Användarnamnets giltighet, förlängning och upphörande

Du kan förlänga ditt användarnamn via MyAccount-tjänsten.

Du kan godkänna de nya användarvillkoren elektroniskt via det ovannämnda webbverktyget eller när du aktiverar ett nytt användarnamn.

Om ditt användarnamn redan har upphört att gälla, kan du fortfarande förlänga det via MyAccount-tjänsten, förutsatt att dina avtalsförhållanden är i ordning.
 

Användarnamnets giltighet förlängs automatiskt om studeranden

• har godkänt användarreglerna elektroniskt (användarreglerna finns på webbsidan helsinki.fi).
• har närvaroanmält sig vid universitetet.
• har använt sitt användarnamn under de senaste sex månaderna.

Användarnamn för studerande gäller, beroende på närvaro, i en termin eller ett läsår åt gången.

• För dem som anmält sig för hela läsåret eller vårterminen fram till den 30 september
• För dem som anmält sig för höstterminen fram till den 31 januari

Utexaminering mitt i terminen avslutar inte användarnamnet. Användarnamnet förblir giltigt i fem (5) månader efter examen. Obs! Användarnamn vid Öppna universitetet är endast aktiva under kursens gång.

Studerande som läser biämnen och studerande vid Öppna universitetet kan förlänga giltighetstiden för sina användarnamn i MyAccount-tjänsten. Användarnamnet är giltigt i enlighet med studierättens giltighetstid, dock högst 1,5 år åt gången.

Se mer detaljerade anvisningar om hur man anmäler sig som frånvarande i Studietjänsten.

Personalens användarnamn gäller i högst 1,5 år åt gången.

Användarnamn för visstidsanställda är bunden till anställningsförhållandets längd. Användarnamnet går ut 14 dagar efter anställningsförhållandets utgång. Användarnamnet gäller dock högst 1,5 år åt gången.

Användarnamnets giltighet förlängs automatiskt om personen

• har godkänt användarreglerna elektroniskt
• har ett gällande anställningsförhållande vid universitetet
• har använt sitt användarnamn under de senaste sex månaderna

Användarnamnet förlängs utifrån de anställningsuppgifter som fås i universitetets personalsystem.

Den automatiska förlängningen av användarnamn gäller endast personalens vanliga användarnamn. Personalens specialanvändarnamn (t.ex. gruppanvändarnamn och administratörsanvändarnamn) förlängs inte automatiskt, utan användaren måste själv begära förlängning hos IT-Helpdesk.

Universitetet har många typer av avtal, såsom stipendium, gästforskare, professor emeritus osv. Användarnamnet förlängs automatiskt i enlighet med avtalet. Användarnamnets giltighetstid upphör på avtalets sista dag.

Förlängning av användarnamn för externa användare sker via Kamu-tjänsten.

Läs mer om Kamu-tjänsten i de separata instruktionerna. 

Meddelanden om användarnamn som håller på att gå ut skickas per e-post två månader, en månad, två veckor och en vecka före giltighetstidens utgång. Meddelandet skickas utifrån uppgifterna i den gemensamma behörighetsdatabasen.

Du kan kontrollera dina uppgifter i MyAccount-tjänsten.

De användarnamn vars giltighetstid inte har förlängts inom utsatt tid avslutas automatiskt. Efter detta skickas de e-postmeddelanden som skickats till användaren tillbaka till avsändaren försedda med ett felmeddelande. Användarens personliga www-sidor visas inte heller.

Användaren kan återfå tillgång till ett inaktiverat användarmamn och dess filer inom ett år efter att användarnamnet har upphört. För att återaktivera användarnamnet krävs närvaro för studenter och ett giltigt anställningsförhållande för personal. Användarnamnet kan aktiveras i MyAccount-tjänsten.

När anställningen eller studierna vid universitetet upphör övergår Office till ett så kallat ”reduced functionality”-läge, vilket innebär att du kan visa och skriva ut dokument. Det går inte att redigera dokument eller skapa nya dokument.

Om du har haft ett uppehåll i dina studier eller ditt arbete och nu återvänder, här är en checklista inför din återkomst:

• Återställ ett eventuellt utgånget lösenord i MyAccount-tjänsten.
  Se även de separata instruktionerna för att återställa lösenordet.
• Studerande måste anmäla sig som närvarande. 
  Se mer detaljerade anvisningar i Studietjänsten.
• Du kan kontrollera uppgifterna för ditt användarnamn (bl.a. giltighetstid) i MyAccount-tjänsten.
   

Det är behändigast att kopiera de filer som finns i hemkatalogen på ett USB-minne eller en skiva på arbetsstationerna i IT-lokalerna eller på en bärbar dator från laptoputlåningen.

Du kommer också åt filerna i hemkatalogen utanför universitetet genom att använda en VPN-förbindelse och ansluta din hemkatalog till din dator.

• Instruktioner för att skapa VPN-förbindelse
   

Det är bra att meddela en ny e-postadress till dem som behöver den i god tid innan universitetets e-postadress går ut. Efter detta kan du vidarebefordra de e-postmeddelanden som du får till universitetets e-postadress under de sista giltighetsveckorna till en ny adress. Där kan du följa med vilka som fortfarande använder din e-postadress vid universitetet, samt meddela den nya adressen till dem. 

Personalen ska även observera de regler som gäller för sändning vidare av tjänste-e-post (i Flamma, kräver inloggning).

Det är värt att ta vara på de e-postmeddelanden som du fått under din tid vid universitetet innan användarnamnet går ut, eftersom du inte längre kan läsa meddelandena efter detta.

Personal får endast spara e-postmeddelanden som rör personliga ärenden: det är förbjudet att vidarebefordra tjänste-e-post till en e-postadress utanför universitetet.

A: Överföring av e-postmeddelanden till ett annat e-postkonto

Om du vill överföra dina e-postmeddelanden vid universitetet till ett e-postkonto utanför universitetet så att meddelandena kan användas normalt, ska du skapa ett konto i e-postprogrammet (t.ex. Outlook) för både universitetets post och det andra e-postkontot (t.ex. Gmail). När båda kontona har skapats, kopierar du de meddelanden som finns på universitetets server till mappen för det andra e-postkontot.

• Skapa konto i Outlook

B: Överföring av e-postmeddelanden till egen dator

Om du använder egen dator, ska du först installera ett e-postprogram på datorn (t.ex. Outlook) och skapa ett konto för universitetets post i programmet. Kopiera därefter meddelanden till programmets lokala mappar (Local folders). På så sätt sparas meddelandena på datorns hårddisk och det är lätt att använda ett e-postprogram för att bläddra i dem.

När du utexaminerats från Helsingfors universitet eller när ditt anställningsförhållande upphör, upphör också din rätt att använda helsinki.fi-e-postadressen.

Du kan ersätta detta med en alumni-e-postadress som har formatet fornamn.efternamn@alumni.helsinki.fi. Observera att alumni-e-postadressen är en alternativ adress, som inte omfattar en e-postlåda och dina gamla e-postmeddelanden förmedlas inte dit automatiskt.

• Skaffa en e-postadress för alumner på universitetets alumnisida.

Se även checklistan för anställningsförhållandets upphörande (i Flamma, kräver inloggning).

När anställningen eller studierna vid universitetet upphör övergår Office till ett så kallat ”reduced functionality”-läge, vilket innebär att du kan visa och skriva ut dokument. Det går inte att redigera dokument eller skapa nya dokument.