa.

  • Valitse New Appointment (Uusi tapaaminen).
  • Täytä tiedot.

    Uuden kalenterimerkinnän tekeminen - vaihtoehtoinen tapa

Kalenterimerkinnän muokkaaminen

  • Kaksoisnapsauta tapahtumaa.
  • Kalenterimerkintä aukeaa uuteen ikkunaan.
  • Tee muutokset ja tallenna tiedot.
    • Voit tehdä joitakin muutoksia yksinkertaisemmin napsauttamalla kalenterimerkintää hiiren oikealla painikkeella.

      Kalenterimerkinnän muokkaaminen

Kalenterimerkinnän luokittelu

Voit tehdä kalenteristasi selkeämmän ja samalla tehostaa omaa ajankäyttöäsi luokittelemalla kalenterimerkinnät jonkin ominaisuuden perusteella eri luokkiin. Voit esimerkiksi koodata kaikki yhteen projektiin liittyvät tai saman henkilön kanssa käytävät tapaamiset tietyllä värillä. Kalenterista on silloin helppo yhdellä vilkaisulla hahmottaa kyseiseen aihepiiriin kohdistettu ajankäyttö.

Voit jakaa kalenterimerkintöjäsi eri luokkiin seuraavasti:

  • Napsauta kalenterimerkintää hiiren kakkospainikkeella.
  • Valitse aukeavasta valikosta Categorize (Luokittele).
  • Valitse luokitus.

    Kalenterinerkinnän luokitteleminen

  • Kohdasta All Categories (Kaikki luokat) voit lisätä uusia luokkia.

    Uuden luokan tekeminen

  • Napsauta New (Uusi).

    Uuden luokan määrittely

  • Anna uudelle luokalle nimi (1).
  • Voit valita luokalle värin valikosta (2).
  • Voit halutessasi asettaa luokalle myös pikanäppäinyhdistelmän (3).
  • Tallenna napsauttamalla OK.

    Luokan nimeäminen

  • Voit nimetä olemassa olevia luokkia rastittamalla luokan ja napsauttamalla Rename (Nimeä uudelleen).

    Luokan uudelleennimeäminen

  • Kirjoita uusi nimi.
  • Napsauta OK.

    Uuden nimen hyväksyminen

Kalenterin jakaminen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien käytettävyystiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että muut näkevät onko kalenterissasi tietyllä hetkellä merkintä "vapaa", "varattu", "alustava", "töissä muualla" tai "poissa". Jos haluat antaa muille enemmän oikeuksia, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan.

  • Avaa HOME (ALOITUS) -välilehti.
  • Napsauta Share Calendar (Jaa kalenteri).

    kalenterin jakaminen

  • Uusi ikkuna aukeaa.
  • Kirjoita To (Vastaanottaja) -kentään ne henkilöt, joille haluat antaa oikeuden katsoa kalenteriasi.
  • Subject (Aihe) -kentässä on esitäytettynä kutsu jakaa kalenteri. Voit kirjoittaa sen tilalle itse sopivamman kutsun.
  • Voit määrittää kuinka tarkat tiedot haluat jakaa. Oletuksena on Availability only (Vain käytettävyys) (3), jolloin toinen osapuoli näkee vain oletko vapaa, varattu, mahdollisesti varattu, työskentelemässä muualla tai poissa.
  • Lähetä kutsu napsauttamalla Send (Lähetä) (4).

    Kutsu jakaa kalenteri

  • Vastaa varmistuskyselyyn.

    Vahvistus jakamisesta

Vastaanottajat saavat postiinsa tiedon halustasi jakaa kalenteri ja voivat vastavuoroisesti jakaa oman kalenterinsa kanssasi.

Muiden kalentereiden katsominen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien käytettävyystiedot, toisin sanoen tiedot siitä, onko joku vapaa tai varattu tietyllä hetkellä. Saat muiden kalenterit käyttöösi tämän ohjeen kohdan Perustiedot mukaisesti. Jos joku jakaa kalenteristaan sinulle enemmän oikeuksia, toimi kohdan Laajennetut tiedot mukaisesti.

Jos haluat katsoa kerralla useita kalentereita, voi järjestää ne rinnakkain tai päällekkäin. Yhteisen vapaan ajan etsiminen on helpompaa päällekkäin asetetuista kalentereista. Kohdassa Usean kalenterin yhtäaikainen esittäminen on lisätietoa asiasta.

Perustiedot

  • Avaa yläpalkista Open Calendar (Avaa kalenteri).
  • Valitse From Address Book (Osoitteistosta).

    Kalenterin lisääminen vaihe 1

  • Osoitekirja aukeaa.
  • Valitse listalta henkilö, jonka kalenterin haluat nähdä (1).
  • Napsauta Calendar (Kalenteri) (2).
  • Henkilön nimi näkyy kohdassa (3).
  • Napsauta OK (4).

    Kalenterin klisääminen vaihe 2

  • Uusi kalenteri näkyy vasemman reunan listauksessa.

    Kalenterin lisääminen vaihe 3

Laajennetut tiedot

Jos joku antaa sinulle perusoletuksia suuremmat oikeudet kalenteriinsa, toimi seuraavan ohjeen mukaisesti:

Kun joku muu haluaa jakaa kalenterinsa kanssasi, saat siitä tiedon sähköpostiin:

  • Oletusasetuksilla viestin otsikko on Sharing invitation: kutsun lähettäjä (Jakamiskutsu: kutsun lähettäjä).
  • Hyväksy pyyntö napsauttamalla Open this Calendar (Avaa tämä Kalenteri).

    Kutsu jakaa kalenteri

  • Muiden henkilöiden kalenterit tulevat näkyviin kalenterinäkymän vasempaan reunaan oman kalenterisi alle.

    Kaikki kalenterit sivupalkissa

  • Useiden kalentereiden hallinta helpottuu, jos asetat niille eri värit.
  • Napsauta kalenteria hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä.
  • Valitse Color (Väri) > haluttu väri.

    Tunnusvärin määrittäminen kalenterille

  • Voit näyttää kalenterit rinnakkain. Värikoodit ilmaisevat kenen kalenterista on kyse.

    Kalenterit rinnakkain

  • Voit näyttää tai piilottaa minkä tahansa kalenterin tilapäisesti napsauttamalla sitä. Valintamerkin puuttuminen kalenterin vierestä tarkoittaa, ettei kyseistä kalenteria näytetä kalenterinäkymässä. Esimerkissä kalenterissa näytetään omat (1) ja henkilön (2) merkinnät. Henkilön (3) kalenteri on piilotettu.

    Kalenterin piilottaminen

Usean kalenterin yhtäaikainen esittäminen

Kalenterit voi järjestää rinnakkain tai kaikki samaan kalenterinäkymään.

  • Saat kalenterit samaan näkymään päällekkäin napsauttamalla välilehden yläreunassa olevaa nuolta.

    Kalenteri välilehti

  • Nyt molemmat kalenterit näkyvät yhdessä, kumpikin omalla värillään.

    Kalenterit samassa näkymässä

Saat kalenterit takaisin rinnakkain napsauttamalla uudestaan yläreunan nuolta.

Varattavien tilojen ja muiden resurssien näyttäminen kalenterissa

Saat näkyviin kokoushuoneet ja muut varattavat tilat kalenteriin seuraavasti:

  • Avaa kalenteri.
  • Napsauta Open Calendar (Avaa kalenteri).
  • Valitse From Room List (Huoneluettelosta)

  • Valitse huoneet tai resurssit (1), jotka haluat lisätä kalenterinäkymään. Useita tiloja tai resursseja voit valita kerralla siten, että pidät Shift-painikkeen pohjassa, kun valitset huoneita tai resursseja.
    • Listassa näkyy kaikki järjestelmään lisätyt resurssit. Voit supistaa vaihtoehtoja avaamalla Advanced Find (Erikoishaku) -ikkunan (3) ja hakemalla tiloja esimerkiksi kampuksen tai rakennuksen nimellä.
  • Napsauta Rooms (Huoneet) (2).

  • Valitut huoneet / resurssit näkyvät kentässä (1).
  • Napsauta OK (2).

  • Huoneet / resurssit näkyvät kalenterissa kohdassa (1). Pääikkunassa (2) näkyy ko. tilan / resurssin varaustilanne.

    Isompi kuva >>

Resurssien etsiminen hakusanoilla

  • Voit hakea resursseja kohdasta Advanced Find (Erikoishaku). Kirjoita hakutermi Display name (Näyttönimi) -kenttään (1) ja napsauta OK (2).

  • Hakuehdon täyttävät resurssit näkyvät listauksessa. Valitse niistä oikeat ja lisää kalenteriin kuten edellä.

Kalenterin hallintaoikeuksien myöntäminen

Sähköpostin ja kalenterin hallintaoikeuden voi antaa toiselle henkilölle. Esimerkiksi johtaja voi antaa sihteerilleen oikeuden käsitellä postia tai vastata kokouskutsuihin ja muokata niitä. Oikeuksia myöntävä henkilö voi määritellä kuinka laajat oikeudet edustaja saa.

Oikeuksia ei voi myöntää ristiin paikallisessa palvelussa ja pilvipalvelussa olevien henkilöiden välillä. Molemmilla on lisäksi oltava käytössä sama Outlookin versio, jotta yhteiskäyttö on sujuvaa.

Hallintaoikeuksien myöntäminen

  • Avaa FILE (TIEDOSTO).

  • Avaa Account Settings > Delegate Access (Tiliasetukset > Edustajakäyttöoikeus).

  • Uusi ikkuna aukeaa.
  • Napsauta Add (Lisää).

  • Kirjoita nimen alkua hakukenttään (1).
  • Osoitekirja ehdottaa sopivia henkilöitä (2).
  • Napsauta Add (Lisää) (3).
    • HUOM: Et voi lisätä henkilöitä, joiden edessä on kieltomerkki. Kalentereita ei voi jakaa paikallisen ja pilvipalvelun välillä.
  • Valittuna oleva henkilö lisätään listalle (4).
  • Kun kaikki henkilöt on lisätty listalle, napsauta OK (5).

  • Oletuksena jaettavat oikeudet ovat kuten kuvassa. Jos haluat antaa oikeudet myös saapuvan postin käsittelemiseksi, lisää Inbox-kohdasta valikosta oikeudet. Oikeustasoja on kolme:
  • Tarkistaja (Reviewer) voi lukea kansiossa olevia kohteita
  • Tekijä (Author) voi lisäksi luoda kohteita ja muokata tai poistaa itse tekemiään kohteita
  • Muokkaaja (Editor) voi edellisten oikeuksien lisäksi muokata ja poistaa kohteita, jotka oikeuksien jakaja on tehnyt.
  • Alareunasta kannattaa valita Automatically send a message... (Lähetä edustajalle automaattisesti viesti ...) vaihtoehto, jolloin käsittelyoikeuksien saaja saa postiinsa tiedon oikeuksien saamisesta. Ohjeen lopussa on esimerkki tällaisesta viestistä.
  • Napsauta OK.

  • Napsauta OK.

  • Esimerkki automaattiviestistä. Pitkänen, K Juhani on myöntänyt henkilölle Pöyry, Anu K oikeuden käsitellä kalenteritapahtumia ja tehtäviä (Tasks) puolestaan.

Oikeuksien muuttaminen ja poistaminen

Voit muuttaa myönnettyjä oikeuksia tai poistaa ne kokonaan.

  • Avaa Account Settings > Delegate Access (Tiliasetukset > Edustajakäyttöoikeus) kuten edellä.
  • Jos haluat poistaa oikeudet napsauta Remove (Poista) (2).
  • Jos haluat muokata oikeuksia, napsauta Permissions (Oikeudet) (3).
  • Napsauttamalla Properties (Ominaisuudet) (4) näet kyseisen henkilön tiedot.

  • Jos poistit oikeudet,edustajalista (1) on tyhjä.
  • Napsauta OK (2).

  • Nyt kenelläkään ei ole oikeutta käsitellä kalenteria puolestasi.

Kokousten järjestäminen ja tilavaraukset

Kokousten järjestämisestä, kokoushuoneiden varaamisesta ja  varattavien resurssien varaamisesta on erillinen ohje >>