Office 365: Användning av delad postlåda

Här får du instruktioner om hur du använder en delad postlåda. Dessutom får du instruktioner om att skicka e-post från en delad postlåda.

Administrering av behörigheterna i en delad postlåda >>

Tabs

Detaljerad hjälp

Outlook Web App (OWA)

I OWA kan du öppna en delad mapp på två olika sätt.

Alternativ 1: Separat webbläsarfönster

Du kan använda detta alternativ bl.a. till att skicka meddelanden från en delad postlåda eller till att dela läsbehörigheter. Enbart läsbehörigheter berättigar inte till att göra detta.

Klicka på din bild i övre högra hörnet i OWA. Välj Open another mailbox... i menyn som öppnas. (Öppna en annan postlåda).

Skriv början av den delade e-postadressen utan slutdelen @helsinki.fi (t.ex. tike-viestinta) i fönstret som öppnas, tryck på Enter.

Om du hittar postlådan i fråga öppnas följande vy. Klicka på Open.

Den delade postlådan öppnas nu i ett nytt fönster.

Alternativ 2: Lägg till den delade postlådan i den primära postlådan

Du kan använda detta alternativ när du vill skicka enkelt ett meddelande från en delad postlåda. Dessutom kan du bevilja läsbehörigheter.

Klicka på ditt namn (dvs. postlådans huvudmapp) med den högra musknappen i det vänstra hörnet i OWA. Om postlådan inte visas kommer den fram när du klickar på Folders > More (Mappar > Fler). Välj Add shared folder... i menyn som öppnas. (Lägg till delad mapp...)

Ett nytt fönster som efterfrågar postlådans namn öppnas. Skriv början på e-postadressen (t.ex. tike-viestinta) och tryck på Enter. Om postlådan öppnas och du har behörighet till den, öppnas därefter följande fönster. Klicka på Add.

Mappen kommer fram i det vänstra hörnet i OWA, längst ner i mappförteckningen.

Hädanefter syns postlådan automatiskt. Om du vill dölja postlådan, klicka på den delade postlådans namn med den högra musknappen och välj Remove shared folder (Ta bort den delade mappen).

Om du i fortsättningen använder en mapp i din egen OWA, måste du justera inställningarna för två profiler.

Att skicka ett nytt meddelande i OWA

Klicka New (Ny) och därefter på de tre punkterna längst upp. Välj Show From (Visa från).

Nu ser du avsändaren i meddelandefältet, men där syns nu din egen e-postadress. Klicka med den högra musknappen och välj Remove (Ta bort).

Börja skriva den delade postlådans namn och välj den sedan i den förteckning som öppnas.

Nu kan du skicka ett meddelande från den delade postlådan.

Meddelandena sparas både i avsändarens egen Sent Items-mapp och i den delade inkorgens Sent Items-mapp.

Outlook

E-post som delas i Outlook syns automatiskt, när behörigheterna är i sin ordning. Mappen finns längst ned i den vänstra balken.

Se instruktionen här om e-posten av någon anledning inte syns automatiskt.

Du kan lägga till en delad mapp bland dina favoriter. Då är det lättare att följa postlådan. Öppna mapplistan via pilen framför den delade mappen.

Klicka på Inbox-mappen i den delade postlådan med den högra musknappen. Då öppnas en ny meny där du kan välja Show in Favourites (Visa i favoriter)

Därefter kan du öppna den delade postlådan direkt i Favourites (Favoriter)-mappen.

Att skicka ett meddelande från en delad postlåda

När du skriver ett nytt meddelande kan du välja avsändarprofilen under From (Avsändare).

Om menyn inte visas kan du ta fram den via Options (Inställningar) -fliken. Klicka på ikonen From (Avsändare). Du kan också välja att Bcc visas (Blind Carbon Copy, hemlig kopia).

Lägg sedan till avsändaradressen i From-fältet. Öppna ett nytt meddelandefönster och klicka på From-menyn. Välj Other E-mail Address (Annan e-postadress...)

Det öppnas ett fönster där du klickar på From... (Avsändare...)

Då öppnas en adressförteckning, där den delade e-postlistan söks utifrån dess namn, t.ex. Tietotekniikan viestintä. Klicka på namnet med musen och tryck OK.

Du kommer tillbaka till den föregående vyn där den önskade adressen nu finns.

Klicka på OK.

Därefter kan du välja önskad profil från listan efter behov.

Du kan också skapa olika signaturer för olika avsändarprofiler. Du hittar denna inställning, när du öppnar ett nytt meddelande i meddelandefönstret. Välj från Message (Meddelande)-fliken Signature (Signatur) > Signatures... (Signaturer...)

Du kan lägga till separata signaturer för olika syften i fönstret som öppnas. Välj New (Ny) och det dyker upp en ny rad i Select signature to edit (Välj den signatur som ska redigeras) (1). I Choose default signature (Välj standardsignatur) (2) kan du välja standardinställningar. I Edit signature (Redigera signatur) (3) kan du redigera signaturen.

 

Mac Outlook 2011/2016

Outlook på Mac visar tyvärr inte automatiskt en delad mapp, men du kan göra den synlig med några enkla steg.

Öppna Tools > Account...

Välj ditt Office 365-konto och klicka på Advanced...

Ett nytt fönster öppnas. Välj fliken Delegates (1). Gå till punkten People I am delegate for och lägg till den delade mappen genom att klicka på plus-tecknet (2).

Ett nytt fönster öppnas, där du kan söka inkorg efter namn, till exempel tike-meddelande. När du hittat inkorgen, välj den och klicka på OK.

 

Stäng fönstret Accounts och kontrollera det vänstra fältet i e-postvyn. Den nya delade mappen finns nu där.

 

Thunderbird

Det rekommenderade programmet för användning av tjänsten Office 365 är Outlook.

Du kan lägga till en delad inkorg också i Thunderbird. I princip lägger du till din egen inkorg två gånger, men för den andra inkorgen lägger du till den delade inkorgens namn i ditt eget användarnamn:

egetanvändarnamn@ad.helsinki.fi/delad-inkorg

 Till exempel för Raimo Keski-Vääntö tas Tike-meddelande-inkorgen i bruk så här:

rkeskiva@ad.helsinki.fi/tike-viestinta

Instruktioner för att skapa det andra e-postkontot finns här

Detta är en skärmdump över inställningarna som behöver redigeras vid installationen (ändringarna är markerade med färg):

 

När kontot har skapats, visas det i postlistan i det vänstra fältet.

 

Efter detta kan du ännu ändra avsändarnamnet och adressuppgifterna vid behov, samt lägga till en signatur för den här inkorgen. Du öppnar kontoinställningarna på följande sätt:

Menyn uppe till höger > Options > Account settings

 

Det separata fönstret Account settings öppnas. Välj huvudsidan för den delade inkorgens inställningar. Där hittar du profilinställningarna.

 

Skicka ett meddelande med Thunderbird

Att skicka ett meddelande med Thunderbird från en delad inkorg skiljer sig inte från att skicka meddelanden från din egen inkorg, men du måste försäkra dig om att du använder rätt inkorg.

När du vill skicka post från en delad inkorg, gå först till Inbox-mappen i den delade inkorgen. Klicka sedan på Write. Nu borde fältet From visa uppgifterna för den delade inkorgen. Ifall uppgifterna inte syns, klicka på From-fältet och välj önskad adress. Ifall du lagt till en signatur i inställningarna, ändras den också.

I övrigt skickar du meddelandet på samma sätt som från din egen inkorg.