OWA (Outlook Web App): Att boka mötesrum

Letar du efter instruktion för Outlook? Den hittar du här

Du kan boka mötesrum i OWA. Observera dock att vi rekommenderar Outlook för bokningar eftersom det fungerar bättre. Alla mötesrum går inte att boka via Outlook/OWA, eftersom endast en del av lokalbokningarna för mötesrum har överförts till Office 365-systemet.

Normalt är det bäst att boka rummet samtidigt som du skickar ut inbjudan till mötet. Du kan boka rum och skicka mötesinbjudan på flera olika sätt. I denna anvisning förklaras först hur du skickar mötesinbjudan och bokar rum på ett snabbt och enkelt sätt. Därefter förklaras hur du kan boka olika resurser som finns i systemet, till exempel forskningsutrustning. Dessutom får du veta hur du säkerställer att bokningen lyckades.

OBS! Rätten att använda ett rum kan vara begränsad till en liten grupp. Du kan inte alltid boka ett mötesrum, även om den visas i listan. Om du inte kan boka ett rum som du borde ha rätt att använda, kontakta den person som ansvarar för lokalbokningar i fastigheten i fråga.

Tabs

Detaljerad hjälp

Se till att du gör bokningen i din egen kalender!

Att boka mötesrum

I detta exempel fungerar Raimo Keski-Vääntö som mötesorganisatör (Meeting Organizer). Raimo bokar först tid och rum för mötet och bjuder sedan in en deltagare.
I exemplet visas kalendern i månadsvyn. Ett nytt tomt möte som öppnas i vecko- och dagsvyn ser lite annorlunda ut. Se exempel under Att boka utrustning.

  • Öppna OWA-kalendern. Kontrollera att det säkert är din egen kalender.
  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill göra en bokning för.
    owa_huonevaraus_1b.jpg

 

  • Lägg till ett ämne till inbjudan i fältet (1) under Details (Information).
  • För vissa rum kan vem som helst se ämnet för bokningen i bokningskalendern. Skriv inget i rubrikfältet som inte alla vid universitetet får läsa.
  • Välj start- och sluttid för mötet i menyerna (2).
    owa_huonevaraus_2.jpg

 

  • Klicka på fältet Add a location or a room (Lägg till plats eller rum) (1).
  • I menyn som öppnas ser du först en lista med rum som du tidigare har använt (2).
    26.6.2019: Det har konstaterats problem i listan över de tidigare använda rummen. Rumsbokningar via den genomförs inte alltid. Gör en bokning för säkerhets skull enligt följande. DU FÅR ALLTID ETT SVAR VIA E-POST OM BOKNINGEN LYCKATS.
  • Under Add room (Lägg till rum) (3) kan du välja bland en större mängd rum.
    owa_huonevaraus_3.jpg

 

  • Alternativet Add room (Lägg till rum) öppnat. I början av listan (1) visas rummen i Arcus-byggnaden och information om ett rum är ledigt eller bokat vid den planerade tiden. Under Choose a new room list (Välj en ny rumslista) (2) kan du byta byggnad.
    owa_huonevaraus_4b.jpg

 

  •  Choose a new room list (Välj en ny rumslista) öppnat. I listan ser du alla rum som har anmälts till systemet.
    owa_huonevaraus_5c.jpg

 

  • Välj rum.
  • Klicka på Add Attendees (Lägg till deltagare).
    owa_huonevaraus_6.jpg

 

  • Du kan söka efter personer genom att börja skriva namnet i fältet Search people (Sök efter personer) (1).
  • Under (2) kan det finnas några av de kontaktuppgifter som du använder oftast. Du kan lägga till en deltagare genom att dubbelklicka på namnet.
    owa_huonevaraus_6b.jpg

 

  • När du har lagt till deltagarna, klicka på Save (Spara).
    owa_huonevaraus_osallistujat_ok.jpg

 

  • De personer och rum som du har lagt till visas i listan. För var och en av dem visas även information om deras eventuella överlappande bokningar. Pitkänen, K Juhani är upptagen vid den planerade tiden, så mötestiden måste flyttas.
    owa_huonevaraus_7.jpg

 

  • Klicka på Scheduling Assistant (Schemaläggningsassistenten).
    owa_huonevaraus_8.jpg

 

  •  Mötesdeltagarna visas till vänster (1). Det rummet som ska bokas visas längst ned i samma kolumn. Samma uppgifter visas i kalendervyn till höger (1).
  • Den planerade tiden visas till vänster och i kalendervyn markerad med tjockare linjer (2).
  • Vid (3) visas den överlappande bokning som Juhani Pitkänen har klockan 10–12 markerad. Ändra tiden så att det inte förekommer överlappningar.
    owa_huonevaraus_9.jpg

 

  • Mötet har flyttats till klockan 12:30–13:30 (1). Nu finns det inte längre några överlappningar. Klicka på OK (2).
    owa_huonevaraus_10b.jpg

 

  • Kontrollera ännu uppgifterna innan du skickar inbjudan.
  • Klicka på Send (Sänd).
    owa_huonevaraus_12.jpg

 

  • Mötet visas nu i din kalender.
    owa_huonevaraus_13.jpg

 

Att boka mötesrum för privat användning

  • Du kan boka mötesrum endast för privat användning som ovan. Bokningen är inte något möte, eftersom det inte finns några andra deltagare. Se till att det står Send (Skicka) i det övre vänstra hörnet av kalendern när du spar händelsen.
    huonevaraus_itselle_owa_1.png
  • Om det står Save (Spara), kommer det inte att skickas något e-postmeddelande för rummet och bokningen kommer inte att gälla. Händelsen sparas då endast i din egen kalender, men rummet är fortfarande ledigt och bokningsbar för andra.
    huonevaraus_itselle_owa_2.png
  • Rummet skickar alltid ett e-postmeddelande om bokningen lyckats.

 

Att boka utrustning

I Office 365-tjänsten kan du boka viss utrustning, till exempel forskningsutrustning och bilar.

Rätten att använda en viss utrustning kan vara begränsad till en liten grupp. Du kan inte alltid boka utrustningen i fråga, även om den syns i listan. Om du inte kan boka utrustning som du borde ha rätt att använda, kontakta den person som ansvarar för bokningar av utrustningen i fråga.

I detta exempel bokar man en bil. På samma sätt kan man också boka annan utrustning. Kalendern visas i veckovyn. En ny tom bokning som öppnas i månadsvyn ser lite annorlunda ut.

Observera att det samtidigt görs en bokning för samma tid i din egen kalender. Andra ser att du är upptagen.

  • Öppna kalendern. Kontrollera att det säkert är din egen kalender.
  • Håll den primära musknappen nedtryckt och dra en bokning i önskad längd i kalendern.
    owa_laitevaraus_viikko_1b.jpg

 

  • Ange en beskrivning om bokningen i fältet (1).
  • Klicka på More details (Mer information) (2).
    owa_laitevaraus_viikko_3c.jpg

 

  • Klicka på Scheduling Assistant (Schemaläggningsassistenten).
    owa_laitevaraus_viikko_5b.jpg
  • Börja skriva namnet på den resurs du vill boka under Attendees (Deltagare).
  • Klicka på rätt resurs i menyn som öppnas.
    owa_laitevaraus_viikko_6.jpg

 

  • Klicka på OK.
    owa_laitevaraus_viikko_4b.jpg

 

  • Den bokade utrustningen visas i OWA under Attendees (Deltagare). Om utrustningen inte är ledig, ändra tid med hjälp av assistenten.
    owa_laitevaraus_viikko_4c.jpg

 

  • Klicka på Send (Sänd).
    owa_laitevaraus_viikko_8.jpg

 

  • Bokningen visas i din kalender.
    owa_laitevaraus_viikko_9.jpg

 

Uppföljning av svar

  • När du har skickat en mötesinbjudan, kontrollera genast i e-posten att det valda rummet har godkänt din bokning. Rummet skickar alltid ett svarsmeddelande.
  • Svarsmeddelandet kan innehålla ytterligare information om rummet. I exemplet visas avsändaren (rummet ”Arcus 209a, Tiken viestintä”), uppgift om att bokningen godkänts (dvs. att rummet är ledigt) (1), vem som har rätt att boka rummet och vem man kan fråga om bokningsrätt (2).
    owa_huonevaraus_hyvaksymisviesti.jpg

 

  • Du kan senare kontrollera vilka som har svarat på din inbjudan. Klicka på mötet i din kalender.
    owa_laitevaraus_vastaukset_1.jpg

 

  • Två deltagare har godkänt mötet. Genom att klicka på Edit (Redigera) får du fram närmare information.
    owa_laitevaraus_vastaukset_2.jpg

 

Ändring av mötet i efterskott

Om du är tvungen att ändra mötet (lägga till eller ta bort deltagare, ändra tidpunkt eller rum osv.) efter att du har skickat inbjudan och bokat rummet, ska du beakta följande:

  • Följ upp deltagarnas svar. Om du ändrar tidpunkten för mötet, ska de godkänna mötesinbjudningarna på nytt.
  • När du ändrar mötestiden, kontrollera alltid med hjälp av Schemaläggningsassistenten att det bokade rummet även är ledigt vid den nya tiden.
  • Om du byter rum, ska du alltid göra det med hjälp av Schemaläggningsassistenten och se till att rummet även är ledigt vid den nya tiden.
  • Var observant då du ändrar återkommande bokningar! Det kan vara mycket svårt att ändra bokade tider för populära rum. I värsta fall kan du bli helt utan ett bokat rum.
  • Kom alltid ihåg att skicka ändringarna till deltagarna och det bokade rummet.
  • Kontrollera att rummet godkänner ändringarna (skickar ett nytt meddelande).
     

Att avboka ett möte

  • Du kan ställa in möten som du själv har skapat.
  • Klicka på den händelse som ska avbokas i din egen kalender.
  • Klicka på Cancel (Avboka).
  • Om du vill kan du redigera meddelandet genom att välja Edit the cancellation before sending (Redigera meddelandet om att mötet är inställt innan du skickar det). I annat fall klicka på Send the cancellation now (Skicka meddelandet om att mötet är inställt nu).
    owa_huonevaraus_peru_1.jpg

 

Hur kan jag kontrollera att min rumsbokning lyckades?

  • Rummet har skickat ett svarsmeddelande med godkännande (Accepted) och uppgifterna för mötet har inte ändrats i efterhand. Kontrollera att bokningsmeddelandet kommer från ett rum, eftersom även deltagare skickar sådana meddelanden.
  • Öppna bokningskalendern för rummet och kontrollera att din bokning har godkänts. Bokningskalendern för rummet är det enda tillförlitliga sättet att kontrollera vem som har en giltig bokning.
  • Om mötet ändras, kom ihåg att meddela det till alla deltagare och rummet (Send update) och se till att du får svarsmeddelanden med godkännande.

Hur kan jag se vem som har en giltig bokning för ett rum?

  • I vissa byggnader kan vaktmästaren kontrollera bokningssituationen i kalendrarna för de bokningsbara rummen i byggnaden.
  • Om du har bråttom med att ta reda på vem som har bokat ett visst rum och om kalendern för rummet inte visar uppgifter om bokaren, kan du försöka göra en ny, överlappande bokning för rummet (kalendern för rummet visar alltid start- och sluttiderna för en gällande bokning). Uppgifter om vem som bokat rummet visas i ett automatiskt svarsmeddelande. Du borde med andra ord få ett nekande svar på ditt bokningsförsök, och i svarsmeddelandet står det vanligtvis vems bokning det är som hindrar dig från att boka rummet. För att du ska kunna försöka göra en överlappande bokning, ska du ha rätt att boka rummet i fråga. Om du inte har det, får du ett meddelande om att din bokningsbegäran har avslagits på grund av avsaknad behörighet.
    Observera att du inte kan boka ett rum retroaktivt, vilket betyder att bokningens starttid måste infalla i framtiden (det räcker med att den överlappar lite med den omstridda bokningen). Avboka slutligen det överflödiga mötet i din egen kalender.
huonevaraus_outlook_paallekkainen_1.jpg

Vad kan gå fel vid rumsbokning?

  • Bokningsbegäran skickas till rummen som e-post på samma sätt som inbjudan till mötesdeltagarna. Meddelandet kan dröja av olika orsaker. Också rummet skickar svarsmeddelandet som e-post. Det lönar sig alltså att vänta i lugn och ro en stund så att meddelandena hinner komma fram.
  • En del av distributionslistorna vid universitetet finns på andra ställen än i Office 365-systemet. Detta är bland annat 1) grupper som börjar på grp, för vilka en e-postadress har tagits i bruk, 2) automatiska grupper som börjar på hy och 3) Majordomo-sändlistor. Dessa listor finns inte i Office 365-adressboken. Office 365 betraktar dessa e-postadresser som externa och kan inte fastställa vem som finns bakom dem. Därför kan mötesinbjudningar som har skickats med hjälp av dessa grupper i vissa situationer bete sig annorlunda än mötesinbjudningar som har skickats med hjälp av Office 365-systemets egna grupper eller till deltagarna en åt gången.
  • Vem som helst kan skapa ett möte (Appointment) i sin kalender vid en viss tidpunkt och ange vilken plats som helst i fältet Plats utan att egentligen boka någonting. Ett möte i din egen kalender är inte ett bevis på en rumsbokning.
  • En person kan också ha sökt fram alla rum i en viss rumslista utan att ha valt något av dem, varvid mötesinbjudningarna av misstag kan ha skickats ut utan att ett rum bokats. Som tur är kan man lägga till en rumsbokning för ett möte även i efterskott genom att redigera mötet, välja ett rum och skicka en uppdatering.
  • Du kan ha fått ett nekande svar, som sig bör, men missat eller inte brytt dig om det. Mötet förblir dock kvar i din kalender. Ett nekande svar från rummet tar inte bort mötet från din kalender.
  • Du kan senare ha ändrat mötestiden utan att ha skickat uppdateringen till deltagarna, inklusive det bokade rummet.
  • Kontrollera gärna att det nekande svaret säkert kom från just det rum som du försökte boka.
  • I oklara fall kontrollera en gällande bokning i rummets egen kalender. Om bokningsuppgifterna inte visas, be byggnadens vaktmästare om hjälp.
  • Eventuellt kan tidszonen vara fel i datorns inställningar. Kontrollera inställningarna om du har uteslutit de andra eventuella problemkällorna.