Teams - den bästa praxisen

Microsoft Teams samlar konferenser, verktyg och innehåll på ett och samma ställe. Du kan skapa och redigera filer, diskutera via video eller snabbmeddelande och använda andra Office 365-program direkt i Teams.

Teams är en molntjänst, som möjliggör enkelt och effektivt grupparbete på webben. Skillnaden i jämförelse med t.ex. Jabber och andra chattprogram är att teamet kan delas upp i olika kanaler.

Microsofts Teams-program kan du använda på Windows-, Mac- och Linux-arbetsstationer samt på mobila enheter via appen (installation via enhetens appbutik). Programmet kan också användas via webbläsaren, om du inte kan eller vill installera appen. Rekommenderad webbläsare är Chrome.

Huvudsaklig ordlista för instruktionen

  • Teams = hela programmet/appen
  • Chatt = snabb diskussion mellan två eller flera personer
  • Team = område som skapats för en viss grupp i Teams
  • Kanal = område inom teamet där man kan diskutera ett visst ämne. Namnge kanalerna på ett tydligt sätt: Användarna kan söka sig till de rätta kanalerna för diskussion när kanalerna har namngetts ordentligt
  • Tråd = diskussion om ett visst ämne. Diskussion i teamet/kanalen
Teams är en molntjänst. Observera detta om du ska dela konfidentiell information. Läs om molntjänstpraxis i Flamma

Börja genom att titta på en video: Välkommen till Microsoft Teams (på engelska, men det är möjligt att välja textning)

Det finns fler videor i denna instruktion

Snabbtips för användningen

  • Svara (reply) alltid i tråden 
    • Om du i misstag skriver ditt svar som en ny tråd kan det alltid kopieras till den rätta tråden och raderas. (Se detaljerade instruktioner i Redigera och radera ett meddelande).
  • Anpassa Teams-appens inställningar för notifikationer (Microsofts instruktioner) 
    • Meddelanden kan finjusteras för varje kanal (Channel Notifications).
  • Visa intressanta kanaler och team och dölj mindre intressanta: 
    • Klicka på de tre punkterna (•••) efter teamets/kanalens namn > Show / Hide.
    • Du kan fästa (pin) de viktigaste kanalerna/teamen i början av Teams-listan.
  • Din Teams-status följer Outlook-kalenderns status (t.ex. busy, när du deltar i en konferens), men notifikationer om inkommande meddelanden är ändå synliga. Vid behov kan du dämpa popupmeddelanden genom att välja statusen Do not disturb
    • Du ändrar snabbt status genom att skriva /dnd i sökfältet högst upp på sidan.
    • I sökfältet finns andra snabblänkar bakom tecknen / och @.
  • Ditt meddelande upptäcks bättre när du taggar personer (@namn), hela kanalen (@channel) eller hela teamet (@team).  
    • Du kan skapa en grupp av teamets medlemmar och även använda den för att tagga.
  • Du kan formatera kanalmeddelanden genom att klicka på format
    • Detta möjliggör formatering, fetstil, understrykning, markering o.dyl.
    • Du kan även dela samma meddelande till flera kanaler/team.
    • Du kan även länka direkt till andra meddelanden, teamets filer eller till exempel externa webbadresser.
  • Du kan skapa nya kanaler under teamet om det finns behov av att precisera diskussionen. 
    • Vid behov kan du aktivera moderering (t.ex. endast för informationskanalen) '•••' > Manage Channel
  • Det är även möjligt att göra en hemlig kanal, som endast är synlig för de medlemmar som anslutits till den ifrågavarande kanalen (måste vara teamets medlemmar) 
    • Vanligtvis är detta rimligare än att skapa ett helt nytt team.
  • Diskussioner på tu man hand kan hållas i chatten. Historiken sparas i sex månader. 
    • Fler deltagare kan anslutas till chattdiskussionen medan den pågår. När nya deltagare ansluts kan du välja om de kan se hela meddelandehistoriken eller om en helt ny diskussion ska skapas.
  • Teamets medlemmar kan förses med taggar (t.ex. Manage Team > Members) och de kan användas för att precisera meddelanden eller till exempel för att skapa en chattgrupp @taggens_namn.
  • Snabbredigering i chatten: genom att klicka på tangentbordets uppåtpil kan du snabbt redigera din föregående kommentar. Med Enterknappen sparar du ändringen.
  • Du kan spara ett enskilt kanalmeddelande i din egen ”länklista”. Länklistan hittar du genom att klicka på din egen avatar > Saved.

Chatt och team (grupper i Teams)

I Teams kan du diskutera både i offentliga kanaler/team och genom privata meddelanden i chatten.

Chatt 

Chatt, dvs. snabbmeddelanden är en diskussion mellan två eller flera personer. I chatten kan du skriva, göra och redigera material tillsammans med Office-program och dela det. I chatten finns inga ägare, utan alla deltagare är jämlika. 

Team (grupper i Teams)

Teamen är permanenta diskussionsplattformar för större grupper där du kan skapa olika kanaler för olika ämnen och olika sammansättningar. Upp till 5 000 användarnamn kan anslutas till ett team. Ett eget Sharepoint-rum skapas åt teamet. Filerna som delas inom teamet sparas i Sharepoint. 

Diskussionen inom teamet hålls alltid i trådar (threads), var alltså observant när du svarar så att helheterna bevaras. Om du trots allt skrev ditt meddelande som en ny tråd så kan den alltid raderas (se anvisningar längre ner).

Observera att tråden med den senaste diskussionen alltid flyttas längst ner. 

Teamets diskussioner sparas ’permanent’ tills teamet/kanalen raderas. Därefter kan du själv återställa diskussionen inom de följande 30 dagarna. Efter det raderas teamet/kanalen permanent och inte ens underhållet kan längre återställa det.

Ta bort och återställa teamet/kanalen

Teamets diskussioner inklusive bilagor sparas ’permanent’ tills teamet/kanalen raderas.

Ta bort och återställa kanalen

Ta bort kanalen genom att klicka på ••• efter kanalen. Välj Ta bort kanalen (Delete this channel).

Därefter kan du själv återställa kanalen inom de följande 30 dagarna. Efter det raderas kanalen permanent och inte ens administratörerna kan längre återställa det.

Kanalen kan återställas i teamets inställningar. Under fliken Kanaler > Borttagna (Channels > Deleted).

Ta bort hela teamet

Teamet tas bort på samma sätt, men då raderas ALLA filer och diskussioner i teamet. Observera att endast administratörerna för Office 365 kan återställa borttagna team. De kan kontaktas via Helpdesk.  

Ta bort teamet genom att klicka på ••• efter teamet. Välj Ta bort teamet (Delete the team).

Anpassa utseendet och andra inställningar

Du kan redigera Teams utseende och inställningar genom att klicka på din egen bild i fönstrets övre högra hörn. Välj Settings i menyn som öppnas. 

Inställningar som du sparar följer med ditt konto på olika plattformar och du behöver bara ställa in dem en gång så följer samma vy med överallt. 

I inställningarna kan du redigera tema (Theme) och uppställning (Layout). I Layout-listan kan du prova List-modellen, varpå du ser alla chattar/team i samma lista (Grid är standard).

Dessutom finns inställningar som anknyter till hur programmet startas (Application): Du kan bl.a. bestämma att Teams öppnas automatiskt när datorn startas (Auto-start program).

Ifall Teams känns långsamt kan du försöka kryssa för Disable GPU hardware acceleration (kräver att programmet startas om).

Installera Teams

För universitetets datorer finns Teams som valfri installation i Software Center (Windows) eller Managed Software Center (Mac). Programmet finns också i Cubbli, men användarna säger att Teams fungerar bättre via webbläsaren. 

På hemdatorn kan du installera det från adressen: https://teams.microsoft.com/downloads

  • Installationen kräver inte behörighet som systemadministratör.

Efter installationen, logga in i tjänsten med ditt användarnamn i formen:
användarnamn@ad.helsinki.fi (t.ex. rkeskiva@ad.helsinki.fi)

Skapa ett team

Det är bra att lägga tid på att skapa ett team och att i lugn och ro fundera på vilka ändamål teamet ska användas för. Vi rekommenderar att teamet görs så mångsidigt som möjligt (till exempel för hela fakulteten eller institutionen) och under teamet kan man placera mindre gruppkanaler för olika sammansättningar och ändamål. Det är möjligt att göra såväl offentliga som hemliga kanaler som är begränsade till vissa delar av gruppen (se även instruktioner om hur du skapar kanaler). 

Gå till Teams-menyn, under teamen ser du länken Join or create a team.

Ange ett beskrivande namn och en beskrivning på vad teamet har skapats för. När du skapar en ny Teams-grupp, använd institutionens förkortning och ett bindestreck i början av namnet för att undvika oklarheter (exempelvis YPA-, Tike-, MMTDK-). I oklara fall kan underhållsavdelningen döpa om eller radera Teams-grupper med felaktiga eller osakliga namn.

Bestäm teamets sekretessnivå (Privacy) – vem kan se teamet (offentligt vs. hemligt).

Lägg till personer i listan (börja skriva namnet så syns förslag). Du kan även använda IAM-grupper, men observera att IAM-gruppens ändringar inte uppdateras i teamets användarlista.

När du hittar ett namn i listan, välj det och klicka på Add.

Du kan fastställa nödvändiga rättigheter för enskilda personer: medlem (Member) eller administratör (Owner).

Det är bra att ha flera administratörer i teamet så att teamets verksamhet kan fortsätta ostört även bl.a. under semestrar och frånvaro. Helpdesk har inte rätt att redigera Teams-grupper. Endast Office 365-underhållet kan redigera team, men bara i extrema situationer.

När alla personer har lagts till i gruppen kan du stänga (Close) fönstret. 

Kanaler

Teamet kan skapa kanaler för olika ändamål/ämnen. I ett stort team kan det finnas flera mindre kanaler. Detta är bättre än att skapa flera nya team, eftersom när antalet team ökar sprids diskussionen också till olika sammansättningar och i värsta fall diskuteras samma ämnen i flera team.

Vi rekommenderar inte att man grundar nya team för en del av ett större team. Lägg till en privat kanal (private channel) för en mindre grupp.

Den privata kanalen syns endast för gruppens medlemmar och efter kanalens namn finns en bild av ett lås. 

Redigera eller radera meddelanden

I teamet diskuterar man i trådar (threads). Om du i misstag skriver ditt svar som en ny tråd kan det alltid kopieras till den rätta tråden och radera svaret som hamnat fel.
Här är ett exempel på ett svar som hamnat fel: 

Du kan redigera ett meddelande som redan har publicerats genom att klicka på de tre punkterna i emoticon-menyn (syns automatiskt när du för musen över meddelandet) > klicka på Edit. Därefter öppnas redigeringsfönstret och du kan korrigera texten. Klicka på Enter för att spara korrigeringen. 

 Du kan radera ett meddelande som har publicerats genom att klicka på de tre punkterna i emoticon-menyn (syns automatiskt när du för musen över meddelandet) > klicka på Delete.

Meddelandet raderas. Du kan ännu återställa ett raderat meddelande genom att klicka på Undo

Meddelanden

Visa intressanta kanaler och Team och dölj mindre intressanta.  

Klicka på  '•••' efter teamets/kanalens namn, sedan > Show / Hide 

Det är bra att använda statusen Do Not Disturb endast när du deltar i en konferens eller gör något som kräver koncentration. Det är inte bra att använda statusen hela tiden, eftersom funktionen hindrar alla meddelanden och notifikationer. 

Följaktligen är det skäl att respektera kollegans DnD-status.

Redigering

Du kan redigera ditt meddelande. Klicka på [A]-ikonen upptill i meddelanderutan för att öppna fler redigeringsalternativ. Obs! Här resulterar ett klick på Enter-knappen i radbyte, medan den annars används för att Skicka. Skicka meddelandet genom att klicka på pil-ikonen i nedre kanten.

Tillkännagivanden

Förutom en vanlig diskussionstråd kan du göra ett tillkännagivande (Announcement). Klicka på A-ikonen i meddelanderutan och klicka på menyn New Conversation i vyn som öppnas. Välj Announcement i menyn som öppnas.

Exempel på ett tillkännagivande:

Taggar

Speciellt i stora team lönar det sig inte att underrätta (tagga) hela kanalen eller teamet, utan det lönar sig att precisera meddelanden till en mindre grupp. Gruppens övriga medlemmar kan se meddelandet, men genom att tagga berättar du även för andra att meddelandet inte nödvändigtvis berör dem. 

Du kan alltså underrätta med namn @namn, men det är också möjligt att underrätta personer i en viss målgrupp (t.ex. närstöd, Helpdesk). Taggar och därtill hörande personer kan du hantera i teamets inställningar (observera att taggarna är specifika för teamet).

Här ett exempel på hur man underrättar en person:

Du kan fånga personers uppmärksamhet med taggar på följande sätt: Skriv @tag (t.ex. @Tukikanava), varpå personer som använder den taggen ser att meddelandet är markerat. 

Du kan hantera taggar i teamets inställningar. Klicka på de tre punkterna bredvid teamets namn och välj Manage team (1) eller Manage tags (2). 

Via Manage Team > Members ser du teamets medlemmar och taggar. Här ser du också medlemmar som inte ännu har taggar.

Via Manage Tags-valet ser du enklast existerande taggar. Där ser du även t.ex. de taggar som du är med i (Your tags). 

 

Att lägga till ett RSS-flöde i ett team

Teamets administratör kan lägga till en ny app för teamet (se instruktion längre ner på sidan). Därefter kan vem som helst av teammedlemmarna lägga till ett RSS-flöde på valfri kanal.

Välj en kanal för RSS-flödet. Klicka på de tre punkterna efter kanalens namn > Connectors (Kopplingar).  Alternativt kan du öppna kanalen och klicka på de tre punkterna i det övre högra hörnet med den högra musknappen.
 

Ett nytt fönster med listan Connectors (Kopplingar) öppnas. Sök fram RSS på listan och klicka på Configure (Konfigurera).

Fyll i fälten:

  • Ge RSS-flödet ett beskrivande namn (till exempel HU avbrott).
  • Ange rss-adressen: https://od.helsinki.fi/katko/katkot.rss
  • Välj hur ofta flödet ska uppdateras. I detta exempel har man valt var 15:e minut.

Till sist kommer du till vy där du kan se de kopplingar som lagts till på kanalen. I denna vy kan du även lägga till andra kopplingar. Klicka på krysset högst upp till höger för att stänga.

Du går tillbaka till teamets kanal och får ett meddelande om att ett RSS-flöde lagts till.
Själva avbrottsmeddelandena dyker upp enligt det inställda schemat (t.ex. var 15:e minut).

Om du vill redigera RSS-flödet, klicka på de tre punkterna > välj Connectors i menyn som öppnas.

Sök fram Configured (Konfigurerat) i menyn till vänster och klicka på 1 Configured > Manage (1 Konfigurerat > Hantera).

Nu kan du redigera det tidigare tillagda RSS-flödet och radera flödet vid behov.

Instruktioner till administratören

Klicka på de tre punkterna efter teamets namn > Manage team (Hantera team).

Välj fliken Apps (Appar). Välj RSS på listan. Om du inte hittar appen direkt, välj More Apps.

Skriv rss i sökfältet i fönstret som öppnas. Klicka på RSS-rutan.

Välj Add to a team för att lägga till RSS-appen i teamet.

När RSS-appen är tillagd kan vem som helst i teamet lägga till RSS-flödet på vald kanal i detta team. Observera att Kopplingar ska läggas till separat för varje team.

Fler tips

Här finns ännu sådant som du kan prova eller använda:

  • Du kan fästa dina viktigaste team/chattar i övre kanten av vyn. Klicka på de tre punkterna ••• bredvid diskussionens namn och välj Pin
  • Du kan namnge chatten enligt ämnet som behandlas (observera att det lönar sig att använda chatten för att i huvudsak behandla ett ämne, och då är det en bra idé att namnge chatten så att även diskussionen hålls till det ämne som den är avsedd för. Namnge chatten genom att klicka på penn-ikonen: 

 

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?
Tillbaka upp