Klassificering av information i M365-filer (Word, PowerPoint, Excel)

Läs mer om dataklassificering vid Helsingfors universitet på landningssidan.

När du skapar en M365-fil eller börjar redigera en fil som ännu inte har klassificerats av Helsingfors universitet måste du ange filen en informationsklass.

Klassen måste alltid väljas enligt datainnehållets risknivå. Om innehållet ändras på ett sådant sätt att dess risknivå ändras måste klassen alltid ändras så att den motsvarar datainnehållet.

Klassificera filen genom att välja Känslighet (Sensitivity) i Start-menyn (Home). 

Här finns en mer detaljerad lista över de informationsklasser som används av Helsingfors universitet i filer, samt deras mer detaljerade inställningar och begränsningar.

Filklasser och begränsningar

Hemlig (1R)

• Underklass: Krypterad
  • Filer krypteras och skyddas med hjälp av Microsoft-teknik, tvingar också användare att identifieras
  • Klassen visas som text högst upp i filen
  • Delning av filen som en anonym länk är blockerad
  • Åtkomst till filen med AI-applikationer är blockerad
• Underklass: Okrypterad (rekommenderas inte)
  • Kryptera själv 
  • Klassen visas som text högst upp i filen
  • Delning av filen som en anonym länk är blockerad
  • Åtkomst till filen för AI-applikationer är blockerad

Konfidentiell med begränsning (2A)

• Underklass: Krypterad
  • Filer krypteras och skyddas med hjälp av Microsoft-teknik
  • Kategorin visas som text högst upp i filen
  • Delning av filen som en anonym länk är blockerad
  • Åtkomst till filen för AI-applikationer är blockerad
• Underklass: Okrypterad (rekommenderas inte)
  • Kryptera själv 
  • Klassen visas som text högst upp i filen
  • Delning av filen som en anonym länk är blockerad
  • Åtkomst till filen för AI-applikationer är blockerad

Konfidentiell (3Y) och intern (4G)

• Kräver inte kryptering
• Klassen visas inte som text högst upp i filen
• Delning av filen som en anonym länk är blockerad
• Filen är inte blockerad från att användas av AI-applikationer

Öppen (5W)

• Kräver inte kryptering
• Kategorin visas inte som text högst upp i filen
• Delning av filen som en anonym länk är inte blockerad
• Åtkomst till filen för AI-applikationer är inte blockerad

Privat (ej arbetsrelaterad)

• Använd kryptering vid behov
• Klassen visas inte som text högst upp i filen
• Delning av filen som en anonym länk är inte blockerad
• Användning av filen av AI-applikationer är blockerad

I klasserna 1R och 2A krypteras och skyddas filer med Microsoft-teknik direkt när du väljer underklassen Krypterad.

Kryptering innebär att innehållet i filen endast är läsbart för behöriga användare.
Skydd innebär att användningen av filen (t.ex. kopiering, utskrift) kan begränsas.

Filen är då begränsad:

• endast för namngivna användare eller
• endast för användare vid Helsingfors universitet

När du väljer klassen 1R - Krypterad för en fil:

• kommer filen att krypteras och skyddas endast för de användare vid Helsingfors universitet som du väljer.
• detta öppnar ett fönster där du ytterligare kan ange vem som kan läsa och redigera filen.
• ingen annan än dina valda användare kommer att kunna öppna filen.

När du väljer klassen 2A - Krypterad för en fil:

• filen kommer att krypteras och skyddas endast för användarna vid Helsingfors universitet.
• Ingen annan än Helsingfors universitets användare kommer att kunna öppna filen.

Skicka en 1R- eller 2A-fil utanför universitetet

Om du behöver dela en 1R- eller 2A-fil med någon utanför universitetet är det möjligt att använda underklassen Okrypterad (rekommenderas inte). I det här fallet krypteras inte själva filen, utan detta görs separat när filen skickas via e-post.

När du har sparat en fil i t.ex. din OneDrive-mapp eller en delad Teams-mapp kan du dela filen med en länk. När du delar gör du ett val om vem du ger tillgång till filen via länken.

• Se även de separata instruktionerna om fildelning

Den klass du väljer för en fil kommer att påverka hur mycket du kan dela filen som en länk.

Dela en fil med en anonym länk

Att dela en fil med en anonym länk (Anyone with the link) innebär att alla som känner till länken kan komma åt filen utan autentisering.

Fildelning med anonymlänken är endast möjlig för följande klasser:

• 5W - Öppen
• Privat (ej arbetsrelaterad)

Delning med ett begränsat antal eller enskilda användare

Filer som klassificeras som 2A-4G kan delas med en länk:

• till alla användare vid Helsingfors universitet eller
• till personer som du väljer.

Anmärkningar om delning

• Om du ger alla användare vid Helsingfors universitet behörighet till delningslänken, kommer alla användare vid Helsingfors universitet som känner till länken också att ha tillgång till filen. I detta fall kan du inte ge åtkomst till filen till personer utanför universitetet.
• Om du delar filen med utvalda personer som en länk, kommer endast dessa personer att ha tillgång till filen. De utvalda personerna kan även vara användare utanför universitetet.
• Det är även tekniskt möjligt att skapa en delningslänk till namngivna användare för 1R-klassat material. Vid delning och lagring av material i denna klass måste man dock göra en noggrann bedömning från fall till fall av var materialet behöver behandlas.

För filer klassificerade som 1R eller 2A visas klassnamnet automatiskt högst upp i filen som en vattenstämpel.

Vattenstämpeln hjälper mottagaren att identifiera innehållets klass även när det delas utanför organisationen.

För närvarande (år 2026) visar Helsingfors universitets modell inte en vattenstämpel för filer som klassificeras som 3Y-5W och Privat.

Du kan använda filer från kategorierna 3Y-5W med AI-program som stöds av universitetet (t.ex. Copilot, Curre).

Kategorierna 1R, 2A och Privat-filer är helt blockerade från AI-program.