Ryhti 2.0 - Ryhmätallennustilojen hallintatyökalu

Kirjaudu sovelluksen osoitteessa https://onify.it.helsinki.fi/guide/directory-guide?h=directory-guide omilla yliopiston tunnuksillasi.

Saavut työkalulistaukseen, jossa voit 

• tilata uuden tallennustilan
• listata omat ryhmätallennustilat 

Huom! Näkymä saattaa vaihdella oikeuksien mukaan. Lue lisää erilaisista oikeuksista ohjeen kohdasta Käyttäjätasot.

Yliopiston henkilökuntaan kuuluva käyttäjä voi tilata uuden ryhmätallennustilan.

Aloita valitsemalla Tilaa ryhmätallennustila (Order a group directory). 

Täytä avautuvasta tilauslomakkeesta seuraavat kentät (tähdellä merkityt ovat pakollisia tietoja). Lomakkeella pyydetään seuraavat tiedot:

• Yksikkö (Unit): yksikkö, voit etsiä H-koodilla tai yksikön nimellä (= H-koodi / yksikkölista Flammassa). Mikäli oikeaa yksikköä ei löydy, ole yhteydessä yksikkösi palvelukoordinaattoriin (yhteystiedot Flammassa)
• Nimi (Name): Tallennustilan nimi. Nimen pitää olla 4-24 merkkiä ja sen pitää olla uniikki. 
• Levytila (Quota): Tilatoive gigoina (GB), eli kuinka paljon tilaa tarvitaan. Oletustila on 50, vähintään 10 ja maksimi 10 000 teraa. Huomaa, että yksiköllä on yhteinen quota (näet käytettävissä olevan määrän Unit-kohdassa.
• Kuvaus (Description): Kuvaile tähän käyttötarve mahdollisimman tarkkaan.

Voimassaolo (Validity) -kohdassa kerrotaan voimassaoloaika. Tallennustilan voimassaoloaika on 18 kk. Tätä et voi vaihtaa. Lue lisätietoja ohjeen kohdasta Tallennustilan voimassaolo ja sen jatkaminen.

Seuraavassa kohdassa määritellään tallennustilan käyttöoikeudet.

Käyttöoikeudet (Access rights) -kohdassa määritellään 

• omistajaryhmä (= kenellä on oikeus muokata ryhmän asetuksia) sekä 
• tallennustilan käyttäjien ryhmät (= kenellä on oikeus käyttää tallennustilaa). 

Muokkausoikeus (Editing access): Lisää ruksi ruutuun, mikäli haluat ryhmälle myös kirjoitusoikeudet tallennustilalle.

• Voit siis tarvittaessa määritellä kahdelle ryhmälle erilaiset oikeudet: toiselle ryhmälle editointioikeudet ja toiselle ryhmälle vain luku -oikeudet.

Huom. Omistaja ja käyttäjä voi olla sama ryhmä, mutta sinun pitää lisätä ryhmä myös käyttäjäksi. Omistajaryhmällä ei siis ole automaattisesti käyttöoikeutta tallennustilaan.  

Lähetä tilaus
Tilaa tallennustila painamalla nappia Lähetä.

Tilauksen eteneminen

Tilaus menee seuraavaksi palvelukoordinaattorin käsittelyjonoon tilausjärjestelmässä. Tilauksen tekemisestä avautuu ”progress bar”. Tilauksen mentyä läpi saat ilmoituksen:

Tallennustilasi tilaus on hyväksytty. Seuraavaksi se rakennetaan varsinaisiin tallennusjärjestelmiin. Voit poistua tältä sivulta.

Tämän näkymän saavutettuasi voit sulkea ikkunan huoletta. 

Saat tilauksen valmistumisesta sähköposti-ilmoituksia. 

Voit myös itse tarkistaa keskeneräisten tilauksiesi tilan tilaustyökalun kohdasta Sinun prosessisi (Hampurilaisvalikko > Kaikki prosessit).

Mikäli hakemus hylätään jostain syystä, tilausta ei voi enää uudelleen aktivoida. Tee tällöin tarvittaessa uusi hakemus.

Listaa ryhmätallennustilasi -näkymästä saat listauksen tallennustiloista, joihin käyttäjätunnuksellasi on hallintaoikeudet omistajaryhmän kautta.

• Tallennustiloja voi hakea nimen, yksikön, yksikkökoodit jne. perusteella.
• Tallennustilat listautuvat laatikkonäkymänä.
  • Napsauttamalla Näytä lisää tallennustila -laatikossa, saat tarkemmat tiedot näkyviin.
  • Napsauttamalla Valitse toiminto pääset muokkaamaan tallennustilaa.
• Tallennustilan kuvaus kannattaa tehdä niin, että sen käyttötarkoituksen ymmärtävät vielä vuosien päästä muutkin kuin kirjoittaja itse. Kuvaus tallentuu automaattisesti, kun kirjoitat.
• Tiedoista selviää myös ryhmätallennustilan omistaja ja muille käyttäjille myönnetyt käyttöoikeudet. Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. 
  • Muokkausoikeus pitää valita erikseen lisäämällä ruksi ruutuun Editing access!

Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön alle tunnissa.

Huom! Kun uusi käyttäjä on lisätty IAM-ryhmään, on ko. käyttäjän kirjauduttava koneelleen uudelleen, jotta ryhmätallennustila alkaa näkyy koneella.

Napsauta Listaa kaikki ryhmätallennustilat (List your group directories). Saat eteesi listauksen olemassa olevista tallennustiloista.  

Näkymässä voit suodattaa / hakea haluamaasi verkkolevyä yläosan haku-kentästä (1). Tallennustilat on listattu laatikoina. Voit tarkastella tallennustilan tarkempia tietoja napsauttamalla Näytä lisää (Show more) (2). Valitse toiminto (Select action) -valikosta (3) pääset muokkaamaan tallennustilan tietoja, tallennustilan kokoa sekä poistamaan tarpeettoman tallennustilan.

Tallennustilasta kerrotaan seuraavat tiedot Näytä lisää -napin alla:

• Tallennustilan nimi
• Tarkempi kuvailu käytöstä
• Tietoja
  • ORGUNIT = yksikkö
  • OWNER GROUP = omistajaryhmä
  • QUOTA USED = käytetty tila
  • DRIVE PATH = verkkolevyn osoite
  • START DATE = tallennustilan perustamispäivä
  • END DATE = tallennustilan päättymispäivä
• Group information = Käyttäjäryhmien tiedot
  • Listaus millä ryhmillä on oikeus käyttää levyä ja minkälaiset oikeudet (luku / kirjoitus) 

Valitse toiminto > Modify directory. Valitun tallennustilan tietolomake avautuu. 

Voit muokata seuraavia asioita lomakkeella:

• Kuvaus
• Loppupäivämäärä (katso kohta Tallennustilan voimassaolon jatkaminen)
• Omistajaryhmä
• Käyttöoikeudet (lisätä, muokata ja poistaa)

Lisää IAM-käyttäjäryhmä ja tarvittavat oikeudet. Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. Muokkausoikeus pitää valita erikseen lisäämällä ruksi ruutuun Editing access!

Ryhmä (Group): etsi sopiva ryhmä kirjoittamalla laatikkoon hakusana, esim “tietotekniikan viestintä”. 
Voit tarkistaa ryhmän käyttäjät IAM-työkalusta (LINKKI TYÖKALUUN), tai luoda uuden ryhmän, jos ei sopivaa ryhmää ole. 

Muokkausoikeus (Editing access): Lisää ruksi ruutuun, mikäli haluat ryhmälle myös kirjoitusoikeudet tallennustilalle.

Poista (Remove): Voit poistaa rivin tiedot valitsemalla Remove.
Lisää (Add): Napsauttamalla + Lisää, valitut oikeudet lisätään tallennustilalle. 
Muista lopuksi napsauttaa Lähetä (Submit), jotta muutokset tallentuu.  

Mikäli haluat poistua tallentamatta muutoksia, napsauta Takaisin (Back), jolloin muutokset eivät tallennu.

Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön alle tunnissa.

Huom! Käyttäjän lisäyksen jälkeen juuri lisätyn käyttäjän pitää kirjautua uudelleen, jotta ryhmätallennustila alkaa näkyä.

Työkalu näyttää tallennustilan tiedot, esim. voimassaoloajan selvästi

• Vanhentuneen tallennustilan saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa. Poistetun tallennustilan voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.
• Vanhentuneesta käyttöoikeusryhmästä näytetään varoitusteksti. Vanhentunut käyttöoikeusryhmä pitää käydä päivittämässä IAM-ryhmienhallintatyökalussa tai korvata toisella ryhmällä.
• Ryhmätallennustilan voimassaoloa jatketaan automaattisesti kolme kuukautta eteenpäin, kun tallennustilassa olevia tiedostoja käydään avaamassa.
• Ryhmätallennustilan vanhenemisesta varoitetaan 30 päivää etukäteen. Varoitus lähtee vain omistajaryhmän sähköpostiosoitteeseen.
• Vanhentunut tallennustila katoaa näkyvistä. Vanhentuneen tallennustilan saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa Ryhti-työkalussa.
• Tarpeettomaksi todetun tallennustilan voi merkitä poistettavaksi. Poistettavaksi merkityn tallennustilan voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.

Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön yleensä alle tunnissa.

Tallennustilan voimassaolon jatkaminen

Etsi haluttu tallennustila ja napsauta Valitse toiminto > modify directory. 
Kohdassa Loppupäivämäärä on nykyinen tilan päättymispäivämäärä. 

Napsauta laatikkoa ja saat auki kalenterinäkymän, josta voit valita seuraavan päättymispäivän (enintään 18 kuukautta eteenpäin).

Tarpeettomaksi todetun tallennustilan voi merkitä poistettavaksi. Valitse Valitse toiminto (Select action) -valikosta Poista ryhmähakemisto (Delete directory).

Poistettavaksi merkityn tallennustilan voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.

Eri käyttäjätasoille on käytettävissä hiukan eri toimintoja:

• Henkilökunta: tallennustilojen tilaus, omien tilauksien selailu.
• Omistajaryhmän jäsen: tallennustilojen perustietojen ja oikeuksien hallinnointi, tallennuskiintiön lisäyksen tilaus, tallennustilan poisto. Ryhmätallennustilan omistajaryhmä saa myös ilmoitukset tallennustilan vanhenemisesta ja tallennuskiintiön loppumisesta.
• Pääkäyttäjät (palvelukoordinaattorit ja Helpdesk): edellisten lisäksi myös tallennustilojen luonti suoraan ilman eri tilausta.

Omistajaryhmän rooli

• Tallennustilan omistajaryhmä on niiden henkilöiden IAM-ryhmä, jotka omistavat tallennustilan tiedot ja vastaavat niiden käytöstä. 
• Omistajaryhmän jäsenet voivat RYHTI-työkalulla muuttaa ryhmätallennustilan tietoja (voimassaolo, kuvaus, omistajaryhmä, käyttäjäryhmät, lisätilan tilaus). 
• Omistajaryhmän sähköpostiosoitteeseen lähetetään viestit tallennustilan vanhenemisesta ja tilan loppumisesta, joten ryhmälle pitää tilata sähköpostiosoite.

HUOM: Omistajaryhmä ei saa automaattisesti tallennustilan käyttöoikeutta, joten lisää se tarvittaessa myös käyttöoikeusryhmäksi.

• Samaa omistajaryhmää voidaan käyttää useamman tallennustilan hallitsemiseen. Näin esim. koko tiedekunnan tallennustilojen käyttöoikeusryhmiä voivat hoitaa saman omistajaryhmän jäsenet.
• Niitä tallennustilan käyttäjiä varten, joille ei haluta antaa tallennustilan hallintaoikeuksia omistajaryhmän jäsenyyden kautta (esim. opiskelijat), pitää perustaa oma IAM-ryhmä ja lisätä se tallennustilan käyttöoikeusryhmiin.