Zoom: Webinaari- ja Large Meeting -toiminnot

Zoomin erikoislisenssit:
Webinaari ja Large meeting

Yliopistolla on käytössä rajallinen määrä erikoislisenssejä, joilla pystyy pitämään suurempia Zoom-kokouksia:

  • 6 kpl webinaarilisenssejä max 500 henkilön tapahtumiin
  • 1 kpl webinaarilisenssejä max 1000 henkilön tapahtumiin
  • 1 kpl webinaarilisenssejä max 3000 henkilön tapahtumiin
  • 700 kpl Large meeting -lisenssejä max 500 henkilön kokouksiin

Yllä mainittuja lisenssejä saat tilattua käyttöösi määräajaksi tällä lomakkeella (ks. tarkemmat ohjeet varaukseen alta). Oletuksena varaamme erityislisenssejä käyttöön maksimissaan 2 viikoksi kerrallaan. Jos sinulla olisi tarvetta pidempiaikaiselle käytölle, laita tarkemmat tiedot siitä lomakkeelle. Olemme sinuun yhteydessä, mikäli pyytämäsi varausaika ei ole mahdollinen.

HUOM! Voit luoda webinaarisi ensin normaalina kokouksena (Meeting) ja muuttaa sen webinaariksi, kun webinaarivarauksesi alkaa. Kokouksen linkki tai muut asetukset eivät muutu tämän vaihdoksen myötä, eikä tapahtumatyypin muutos näy osallistujille. Muutos tehdään kokouksen asetuksista Zoomin selainnäkymässä. Näin saat kokouksesi linkin lähetettäväksi hyvissä ajoin, ilman että webinaarilisenssiä pitää varata pitkäksi aikaa.

Löydät tarkemmat ohjeet vaihdoksen tekemiseen Zoomin omista ohjeista.

Erikoislisenssit

Yliopistolla on käytössä Zoom-webinaari ja Large meeting -erikoislisenssit. Molemmat lisenssit voidaan varata lomakkeella määräajaksi yliopistolaisen omalle Zoom-tunnukselle.

Zoom-webinaari

Webinaarilisenssi on Zoomin lisätoiminto, joka voidaan lisätä käyttäjän omaan Zoom-lisenssiin määräajaksi ja joka mahdollistaa webinaari-tyyppisten Zoom-kokousten luomisen.

Zoom-webinaari on ominaisuuksiltaan erilainen kuin tavallinen Zoom-kokous mm. seuraavilla tavoilla:

  • Webinaarin osallistujan oikeudet ovat oletusasetuksilla rajatummat (videota tai ääntä ei ole käytettävissä, osallistuminen vain chatin/Q&A-toiminnon kautta).
  • Rooleista löytyy hostin ja co-hostin lisäksi rooli panelist, jolla osallistujaa laajemmat oikeudet. Panelistin rooli on mahdollista antaa etukäteen myös yliopiston ulkopuolisille henkilöille.
  • Webinaarissa on chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä.
  • Webinaarissa Breakout rooms -toiminto ei ole käytössä.

Large meeting

Large meeting -toiminto mahdollistaa sen, että käyttäjän luomiin tavallisiin Zoom-kokouksiin mahtuu 300 hengen maksimin sijaan 500 henkeä. Muuten Large meeting ei poikkea tavallisesta Zoom-kokouksesta.

Erikoislisenssien varaaminen

Voit varata webinaari- ja large meeting -lisenssejä käyttöösi tällä lomakkeella.

Webinaarilisenssien varaustilannetta voit tarkastella alla olevien linkkien kautta. Huomaa kuitenkin, että varauskalentereihin ei ole mahdollista itse tehdä varauksia, vaan kaikki varauksen tehdään vain yllä olevan lomakkeen kautta.

Ohjeita webinaarin käyttöön

Täältä Helpdeskin Zoom-ohjeissa ja Zoomin omissa ohjeissa löytyy kirjallisia ohjeita ja videoita webinaarin osalta. Kannattaa katsoa läpi ainakin seuraavat ennen ensimmäistä webinaaria:

Erikoislisenssit

Yliopistolla on käytössä Zoom-webinaari ja Large meeting -erikoislisenssit. Molemmat lisenssit voidaan varata lomakkeella määräajaksi yliopistolaisen omalle Zoom-tunnukselle.

Erikoislisenssien varaaminen

Voit varata webinaari- ja large meeting -lisenssejä käyttöösi tällä lomakkeella.

Webinaarilisenssien varaustilannetta voit tarkastella alla olevien linkkien kautta. Huomaa kuitenkin, että varauskalentereihin ei ole mahdollista itse tehdä varauksia, vaan kaikki varauksen tehdään vain yllä olevan lomakkeen kautta.

Zoom-webinaari

Zoom-webinaari on ominaisuuksiltaan erilainen kuin tavallinen Zoom-kokous mm. seuraavilla tavoilla:

  • Webinaarissa on käytössä chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä.
  • Webinaarissa on käytössä yksi uusi rooli, panelist.
  • Webinaarissa Breakout rooms -toiminto ei ole käytössä.

Zoom-kokouksen muuttaminen Zoom-webinaariksi

Zoom-webinaarin voi luoda etukäteen normaalina kokouksena (Meeting) ja muuttaa sen webinaariksi myöhemmin. Muuttaminen tapahtuu Zoomin selainversion kautta https://helsinki.zoom.us/.

Valitse sivun vasemmasta reunasta kohta Meetings.

zoom meetings

 Klikkaa sen kokouksen (Meeting) nimeä, jonka haluat muuttaa webinaariksi.

zoom klikkaa miitin nimeä

 Löydät linkin avautuneen sivun oikeasta alareunasta:

zoom webinaariksi muuttamisen linkki

Klikkaamisen jälkeen Zoom kysyy vielä, että muutetaanko kokous varmasti webinaariksi. Muutosta ei voi perua. Klikkaa painikkeesta Convert

zoom varmistaa muutoksen

 Muutoksen jälkeen tapahtuma löytyy Zoomin vasemman reunan valikosta kohdasta Webinars.

Osallistujien roolit webinaarissa

Webinaarissa osallistujien roolit ovat pitkälle samanlaiset kuin tavallisessa kokouksessa (Meetings). Webinaarissa on kuitenkin lisänä yksi uusi rooli, panelist, joka ei ole käytössä tavallisessa kokouksessa. Alla eriteltynä muutamia roolien erityispiirteitä. Löydät tarkemman vertailun eri roolien toiminnallisuuksista Zoomin ohjesivuilta

Host

Host voi antaa alternative host (etukäteen ja vain Helsingin yliopiston tunnuksille) ja co-host (webinaarin aikana ja kaikille tunnuksille) oikeudet.

Vain host pystyy tekemään ja muokkaamaan kyselyitä, valtuuttaa toisen osallistujan aloittamaan tekstitystoiminnon (closed captions) ja päättämään webinaarin.

Co-host/Alternative host

Hostin lisäksi myös co-host ja alternative host voivat aloittaa webinaarin, käynnistää kyselyn ja ylläpitää osallistujia (mute, nosto panelistiksi, yms.)

Panelist

Panelisti on vain webinaarissa käytössä oleva rooli, jolla on tavallista osallistujaa laajemmat oikeudet esimerkiksi käyttää kameraa ja jakaa näyttöään. Webinaarin host voi antaa panelistin oikeudet osallistujalle joko etukäteen tai webinaarin aikana. Panelistin rooli on mahdollista antaa etukäteen myös yliopiston ulkopuolisille henkilöille.

Attendee

Tavallisella osallistujalla on webinaareissa lähinnä katsojan rooli. Kommunikointi tapahtuu pääsääntöisesti chatin ja Q&A:n kautta.

Panelistin lisääminen

Panelistin lisääminen manuaalisesti

Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Edit, tai mikäli sinulla on valmis CSV-tiedosto, Import from CSV (ks. ohjeet CSV-tiedostoon liittyen).

zoom lisää panelisti

Sinulle avautuu uusi ikkuna:

  1. Kirjoita panelistin nimi
  2. Kirjoita panelistin sähköpostiosoite
  3. Mikäli panelisteja on enemmän, valitse Add Another Panelist
  4. Mikäli haluat, että Zoom lähettää panelisteille kutsun heti tallennettuasi panelistien tiedot, jätä valinta tähän.
  5. Tallenna panelistilistauksesi.
zoom panelistin lisäysikkuna

Panelistin lisääminen CSV-tiedoston avulla

Mikäli webinaarissa on paljon panelisteja, voi panelistit lisätä kerralla käyttämällä CSV-tiedostoa. CSV-tiedoston voi tehdä esimerkiksi Excelillä (ks. CSV-tiedoston pohja).

Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Import from CSV.

zoom lisää panelisti csv

Voit lähettää panelisteille tarvittaessa uuden kutsun klikkaamalla Edit-painiketta ja klikkaamalla panelistin nimen perässä olevasta painikkeesta Resend.

zoom lähetä kutsu uudestaan

 

Q&A

Webinaarissa on chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä. Webinaarin oletusasetuksilla osallistujien rooli on paljon rajatumpi kuin tavallisissa kokouksissa, joten video tai ääni eivät ole oletuksena käytössä, ja osallistuminen tapahtuu vain chatin tai Q&A-toiminnon kautta.

Löydät Q&A asetusten välilehden napsauttamalla webinaarisi nimeä ja vierittämällä sivun alalaitaan. Voit muokata asetuksia klikkaamalla oikeasta reunasta Edit-painiketta. Asetuksista voit valita mm. voiko kysymyksiä esittää anonyymisti ja voivatko kaikki osallistujat nähdä vastatut vai kaikki kysymykset.

zoom q-a edit

 Webinaarin ollessa käynnissä, saat Q&A-ikkunan auki klikkaamalla alarivin Q&A-painiketta.

zoom open qa

Webinar practise session

Zoom-webinaarin käyttöä, ylläpitoa ja rooleja on mahdollista harjoitella ennen webinaaria. Harjoitella voi milloin tahansa lisenssin voimassaoloaikana. Harjoitussession voi aktivoida webinaarin asetuksista (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) klikkaamalla webinaarin nimen vierestä Edit. Harjoitussessioon voi osallistua host, co-hostit ja panelistit.

zoom enable practise session

Sähköpostiasetukset ja automaattiset viestit

Webinaariasetuksissa on myös erilaisia automaattisia viestejä, joita voi lähettää webinaaria ennen ja webinaarin jälkeen. Sähköpostiasetukset löytyvät: https://helsinki.zoom.us/ > Webinars klikkaamalla webinaarin nimeä ja valitsemalla sivun alalaidasta välilehden Email Settings.

Zoom email asetukset

Follow-up email

Webinaarin asetuksista löytyy mahdollisuus lähettää seurantasähköposti (follow-up email) webinaarin osallistujille ja osallistumatta jättäneille webinaarin jälkeen. Huomioithan, että webinaarilisenssisi tulee olla voimassa, jotta follow-up email lähetetään Zoomista. Kannattaa siis huomioida jo lisenssiä varatessa, että lisenssi pysyy voimassa tarvittavan ajan.

Large meeting

Large meeting -toiminto mahdollistaa sen, että käyttäjän luomiin tavallisiin Zoom-kokouksiin mahtuu 300 hengen maksimin sijaan 500 henkeä. Muilta ominaisuuksiltaan Large meeting ei siis poikkea tavallisesta Zoom-kokouksesta.
 

Ohjeita webinaarin käyttöön

Täällä Helpdeskin Zoom-ohjeissa ja Zoomin omissa ohjeissa löytyy kirjallisia ohjeita ja videoita webinaarin osalta. Kannattaa katsoa läpi ainakin seuraavat ennen ensimmäistä webinaaria.

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?
Takaisin ylös