Tiedonluokittelu on pilotointivaiheessa ja käytössä vasta osalla yliopistolaisia. Päivitämme ohjetta aktiivisesti saadun palautteen perustella.
Tämä ohje kertoo tiedon luokittelusta Helsingin yliopistolla Microsoft 365 -tiedostoissa (Word, Excel, PowerPoint).
Lue yleisemmin tiedonluokittelusta koontisivulta.
Pikaohje
Tiedonluokittelu tiedostoissa lyhyesti
Luokittelu
- Tiedosto on luokiteltava aina.
- Perusta luokittelun valinta sisällön riskitasoon.
- Päivitä luokka, jos sisältö muuttuu.
Salaus (1R, 2A)
- Salaus = vain oikeutetut näkevät.
Jakaminen
- Luokka määrittää, kenelle voit jakaa.
- Anonyymilinkki: vain 5W ja Henkilökohtainen.
- 2A–4G: HY käyttäjät tai nimetyt henkilöt.
- 1R: vain harkiten, rajatusti.
Huomioita
- Ulkopuolisille jakaminen voi vaatia salaamattoman tiedoston (ei suositeltu).
- 1R ja 2A: vesileima näkyy tiedostossa.
Tarkka ohje
Tiedonluokittelumalli
Näin luokittelet tiedoston
Aina kun luot M365-tiedoston tai alat muokata tiedostoa, jota ei ole vielä luokiteltu Helsingin yliopistolla, sinun pitää määrittää tiedostolle tiedonluokka.
Luokka on aina valittava tietosisällön riskitason mukaisesti. Mikäli sisältö muuttuu sillä tavoin, että sen riskitaso muuttuu, tulee luokka aina muuttaa vastaaman tietosisältöä.
Luokittele tiedosto valitsemalla Home-valikosta Sensitivity.
Tiedostojen salaus ja suojaus Microsoft-teknologialla
Tiedostoissa luokissa 1R ja 2A tiedostot salataan ja suojataan Microsoftin teknologialla suoraan valitsemalla alaluokka Salattu.
Salaus tarkoittaa, että tiedoston sisältö on luettavissa vain oikeutetuille käyttäjille.
Suojaus tarkoittaa, että tiedoston käyttöä (esim. kopiointi, tulostus) voidaan rajoittaa.
Tiedosto rajataan tällöin:
- vain nimetyille käyttäjille tai
- vain Helsingin yliopiston käyttäjille
Kun valitset tiedostolle luokan 1R – Salattu:
- tiedosto salataan ja suojataan vain sinun valitsemiesi Helsingin yliopiston käyttäjien ulottuville.
- sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit tarkemmin määrittää henkilöt, jotka pääsevät tiedostoa lukemaan ja muokkaamaan.
- kenenkään muun kuin sinun valitsemiesi käyttäjien ei ole mahdollista avata tiedostoa.
Kun valitset tiedostolle luokan 2A – Salattu:
- tiedosto salataan ja suojataan vain Helsingin yliopiston käyttäjien ulottuville.
- kenenkään muun kuin Helsingin yliopiston käyttäjien ei ole mahdollista avata tiedostoa.
Ulkopuoliselle lähetettävä 1R tai 2A luokan tiedosto
Mikäli tarvitset jakaa 1R tai 2A luokkien tiedostoja yliopiston ulkopuoliselle taholle, on mahdollista käyttää alaluokkaa Salaamaton (Ei suositeltu). Tässä tapauksessa tiedostoa itseään ei salata, vaan se tehdään erikseen kun tiedosto lähetetään sähköpostilla.
Tiedostojen jakaminen linkkinä
Kun olet tallentanut tiedoston esim. omaan OneDrive-kansioosi tai jaettuun Teams-kansioon, sinun on mahdollista jakaa tiedostoa eteenpäin linkillä. Jakaessasi teet valinnan, kenelle annat pääsyn tiedostoon linkin kautta.
Tiedostolle valitsemasi luokka vaikuttaa siihen, kuinka laajalle joukolle voit tiedoston linkkinä jakaa.
Jakaminen anonyymilinkkinä
Tiedoston jakaminen anonyymilinkillä (Anyone with the link) tarkoittaa sitä, että kuka tahansa linkin tietävä saa sen kautta tiedoston auki ilman tunnistautumista.
Anonyymilinkillä tiedoston jakaminen on mahdollista vain seuraaville luokille:
- 5W – Avoin
- Henkilökohtainen (työhön liittymätön)
Jakaminen rajatulle joukolle tai yksittäisille käyttäjille
Luokkiin 2A-4G luokitelluille tiedostoille voidaan luoda jakolinkki:
- kaikille Helsingin yliopiston käyttäjille tai
- tietyille nimetyille henkilöille.
Huomioita jakamisesta
- Jos asetat jakolinkkiin oikeudet kaikille Helsingin yliopiston käyttäjille, tällöin kaikki Helsingin yliopiston käyttäjät, jotka tietävät linkin, pääsevät myös tiedostoon käsiksi. Yliopiston ulkopuolisille henkilöille tällöin ei voi antaa tiedostoon oikeuksia.
- Jos jaat tiedoston linkkinä valituille henkilöille, vain kyseiset henkilöt saavat tiedoston auki. Valittujen henkilöiden joukossa voi olla myös yliopiston ulkopuolisia käyttäjiä.
- Myös 1R-luokiteltuun materiaaliin on teknisesti mahdollista luoda jakolinkki nimetyille käyttäjille. Tämän luokan materiaalin jakamisessa ja tallentamisessa on kuitenkin käytettävä tarkkaa, tapauskohtaista harkintaa siinä, missä materiaalia on tarpeen käsitellä.
Luokan näkyminen vesileimana tiedoston ylälaidassa
Luokkiin 1R tai 2A luokitelluissa tiedostoissa luokan nimi näkyy automaattisesti tiedoston ylälaidassa vesileimana.
Vesileima auttaa vastaanottajaa tunnistamaan sisällön luokan myös silloin, kun sitä jaetaan organisaation ulkopuolelle.
Tällä hetkellä (vuosi 2026) Helsingin yliopiston mallissa luokkiin 3Y–5W sekä Henkilökohtainen luokitelluissa tiedostoissa vesileimaa ei tule näkyville.
Tekoälyltä kielletyt
Voit käyttää yliopiston tukemien tekoälysovelluksien (esim. Copilot, Curre) kanssa luokkien 3Y-5W tiedostoja.
Luokkien 1R, 2A ja Henkilökohtainen tiedostot ovat estetty kokonaan tekoälysovelluksilta.
KUVA tulossa
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?