Majordomo: Sähköpostilistojen perusasetukset ja -toiminnot

MajorCool-liittymällä

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify What? vaihtoehto List Subscribers
• Lisää ja poista osoitteita tarpeen mukaan alle avautuvasta kentästä
• Paina lopuksi Apply-painiketta.
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Huomioi osoitelistaa muokatessasi

• Osoitteissa ei saa olla kirjoitusvirheitä. Sähköpostijärjestelmät välittävät postin sinne, mihin on käsketty. Käytä osoitteista täydellisiä muotoja (ei esimerkiksi pelkkiä käyttäjätunnuksia).
• Osoitteita on vain yksi riviä kohti. Tyhjiä rivejä ei saa olla välissä.

Sähköpostitse

Jos hallinnoit listan jäseniä sähköpostin välityksellä,

• voit liittää jäseniä subscribe-komennolla: approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
• voit poistaa unsubscribe-komennolla: approve listansalasana unsubscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi

Samassa sähköpostiviestissä voit sekä lisätä että poistaa jäseniä.

Alla esimerkki, jossa lisätään 2 ja poistetaan 1 jäsen:

approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana subscribe listan-nimi toinen.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana unsubscribe listan-nimi kolmas.osoite@muualla.fi

Voit halutessasi asettaa uusille liittyville listan jäsenille lähetettävän tervetuloviestin. Tämän teksti liitetään Majordomon oman lyhyen tervetuloviestin perään. Viestissä voidaan kertoa esimerkiksi minkä tyyppiselle listalle käyttäjä on juuri liittynyt, onko kyse tiedotus- vai keskustelulistasta vai molemmista, keneen otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa (owner-listan-nimi@helsinki.fi) ja miten listalta erotaan.

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Tarkista, että kohdassa welcome on valittuna yes
  • Ellei ole, valitse yes ja paina Apply-painiketta
  • Jos on, valitse alhaalta 'Info' File ja paina Modify-painiketta
• Kirjoita vapaamuotoinen tekstisi kenttään
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Mikäli tiedät, että kohta welcome on oikein, voit muuttaa tervetuloviestiä myös Majorcoolin etusivulta valitsemalla Modify What? -kohdasta List Info File.

Kuten MajorCoolin sivulla sanotaan, on myös mahdollista käyttää niin kutsuttua intro-tiedostoa. Käytännössä nämä ovat vain kaksi rinnakkaista saman asian ajavaa tapaa, ja useimpia käyttäjiä tämä mahdollisuus tuskin kiinnostaa. Mikäli intro-tiedosto luodaan, se lähetetään uusille listalaisille info-tiedoston asemesta, jolloin info-tiedoston sisällön saa vain lähettämällä komennon info listan-nimi Majordomolle.

Voit tarkastaa ylläpitämäsi listan info- ja intro-tiedostojen sisällöt ilmankin MajorCoolia lähettämällä Majordomolle komennot

info listan-nimi intro listan-nimi

Käytännössä turhaa intro-tiedostoa ei listan ylläpitäjä pysty luomisen jälkeen itse poistamaan vaikka mieli muuttuisi, vaan hänen tarvitsee ottaa yhteyttä Helpdeskiin. Suosittelemme pitäytymistä info-tiedoston käytössä.

Listan tilaajille voi olla hyödyllistä nähdä jo viestin otsikosta, että se on tullut tietyltä sähköpostilistalta. Voit määrittää tekstin, joka liitetään jokaisen viestin otsikon alkuun automaattisesti.

Tekstinpätkä määritetään muokkaamalla listan asetuksista kohtaa subject prefix. Kirjoita siihen joku kuvaava etuliite, vaikkapa [listan-nimi].

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohta subject prefix ja kirjoita siihen haluamasi otsikon etuliite
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Sähköpostilistoille liittymisen rajoituksia voidaan muuttaa subscribe policy -asetuksella. Vaihtoehtoina ovat: open, closed ja auto:

• open on avoin, jolla kuka tahansa voi liittyä
• closed on suljettu lista. Vain ylläpitäjä voi liittää uusia osoitteita. Kaikki muut listalle liittymiset tulevat ylläpitäjän hyväksyttäväksi
• auto-asetuksella kuka hyvänsä voi lisätä kenet hyvänsä listalle, vaikka pilanpäiten. Vaihtoehdolla auto+confirm osoitteeseen, jota ollaan lisäämässä listalle, lähetetään asiasta varmistusviesti, jolla hän voi hyväksyä tai hylätä liittymisen

Oletusarvoisesti uudella listalla subscribe_policy on open+confirm, eli kuka tahansa voi liittyä listalle, mutta saa siitä varmistusviestin itselleen.

MajorCool-liittymällä asetusta muutetaan seuraavasti:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Etsi kohta subscribe policy ja valitse haluamasi vaihtoehto
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Usein sähköpostilistan viestien alkuun tai loppuun halutaan lisätä tunniste, joka kertoo esimerkiksi mikä tai millainen lista on kyseessä tai ohjeistaa eroamaan listalta.

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Etsi kohta message fronter tai message footer ja kirjoita niihin haluamasi ala- tai ylätunniste
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Esimerkki alatunnisteesta:
_________________________________________________________
Tämä on humppalogian laitoksen tiedotus- ja keskustelulista. Ongelmatilanteissa lähetä postia osoitteeseen owner-humppa-lista@helsinki.fi WWW-sivumme ovat osoitteessa https://www.helsinki.fi.invalid/jarj/humppaa/. Sivuilla on listaltaeroamisohjeet. Älä lähetä eropyyntöjä listalle!
_________________________________________________________

Seuraavassa joitakin muita olennaisia asetuksia. Kaikkia näitä muutetaan MajorCoolilla suunnilleen samalla tavalla:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla pääkäyttötunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi haluamasi asetukset
• Tee haluamasi muutokset, lue kuitenkin MajorCoolin ohjetekstit
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

advertise

• Tällä voidaan rajoittaa sitä, kenelle lista näkyy Majordomon lists-komennolla. Tähän voidaan laittaa säännöllinen lauseke, joka tunnistaa ne sähköpostiosoitteet, joille listan halutaan näkyvän. Esim. kaikille suomalaisille (regexp on tällöin /*.fi/).
  lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.
• Oletusarvo + rajoitukset: OFF

announcements

• Lähetetäänkö listan ylläpitäjälle viestejä eroamisista ja liittymisistä. Kannattaa pitää käytössä väärinkäytösten estämiseksi.
• Oletusarvo + rajoitukset: yes

approve_passwd

• Salasana, jolla voi edelleenlähettää BOUNCE-viestit (Katso erillinen ohje Bounce-viestien edelleenlähetykseen) listalle. Tässä pitää olla joku arvo, muuten Majordomo ei toimi oikein. Vaihda oletusarvo muuksi mahdollisimman pian. Voi olla myös sama kuin ylläpitosalasana, joskaan tätä ei suositella, koska sitä käytettäessä huolimattomasti se saattaa karata listalle. Siksi tässä on hyvä olla "vähempiarvoinen" salasana.
• Oletusarvo + rajoitukset: listan-nimi.pass

description

• Listan kuvaus lists-komentoa varten.
• Oletusarvo + rajoitukset: OFF. Suurin sallittu pituus 50 merkkiä.

info_access

• jos closed, info-komento toimii vain listan jäsenille
• Oletusarvo + rajoitukset: open

maxlength

• Listan viestien suurin sallittu koko.
• Oletusarvo + rajoitukset: 40000 merkkiä. Huom! Kokoa ei kannata kasvattaa kovin paljon varsinkaan isoilla listoilla, koska isot viestit tukkivat postijärjestelmät. Monissa järjestelmissä on myös kokorajoituksia viesteille.

message_footer

• Jokaisen viestin loppuun liitettävä teksti (Katso kappale Viestien ylä- ja alatunnisteet).
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

message_fronter

• Jokaisen viestin alkuun liitettävä teksti (Katso kappale Viestien ylä- ja alatunnisteet).
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

message_headers

• Jokaisen lähtevän viestin otsikkotietoihin liitettävä otsakerivi.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE. Muodon pitää olla X-otsikon-nimi: otsikkokentän arvo

moderate

• Listan moderointitila. Moderoidussa listassa kaikki viestit menevät listan ylläpitäjälle hyväksyttäväksi ennen listalle lähettämistä.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

noadvertise

• Säännöllinen lauseke, johon sopiville sähköpostiosoitteille listan nimi ei näy lists-komennolla.
  lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE. Vrt. muuttuja advertise. Jos käyttäjä sopii sekä noadvertise-lausekkeeseen että advertise-lausekkeeseen, ensin mainittu on voimakkaampi eikä listaa näytetä.

reply_to

• Kenelle vastaus listalta tulevaan viestiin lähetetään: viestin kirjoittajalle ($SENDER) vai listalle ($LIST).
• Oletusarvo + rajoitukset: $SENDER

restrict_post

• Tiedosto, jossa on listattu osoitteet, joista pystyy lähettämään listalle postia.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

subject_prefix

• Sana tai lause, joka lisätään jokaisen listaviestin otsikon alkuun, mikä helpottaa esim. viestien lajittelua. Arvo voi olla esimerkiksi $LIST. Katso kappale Viestien otsikon etuviite.

subscribe_policy

• Listalle liittymisen politiikka:
  • auto: kuka tahansa saa lisätä listalle kenet tahansa
  • open: kuka tahansa saa lisätä itsensä listalle
  • closed: vain ylläpitäjä voi suorittaa lisäyksen
  • confirm: edellä mainittuihin voi liittää tämän piirteen, jolloin liitettävä henkilölle lähetään varmistusviesti, ja kiusalla tehdyt liittämiset estyvät.

Ylläpitäjälle lähetettävä tieto liittymisistä ja eroamisista riippuu asetuksesta announcements.

taboo_body

• Viesti, jonka tekstiosassa on taboo_body-asetuksessa määritelty merkkijono, ei pääse suoraan listalle, vaan se lähetetään ylläpitäjälle hyväksyttäväksi. Syntaksi on perlin regexp. Katso Ei-toivottujen viestien torjunta.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

taboo_headers

• Kuten taboo_body, mutta tekstiä etsitään viestien otsikkotiedoista.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

unsubscribe_policy

• Saako listalta erota omin neuvoin. Vertaa subscribe_policy.
• Oletusarvo + rajoitukset: open

Salasana on syytä vaihtaa ajoittain tietoturvasyistä. Ainakin silloin, jos salasana karkaa vahingossa esimerkiksi listalle. Myös listan ylläpitäjän (owner) vaihtuessa salasanaa on hyvä vaihtaa.

Salasana vaihdetaan lähettämällä sähköpostitse osoitteeseen majordomo@helsinki.fi komento

passwd listan-nimi vanhasalasana uusisalasana

Lisäksi listoilla on erillinen salasana approve_passwd, joka muutetaan MajorCool-liittymässä. Sen käyttöä käsitellään luvussa 3 BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle.

Listan ylläpitäjä (owner) ei voi itse siirtää tehtäviään seuraajalleen. Ylläpitäjän vaihdon tekee postiylläpito (pyydä vaihtoa IT-Helpdeskistä). Kerro vaihtopyynnön yhteydessä hallittavan listan nimi sekä uuden ylläpitäjän nimi, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite.

Mikäli käyttämäsi sähköpostiohjelma rivittää pitkät rivit uudelleen eli katkaisee rivit kesken (ns. word wrap), saattaa Majordomo tulkita väärin sähköpostilla lähettämäsi komennon vaikkapa kahtena eri komentona. Tällöin on syytä jakaa komento useammalle lyhyemmälle riville, jotka yhdistetään samaksi komennoksi kenoviivamerkillä (\), esimerkiksi:

approve listansalasana unsubscribe puolipisteen-viilaajat \
joku.pitka.sposti-osoite@joku.domain.jossakin

Näin Majordomokin ymmärtää, että kyseessä yksi komento eikä esimerkiksi poista ylläpitäjää ja valita virheellisestä komennosta, kuten se tekisi ylläolevassa tapauksessa ilman \-merkkiä.

Listan voi poistaa vain ylläpito. Ilmoita käyttämättömäksi jääneestä listasta Helpdeskiin.