Kokoushuoneen varaaminen (OWA)

Voit varata kokoushuoneen OWA:ssa. Huomaa kuitenkin, että Outlook toimii huonevarauksessa paremmin, joten sen käyttö on suositeltavaa. Kaikkia kokoustiloja ei voi varata Outlookin / OWA:n kautta, koska Office 365 -järjestelmään on siirretty vain osa kokoushuoneiden tilavarauksista.

Yleensä huone kannattaa varata samaan aikaan, kun lähetät kokouskutsun. Voit tehdä huonevarauksen ja lähettää kokouskutsun usealla eri tavalla. Tässä ohjeessa neuvotaan ensin nopea ja yksinkertainen tapa tehdä kokouskutsu ja huonevaraus. Sen jälkeen neuvotaan, kuinka voit varata erilaisia järjestelmään tuotuja resursseja, esimerkiksi tutkimuslaitteita. Lisäksi kerrotaan, kuinka voit varmistaa, että varaus on onnistunut.

HUOM: Huoneiden käyttöoikeus voi olla rajattu pienelle joukolle. Et välttämättä voi varata kokoustilaa, vaikka näet sen listassa. Jos et voi varata huonetta, johon sinulla pitäisi olla käyttöoikeus, ota yhteyttä ko. kiinteistön tilavarauksista vastaavaan henkilöön.
Huone lähettää aina vastausviestin, kun olet lähettänyt kokouskutsun. Viestissä on mm. tieto siitä, kenellä on varausoikeus huoneeseen ja keneltä varausoikeuksista voi kysellä.

Microsoft on jo jonkin aikaa tarjonnut käyttäjille mahdollisuutta testata OWA:n uutta versiota.

Huonevaraukset kalenterissa eivät toimi uudessa versiossa.
Muitakin ongelmia saattaa olla. Nämä ongelmat välttää käyttämällä nykyistä versiota.

Tabs

Tarkka ohje

Varmista, että teet varauksen omaan kalenteriisi! 

Kokoushuoneen varaaminen

Tässä esimerkissä Raimo Keski-vääntö toimii kokouksen järjestäjänä (Meeting Organizer). Raimo varaa ensin kokousajan ja -huoneen, ja kutsuu sitten yhden osallistujan.
Esimerkissä kalenteri on kuukausinäkymässä. Viikko- ja päivänäkymässä avautuva uusi tyhjä kokous näyttää hieman erilaiselta. Katso esimerkki kohdasta Välineiden varaaminen.

  • Avaa OWA-kalenteri. Tarkista, että kyseessä on varmasti oma kalenterisi.
  • Kaksoisklikkaa kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat tehdä varauksen.
    owa_huonevaraus_1b.jpg

 

  • Lisää kutsun aihe kenttään (1) kohdassa Details (Tiedot).
  • Joidenkin huoneiden kohdalla kuka tahansa voi nähdä varauksen aiheen varauskalenterissa. Älä kirjoita Otsikko-kenttään mitään sellaista, mitä kaikki yliopistolaiset eivät saisi lukea.
  • Valitse kokouksen alkamis- ja päättymisaika valikoista (2).
    owa_huonevaraus_2.jpg

 

  • Klikkaa kentässä Add a location or a room (Lisää sijainti tai huone) (1).
  • Avautuvassa valikossa on ensin lista aiemmin käyttämistäsi huoneista (2).
    26.6.2019: Aiemmin käytettyjen huoneiden listassa on havaittu ongelmia. Sitä kautta tehdyt huonevaraukset eivät aina toteudu. Tee varaus varmuuden vuoksi seuraavan kohdan mukaisesti. ONNISTUNEESTA VARAUKSESTA SAAT AINA VASTAUKSEN SÄHKÖPOSTIISI.
  • Kohdasta Add room (Lisää huone) (3) voit valita laajemmasta joukosta huoneita.
    owa_huonevaraus_3.jpg

 

  • Add room (Lisää huone) -vaihtoehto avattuna. Listan alussa (1) on Arcus-rakennuksen huoneet ja tieto siitä, onko tila vapaa vai varattu suunniteltuna aikana. Kohdasta Choose a new room list (Valitse uusi huoneluettelo) (2) voit vaihtaa rakennusta.
    owa_huonevaraus_4b.jpg

 

  •  Choose new room list (Valitse uusi huoneluettelo) avattuna. Listassa näkyy kaikki järjestelmään ilmoitetut huoneet.
    owa_huonevaraus_5c.jpg

 

  • Valitse huone.
  • Klikkaa Add attendees (Lisää osallistujia).
    owa_huonevaraus_6.jpg

 

  • Voit hakea henkilöitä kirjoittamalla nimen alkua kenttään Search people (Etsi henkilöitä) (1).
  • Kohdassa (2) voi olla joitakin yleisimmin käyttämiäsi yhteystietoja. Voit lisätä osallistujan klikkaamalla hänen nimeään.
    owa_huonevaraus_6b.jpg

 

  • Kun olet lisännyt osallistujat, klikkaa Save (Tallenna).
    owa_huonevaraus_osallistujat_ok.jpg

 

  • Lisäämäsi henkilöt ja huoneet näkyvät listauksessa. Kunkin kohdalla on lisäksi tieto siitä, onko muita päällekkäisiä varauksia voimassa. Pitkänen, K Juhani on varattuna suunniteltuna aikana, joten kokouksen aikaa on siirrettävä.
    owa_huonevaraus_7.jpg

 

  • Klikkaa  Scheduling assistant (Ajoitustoiminto).
    owa_huonevaraus_8.jpg

 

  •  Kokouksen osanottajat näkyvät vasemmalla kohdassa (1). Varattava huone on samassa palstassa alimpana. Samat tiedot näkyvät kalenterinäkymässä oikealla (1).
  • Suunniteltu aika näkyy vasemmalla ja kalenterinäkymässä vahvemmilla viivoilla korostettuna (2).
  • Kohdassa (3) näkyy korostettuna Juhani Pitkäsen kohdalla osittain päällekkäinen varaus aikavälillä 10-12. Muuta aikaa siten, ettei päällekkäisyyksiä ole.
    owa_huonevaraus_9.jpg

 

  • Kokous on siirretty 12:30 - 13:30 välille (1). Päällekkäisyyksiä ei enää ole. Klikkaa OK (2).
    owa_huonevaraus_10b.jpg

 

  • Tarkista vielä tiedot ennen kutsun lähettämistä.
  • Klikkaa Send (Lähetä).
    owa_huonevaraus_12.jpg

 

  • Kokous näkyy nyt kalenterissasi. 
    owa_huonevaraus_13.jpg

 

Kokoushuoneen varaaminen omaan käyttöön

  • Voit varata kokoushuoneen vain omaan käyttöön kuten edellä. Varaus ei ole kokous, sillä muita osallistujia ei ole. Varmista, että kalenterin vasemmassa yläkulmassa lukee Send (Lähetä), kun tallennat tapahtuman.
    huonevaraus_itselle_owa_1.png
  • Jos siellä lukee Save (Tallenna), varauksesta ei lähde sähköpostia huoneelle eikä varaus tule voimaan. Tapahtuma tallentuu vain omaan kalenteriisi, mutta huone on edelleen vapaa ja muiden varattavissa.
    huonevaraus_itselle_owa_2.png
  • Huone lähettää aina sähköpostiviestin onnistuneesta varauksesta.
     

Välineiden varaaminen

Voit varata Office 365-palvelussa joitakin välineitä, esimerkiksi tutkimuslaitteita ja autoja.

Välineiden käyttöoikeus voi olla rajattu pienelle joukolle. Et välttämättä voi varata kyseistä välinettä, vaikka näet sen listassa. Jos et voi varata välinettä, johon sinulla pitäisi olla käyttöoikeus, ota yhteyttä kyseisen välineen varauksista vastaavaan henkilöön.

Tässä esimerkissä varataan käyttöön auto. Samalla tavalla voi varata muitakin välineitä. Kalenteri on viikkonäkymässä. Kuukausinäkymässä avautuva uusi tyhjä kokous näyttää hieman erilaiselta.

Huomaa, että samalla omaan kalenteriisi tulee varaus samalle ajalle. Muut näkevät sinut varattuna.

  • Avaa kalenteri. Tarkista, että kyseessä on varmasti oma kalenterisi.
  • Pidä hiiren ykköspainike painettuna ja vedä halutun pituinen varaus kalenteriin.
    owa_laitevaraus_viikko_1b.jpg

 

  • Kirjoita kuvaus varauksesta kenttään (1).
  • Klikkaa More details (Lisätietoja) (2).
    owa_laitevaraus_viikko_3c.jpg

 

  • Klikkaa Scheduling assistant (Ajoitustoiminto).
    owa_laitevaraus_viikko_5b.jpg
  • Kirjoita kohtaan Attendees (Osallistujat) varattavan resurssin nimen alkua. 
  • Klikkaa avautuvasta valikosta oikeaa resurssia.
    owa_laitevaraus_viikko_6.jpg

 

  • Klikkaa OK.
    owa_laitevaraus_viikko_4b.jpg

 

  • Varattu laite näkyy OWA:ssa kohdassa Attendees (Osallistujat). Mikäli laite ei ole vapaa, muuta aikaa avustajasta.
    owa_laitevaraus_viikko_4c.jpg

 

  • Klikkaa Send (Lähetä).
    owa_laitevaraus_viikko_8.jpg

 

  • Varaus näkyy kalenterissasi.
    owa_laitevaraus_viikko_9.jpg

 

Vastausten seuraaminen

  • Kun olet lähettänyt kokouskutsun, tarkista heti sähköpostistasi, että valittu huone on hyväksynyt varauksen. Huone lähettää aina vastausviestin.
  • Vastausviestissä voi olla lisätietoja huoneesta. Esimerkissä näkyy vastausviestin lähettäjä, huone "Arcus 209a, Tiken viestintä", tieto siitä, että varaus hyväksyttiin (eli huone oli vapaa) (1) ja tieto siitä, kenellä on varausoikeus huoneeseen ja keneltä varausoikeuksista voi kysellä (2).
    owa_huonevaraus_hyvaksymisviesti.jpg

 

  • Voit myöhemmin tarkistaa ketkä ovat vastanneet kutsuusi. Klikkaa kalenterissasi kokousmerkintää.
    owa_laitevaraus_vastaukset_1.jpg

 

  • Kokouksen on hyväksynyt kaksi osallistujaa. Klikkaamalla Edit (Muokkaa) saat tarkemmat tiedot näkyviin. 
    owa_laitevaraus_vastaukset_2.jpg

 

Kokouksen muuttaminen jälkikäteen

Jos sinun pitää muuttaa kokousta (lisätä tai poistaa osallistujia, vaihtaa ajankohtaa tai huonetta jne.) sen jälkeen, kun olet lähettänyt kutsut ja tehnyt huonevarauksen, huomioi seuraavat seikat:

  • Seuraa osallistujien vastauksia. Jos muutat kokousaikaa, heidän pitää hyväksyä kokouspyynnöt uudestaan.
  • Kun muutat kokousaikaa, tarkista aina Ajoitustoiminnon avulla, että jo varattu huone on vapaana myös uutena kokousaikana.
  • Jos vaihdat huonetta, tee se aina Ajoitustoiminnon avulla ja varmista, että huone on vapaana myös uutena kokousaikana.
  • Ole tarkkana, kun muutat toistuvia varauksia! Suosituissa huoneissa varausaikojen muuttaminen voi olla hyvin vaikeaa. Pahimmassa tapauksessa huonevaraus voi poistua kokonaan.
  • Muista aina lähettää muutokset osallistujille ja varatulle huoneelle.
  • Varmista, että huone hyväksyy muutokset (lähettää uuden viestin).
     

Kokouksen peruminen

  • Voit perua itse tekemäsi kokouskutsut.
  • Napsauta peruttavaa tapahtumaa omasta kalenteristasi.
  • Napsauta Cancel (Peruuta).
  • Voit halutessasi muokata peruutusviestiä valitsemalla Edit the cancellation before sending (Muokkaa peruutusviestiä ennen lähettämistä). Muussa tapauksessa klikkaa Send the cancellatiuon now (Lähetä peruutusviesti nyt).
    owa_huonevaraus_peru_1.jpg

 

Miten voin varmistua, että huonevaraukseni onnistui?

  • Huone on lähettänyt hyväksyvän vastausviestin (Accepted), eikä kokouksen tietoja ole muutettu jälkeenpäin. Varmista, että varausviesti tulee huoneelta, sillä myös osallistujat lähettävät niitä.
  • Avaa huoneen varauskalenteri ja tarkista, että oma varauksesi on mennyt läpi. Huoneen varauskalenteri on ainoa luotettava tapa tarkistaa kenellä on voimassaoleva varaus.
  • Jos kokousta on muutettu, muista ilmoittaa siitä kaikille osallistujille ja huoneelle (Send Update), ja varmista, että saat hyväksyvät vastausviestit.

Miten voin selvittää kenellä on voimassaoleva varaus johonkin huoneeseen?

  • Joissakin rakennuksissa vahtimestareilla on mahdollisuus tarkistaa varaustilanne rakennuksen varattavien huoneiden kalentereista. 
  • Jos sinulla on kiire selvittää kenellä on voimassaoleva varaus johonkin huoneeseen eikä huoneen kalenterista näy varaajatietoja, voit yrittää tehdä huoneeseen uuden, päällekkäisen varauksen (voimassaolevan varauksen alku- ja loppuajat näkee aina huoneen kalenterista). Näet varaajan tiedot automaattisesta vastausviestistä. Varaamisen yrityksestä pitäisi siis tulla hylkäävä vastaus ja vastausviestissä on tavallisesti mainittuna, kenen tekemä varaus estää huoneen varaamisen. Jotta voit yrittää päällekkäistä varausta, sinulla pitää olla varausoikeus kyseiseen huoneeseen. Jos sinulla ei ole oikeuksia, saat ilmoituksen, että varauspyyntö on hylätty, koska varausoikeudet puuttuvat. 
    Huomaa, että et voi tehdä huonevarausta menneisyyteen, joten varauksen alkamisaika pitää olla tulevaisuudessa (riittää, kun se menee hieman päällekkäin kiistanalaisen varauksen kanssa). Peruuta lopuksi ko. ylimääräinen kokous omasta kalenterista. 
huonevaraus_outlook_paallekkainen_1.jpg

Mikä voi mennä vikaan huonevarauksissa?

  • Varauspyynnöt lähetetään huoneille sähköpostiviesteinä aivan samoin kuin kokoukseen osallistuville henkilöille. Eri syistä viestin kulkeminen voi viivästyä. Huone lähettää myös vastausviestin sähköpostiviestinä. Kannattaa siis odotella rauhassa jonkin aikaa, jotta viestit ehtivät kulkea.
  • Osa yliopiston jakelulistoista sijaitsee muualla kuin Office 365 -järjestelmässä. Tällaisia ovat mm.  1) grp-alkuiset ryhmät, joille on otettu käyttöön sähköpostiosoite 2 ) hy-alkuiset automaattiryhmät 3) Majordomo-postituslistat. Nämä listat eivät löydy Office 365 –osoitekirjasta. Office 365 pitää näitä sähköpostiosoitteita ulkopuolisina eikä pysty selvittämään keitä osoitteiden takaa löytyy. Siksi kokouskutsut, joissa on käytetty näitä ryhmiä, voivat käyttäytyä joissakin tilanteissa eri tavoin kuin kokouskutsut, jotka on lähetetty käyttäen Office 365 -järjestelmän omia ryhmiä tai jos osallistujat on valittu yksitellen.
  • Kuka tahansa voi tehdä omaan kalenteriinsa tapaamisen (Appointment) jollekin ajalle ja kirjoittaa varauksen Sijainti-kenttään paikaksi mitä tahansa varaamatta mitään oikeasti. Kokous omassa kalenterissa ei ole todiste tilavarauksesta.
  • Varaaja on voinut hakea jostakin huonelistasta kaikki listan huoneet näkyviin, mutta ei ole valinnut niistä yhtään, jolloin kokouskutsut on voitu lähettää vahingossa ilman tilavarausta. Tilavarauksen voi onneksi lisätä kokoukseen myös jälkikäteen muokkaamalla kokousta, valitsemalla tilan ja lähettämälllä päivityksen.
  • Varauksesta on voinut tulla hylkäysviesti, kuten pitääkin, mutta sitä ei ole huomattu tai siitä ei ole välitetty. Kokous kuitenkin säilyy omassa kalenterissa. Huoneen lähettämä hylkäysviesti ei poista kokousta omasta kalenterista.
  • Kokousaikaa on voitu muuttaa myöhemmin, eikä kokouksesta ole lähetetty päivityksiä osallistujille, mukaan lukien varattu huone.
  • Kannattaa tarkistaa, että sait hyväksymisviestin varmasti juuri siltä huoneelta, jonka yritit varata.
  • Epäselvissä tilanteissa varmista voimassa oleva varaus kyseisen tilan omasta kalenterista. Jos varauksen tiedot eivät näy, pyydä apua rakennuksen vahtimestarilta.
  • Tietokoneen asetuksissa aikavyöhyke on mahdollisesti asetettu väärin. Tarkista asetukset jos muut mahdolliset ongelmalähteet on suljettu pois.