Outlookin selainversio (OWA): Sähköpostin peruskäyttö

Yliopiston koneella

Kun olet kirjautunut omilla tunnuksillasi yliopiston koneelle, pääset pilvipostiin suoraan osoitteesta www.helsinki.fi/office365. Tämä tarkoittaa sitä, että et voi kirjautua sähköpostista ulos, vaan pysyt kirjautuneena niin pitkään kun olet kirjautuneena koneelle.

Voit lukea omaa postiasi toisen käytössä olevalta koneelta vaihtamalla käyttäjää tilapäisesti (Vaihda käyttäjää / Switch user). Toisen ollessa kirjautuneena koneelle et pääse kirjautumaan omaan sähköpostiisi, sillä kone käyttää kirjautuneen tietoja avaten hänen postinsa, vaikka yrittäisitkin kirjautua omilla tunnuksillasi.
Lue ohjeet kirjautumisesta yliopiston koneelle.

Kotikoneella

Outlookiin pääsee kirjautumaan osoitteesta www.helsinki.fi/office365.

• Kirjoita tunnuksesi muodossa tunnus@ad.helsinki.fi ja napsauta Seuraava (Next).

• Kirjoita käyttäjätunnuksesi pitkässä muodossa sekä salasanasi.
• Napsauta Kirjaudu sisään (Sign in).

Pääset muokkaamaan Outlookin asetuksia seuraavasti:

• Napsauta ratas-ikoni > Asetukset (Settings). 

• Avautuvassa ikkunassa asetukset on jaettu kolmeen palstaan. Valitse vasemmalta (1), haluatko muuttaa Outlookin yleisiä asetuksia vai jonkin tietyn osion ominaisuuksia. Keskipalstassa (2) voit tarkentaa valintaa ja palstassa (3) voit muuttaa asetuksia. 

• Kirjaudu palveluun osoitteessa www.helsinki.fi/office365.

Esimerkkikuvassa Outlook on avattu sähköpostinäkymään.

• Vasemmassa palstassa näet sähköpostikansiot (1).
• Keskipalstaan (2) on avattu Saapuneet (Inbox) -kansio.
• Oikeanpuoleiseen palstaan (3) avautuu valittu viesti lukunäkymään.
• Vasemmassa yläkulmassa (4) on ns. vohvelivalikko, josta voit siirtyä Outlookin eri sovellusten välillä.
• Ratas-ikonista (5) pääset muokkaamaan Outlookin asetuksia. Voit esimerkiksi vaihtaa Outlookin kielen tai luoda allekirjoituksen sähköposteihin.
• Help-valikosta (6) löydät Outlookin oman ohjeistuksen ja vinkkejä käyttöön. 

• Kirjoita uusi viesti napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi (New) -linkkiä. 

• Kirjoita vastaanottajan nimi Vastaanottaja (To) -kenttään (1).
• Kirjoita kenttään (2) kopioiden vastaanottajat.
• Kirjoita viestin otsikko kenttään (3).
• Kirjoita viesti kenttään (4).
• Ikkunan ylä- ja alareunassa (5) on lähetyspainike Lähetä (Send) ja painike liitteiden lisäämiseksi Liitä (Attach). 

Voit lajitella viestit päivämäärän, lähettäjän tai jonkin muun ominaisuuden mukaan Suodatin (Filter) -valikosta.

• Napsauta Suodatin (Filter) -valikko auki.
• Avaa Lajitteluperuste (Sort by).
• Valitse lajittelukriteeri. 

Normaalisti Outlook esittää saapuneet viestit aikajärjestyksessä. Samaan aiheeseen liittyvät viestit voivat olla kaukana toisistaan ja kokonaiskuvan hahmottaminen vaikeaa. Vaihtamalla viestien esitystavaksi keskustelunäkymän samaan aiheeseen liittyvät viestit ryhmitellään yhdeksi kokonaisuudeksi ja viestilistassa näkyy vain ketjun aloittanut viesti. 

Voit muuttaa näkymän seuraavasti:

• Napsauta ratas-ikonia avataksesi Asetukset-valikko (Settings).

• Valitse Näytä muodossa (Show as) > Keskustelut (Conversations). 

Voit luokitella viestejä seuraavasti:

• Avaa valikko napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella viestin otsikkokenttää.
• Napsauta Luokittele (Categorize) ja valitse avautuvasta listasta sopiva luokka viestille. 

• Kohdasta Luokkien hallinta... (Manage categories...) voit lisätä uusia omia luokkia.
• Luokittelu näkyy värikoodeina. Voit luokitella saman viestin kuuluvaksi useisiin eri luokkiin.

Voit hakea vanhoja viestejä hakusanoja käyttämällä seuraavasti:

• Kirjoita hakutermi Hae (Search) -kenttään.
• Paina ENTER. 

• Sulje haku klikkaamalla hakukentän nuolta. 

• Voit rajata hakua klikkaamalla hakukentässä olevaa nuolta. 

Voit lisätä uusia kansioita seuraavasti:

• Napsauta hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan kansiolistauksessa jotain kansiota.
• Napsauta Luo uusi kansio (Create new folder). 

• Anna uudelle kansiolle nimi ja paina ENTER. 

• Voit siirtää viestejä toiseen kansioon raahaamalla niitä hiirellä.
• Voit kopioida viestin toiseen kansioon pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa raahaamisen aikana. 

Voit asettaa Outlookin suorittamaan automaattisesti erilaisia toimenpiteitä tietyt ehdot täyttäville viesteille. Voit esimerkiksi ohjata joltakin lähettäjältä tulevat viestit aina omaan kansioon tai joitakin avainsanoja sisältävät viestit yhteen kansioon. Viestien käsittely tapahtuu sääntöjen avulla. Voit itse luoda uusia sääntöjä. Helpoiten sääntöjen luominen tapahtuu käyttämällä jotain viestiä mallina.

Jos teet sääntöjä roskapostia varten, muista tarkistaa roskapostikansiosi ajoittain. Säännöt eivät ole erehtymättömiä, vaan joskus asiallistakin postia voi joutua väärään kansioon.

Roskapostiviestit on kuitenkin parempi käsitellä erillisen ohjeen mukaisesti.

Säännöt luodaan seuraavasti:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jolle haluat luoda säännön.
• Valitse Lisätoiminnot > Luo sääntö (Advance actions > Create rule). 

• Oletuksena on sääntö siirtää viesti toiseen kansioon (1). Valitse kansio alasvetovalikosta (2) ja klikkaa OK (4). Kohdasta Lisäasetukset (More Options) (3) pääset luomaan tarkempia sääntöjä. 

• More options -valikosta voit säätää hyvin tarkasti, mitä viesteille tehdään. 

Voit myöhemmin muuttaa sääntöä seuraavasti:

• Avaa oikeassa yläkulmassa olevasta ratas-ikonista valikko. 
• Valitse Sähköposti > Säännöt > Säännöt (Email > Rules > Rules). 

Outlook ilmoittaa saapuvista viesteistä ääni- ja visuaalisella merkillä. Jos koet nämä työntekoa häiritsevinä, voit muuttaa oletusarvoja seuraavasti:

• Napsauta ratas-ikonia. 
• Valitse Sähköposti (Mail). 
• Avaa Yleiset > Ilmoitukset > Ilmoitukset (General > Notifications > Notifications). 

Poistamasi viestit siirretään ensin Poistetut (Deleted items) -kansioon. Tietyn ajan jälkeen Deleted Items -kansiosta viestit siirretään piilotettuun Poistetut-kansioon, josta voit palauttaa viestejä. Lue lisää viestien säilytys- ja poistoprosessista.

HUOM: Postiylläpito ei tee palautuksia käyttäjän sähköpostilaatikkoon erikoistapauksia lukuun ottamatta. Käyttäjä voi palauttaa viestit tai muut poistetut kohteet itse 30 päivän sisällä kohteen poistamisesta, jonka jälkeen postilaatikon kohteet eivät ole palautettavissa. Office 365 -sähköpostijärjestelmässä olevista sähköposteista ei oteta varmuuskopioita perinteisellä tavalla nauhoille, vaan käytämme nykysuositusten mukaisesti tietokantojen hajautusta.

Voit itse palauttaa myös viestit, jotka eivät enää ole Poistetut-kansiossa:

• Napsauta Poistetut (Deleted items) -tekstiä (1).
• Viestit avautuvat lukuikkunaan.
• Klikkaa palautettavaa viestiä hiiren kakkospainikkeella (2).
• Avaa Siirrä (Move) -alivalikko.
• Valitse kansio, johon haluat viestin siirtää. 

Roskapostin ilmoittamisesta on erillinen ohje.

Voit antaa muille käyttäjille oikeuksia omiin sähköpostikansioihisi seuraavasti:

• Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä kansiota, jonka oikeuksia haluat muokata.
• Valitse Käyttöoikeudet (Permissions). 

• Napsauta + -merkkiä (1).
• Kirjoita nimen alkua kenttään (2)
• Valitse henkilö (3). 

• Napsauta Lisää (Add). 

• Varmista, että lisätty henkilö on valittu aktiiviseksi (1).
• Valitse Käyttöoikeustaso (Permission level) -valikosta sopiva oikeustaso. Oletuksena on Ei mitään (None). 

HUOM: Anna vielä lukuoikeus annettava päätason kansioon toistamalla edelliset vaiheet.

• Jaetun postilaatikon käyttämisestä on erillinen ohje.