E-lomake

Tänk ut frågorna och konstruktionen för formuläret i förväg. Vill du samla in numeriska data eller data i textform? Är rapporterna som skapas i E-lomake tillräckliga eller vill du överföra data till exempel till kalkyl- eller statistikprogram för vidarebehandling?

Fundera också på hur uppgifterna i formuläret ska behandlas. Du kan ge andra behörighet att behandla uppgifterna, till och med så att flera olika personer endast behandlar en del av dem. I regel är det bra att även ge administrationsbehörighet till flera personer för att någon ska kunna redigera och behandla blanketten till exempel i semestertider.

Testa blanketten innan du gör den offentlig: Spara uppgifter, skapa rapporter och överför uppgifter på prov. När blanketten fungerar som den ska, radera uppgifterna du testsparat och gör blanketten tillgänglig offentligt.

Planera också vad blanketten ska ha för livslängd. Du kan tidsinställa publiceringen i god tid i förväg. Ha också en plan för vad som ska hända med blanketten när uppgifterna samlats in. Du kan använda den som mall för en ny blankett, men radera de blanketter du inte behöver. Du kan också välja att endast göra blanketten tillgänglig för administratörerna, varvid inga nya svar samlas in. Tänk dock på att ta vara på alla uppgifter från blanketterna ifall du skulle behöva dem senare.

Framför allt om du skapar flera blanketter är det bra att tänka på om blanketterna har element som upprepas. Du kan gruppera blankettdelarna i grupper av fält som du även kan använda för andra blanketter. Till exempel kontaktuppgifter är en sådan grupp av fält som är bra att återanvända. Du kan publicera de återanvändningsbara delarna antingen för allmänt bruk eller begränsa användningen endast för eget bruk. Observera att det eventuellt kan underlätta ditt arbete om någon redan publicerat en lämplig grupp av fält för allmänt bruk.

E-lomake finns på adressen https://elomake.helsinki.fi/

• Klicka på Profile Settings (Egna uppgifter) på startsidan
  
• Dina uppgifter visas uppe till vänster (1). I rullgardinsmenyn (2) kan du byta redigerarens språk. När du är klar, klicka på Save (Spara) (3) för att spara inställningarna.
  
  

I detta exempel går vi igenom hur du skapar och publicerar en enkel blankett och behandlar de insamlade uppgifterna. I producentens instruktioner går man detaljerat igenom samtliga blankettelement.
Närmare instruktioner från producenten av E-lomake finns här

• Klicka på Create a new Form (Skapa en ny blankett).
  
• Klicka på OK för att bekräfta att du vill skapa en blankett.
  
  
• Redigeraren öppnas. Till vänster (1) ser du den blankett som du håller på att skapa. Till höger (2) finns knappar som du kan använda för att lägga till element och funktioner på blanketten. På fliken Fields (Fält) har man samlat funktioner som är kopplade till enskilda element, på fliken, Form (Blankett) finns funktioner som hänför sig till blanketten som helhet.
  
  
• Klicka på pennikonen intill rubriken.
  
  
• Till höger öppnas menyer som behövs för att redigera blanketten. Skriv en rubrik för blanketten i fältet Form header (Blankettens rubrik) (1) och klicka på Save (Spara) (2). Observera också att det finns ett frågetecken intill varje fält. När du för muspekaren över frågetecknet visas en instruktionstext för komponenten i fråga.
  
  
• De ändringar du gör på blanketten visas i redigeringsläget till vänster (1). Med knappen Preview (Förhandsgranskning) kan du kontrollera hur blanketten visas för användarna. Om du vill kontrollera funktionerna på blanketten kan du publicera den tillfälligt genom att klicka på Publication (Publikation). Knapparna du behöver för att skapa en blankett visas till höger (2) i redigeringsläget.
  
  
• Härnäst lägger vi till en grupp med fält för att samla in personuppgifter. Välj Text field (Textfält) (1) och ge fältet en rubrik (2). Öppna Extra settings (Tilläggsinställningar) (3) och fyll i de fält som behövs. Observera att dessa uppgifter placeras i en ny grupp Henkilötiedot (4). När du skapar blanketter kan du med fördel planera dem så att grupper av fält även kan användas i andra blanketter. Personuppgifter är något man ofta vill samla in, så gör gärna det avsnittet återanvändningsbart. När du är klar, klicka på Save (Spara) (5).
  
  
• Ändringarna sparas på blanketten och den blivande blanketten visas. Du kan klicka på pennan (1) för att redigera de komponenter du lagt till, klicka på krysset (2) för att ta bort komponenter eller klicka på plus-symbolen (3) för att duplicera komponenter. Du kan ändra ordningen på komponenterna genom att dra och släppa dem till en ny plats med den dubbelspetsiga pilen (4).
  
  
• Nu lägger vi till ett e-postfält i samma grupp och kontrollerar att uppgifterna i fältet är giltiga. Lägg till ett fält som ovan, men gå till menyn Verification (Kontroll) och välj Email address (E-postadress) som fälttyp (1). Fältet placeras i samma grupp Personuppgifter som namnförfrågningen ovan. Klicka på Save (Spara) (3).
  
  
• Du kan klicka på Preview (Förhandsgranskning) för att kontrollera blanketten. Förhandsgranskningen öppnas i en ny flik i webbläsaren.
  
  
• Tänk på att även om värdet i e-postfältet kontrolleras, är kontrollen mycket rudimentär. I praktiken duger nästan vilken som helst teckensträng som innehåller tecknet @. Om du använder dig av kontrollegenskaperna på blanketten, testa själv hur de fungerar. Stäng fliken.
  
  
• Härnäst lägger vi till en grupp kryssrutor på blanketten. Öppna först Check box group (Grupp med valrutor) (1). Skriv alternativen under Selections (Val) (2). Om du vill lägga till rader kan du klicka på add (lägg till) ovanför kolumnen. Gruppen kommer att användas senare när beroenden presenteras, så vi skapar en egen grupp Hedelmät (3) för detta. Klicka på Save (Spara) (4).
  
  
• Vi lägger samtidigt till ytterligare en grupp Juurekset med valen porkkana, nauris och punajuuri. Klicka på Save (Spara) för att spara ändringarna.
• Nu borde blanketten se ut så här:
  
  

Beroende betyder att svarspersonerna får olika följdfrågor utifrån sina svar. Till exempel om man väljer ”Hedelmät” får man upp alternativen Omena, Appelsiini och Ananas, medan alternativen i gruppen ”Juurekset” inte visas alls. Vi bygger vidare på blanketten vi påbörjade ovan och skapar en grupp alternativknappar med två alternativ, Hedelmät och Juurekset.

• Välj Radio Buttons (Radioknappar). Skriv en radrubrik i fältet (2), alternativen i fälten (3) och placera fältet i den nya gruppen fält (4). Klicka på Save (Spara) (5) för att spara.
  
• Blanketten borde se ut så här:
  
  
• Observera att de nya komponenterna hamnar i slutet av blanketten. Ordningen är inte nödvändigtvis lämplig med tanke på hur det är naturligt att fylla i blanketten. Du kan byta ordning på avsnitten genom att klicka på den dubbelspetsade pilen med musen och dra och släppa avsnittet till en ny plats.
  
  
• Nu ser blanketten mycket bättre ut. Alla grupper av fält och fält som hör till dem visas i en naturligare ordning. Meningen är att användaren ser en blankett med en grupp av fält som heter Valinta med raden Valitse toinen och alternativen Hedelmät och Juurekset. När användaren klickar på ett av alternativen öppnas endast det ena av dem.
  
  
• Härnäst definierar vi beroendena. Klicka på Form (Blankett) i fliken Depencies (Beroenden) (1). Fyll i uppgifterna under New dependency (Nytt beroende) (2) som på bilden.
  • This field (Fält) = Valitse toinen
  • Operator (Operatör) = Innehåller
  • Value (Värde) = Hedelmät
  • Action (Funktion) = Visa
  • Target (Object) = Hedelmät
• Klicka på Save (Spara) (3)
  
  
• Määrittele samalla tavalla toinen riippuvuus
  • This field (Fält) = Valitse toinen
  • Operator (Operatör) = Innehåller
  • Value (Värde) = Juurekset
  • Action (Funktion) = Visa
  • Target (Object) = Juurekset
• Du kan redigera beroenden i efterhand från den blå ringen och radera dem från det röda krysset.
  
  
• Du kan klicka på Preview (Förhandsgranskning) för att öppna förhandsgranskningen.
  
  
• När du väljer en av knapparna ska det motsvarande valfältet visas. OBSERVERA ATT FÖRHANDSGRANSKNINGEN INTE MOTSVARAR DEN SLUTGILTIGA BLANKETTEN. Det är alltid säkrast att publicera blanketten för att testa dess funktion.
  
  

Det är en fördel om användaren får respons efter att ha fyllt i blanketten och skickat uppgifterna.

• Under fliken Form (Blankett), klicka på Feedback (Respons) (1). Välj vilken typ av respons du vill skicka. Under (2) kan du styra användaren till en webbplats, under (3) kan du skriva en responstext. Klicka på Select responses () för att bifoga uppgifter från de svar som lämnats på blanketten (3). Du kan också skicka e-post (4) och välja en avsändaradress för meddelandet (5). Klicka på Save (6) för att spara ändringarna.
  
• Som standard är responsen mycket kortfattad.
  
  
• Oftast är det bättre att själv skriva en mer informativ responstext, till exempel så här:
  
  

Ofta samlar man in samma uppgifter med olika blanketter, till exempel kontaktuppgifter. När du återanvänder grupper av fält blir det enklare att skapa en blankett och eventuellt också att använda den igen, eftersom uppgifterna från olika undersökningar finns i standardformat.

• Klicka på pennikonen (1) för att öppna gruppen av fält. Välj i menyn Group reuse (Återanvändning av grupp) om du tillåter att fältet återanvänds och vem som får göra det (2). Klicka på Save (Spara) (3).
  
• De färdiga fältet finns under fliken Fields (Fält) i menyn Ready-to-use fields (Färdiga fält).
  
  

• Klicka på Publication (Publikation).
  
• Välj Published (Publicerat) när du är redo att publicera blanketten. Alternativet In admin use (I administrationer använder) kan väljas t.ex. under testningsfasen. Du kan begränsa åtkomsten till blanketten genom att välja inloggningssätt under Authentication source (Autentiserings källa). Du kan kopiera en direktlänk under Direct link to form (Länk till blanketten) (3). Gör inställningar och klicka på Save (Spara) (4).
  
  

• Du kan kräva att användarna ska logga in på blanketten. Om du väljer LDAP-autentisering sker inloggningen med användarnamn vid Helsingfors universitet.
  

• När du har publicerat blanketten visas knappen Report (Rapport) i redigeraren. Klickar du på den öppnas en rapport.
  
• Svaren visas i en tabell (1). Du kan behandla, radera eller öppna enskilda svar i xml-format från ikonerna till vänster (2). På den översta raden (3) kan du hantera hela svarsgruppen, till exempel överföra uppgifterna till Excel eller radera alla. På rubrikraden kan du öppna en grafisk presentation av fördelningen för en viss fråga eller klicka på stapeldiagramikonen för utföra enkla statistiska åtgärder.
  
  

På följande sätt kan du skapa parallella blanketter, till exempel olika språkversioner:

• Öppna fliken Forms (Blanketter). Klicka på pilen intill kugghjulsikonen. Klicka på Create a new parallel form (Skapa en ny parallellblankett).
  

Obs! Sökningen i E-lomake hittar endast de användare vid Helsingfors universitet som loggat in på E-lomake-systemet med sitt eget användarnamn. Om du vill ge personer behörighet till din blankett och inte hittar dem i sökningen, be dem att logga in på tjänsten en gång. Användarnas uppgifter kontrolleras i LDAP-databasen i samband med första inloggningen. I regel är det bra att ge åtminstone administrationsbehörighet till flera personer för att någon ska kunna redigera och behandla blanketten till exempel i semestertider.

• Under fliken Form (Blankett), klicka på Permissions (Rättigheter) (1). Klicka på Select users (Plocka användare) (2) för att söka efter användare.
  
• Skriv namn eller användarnamn i sökfält och klicka på Search (Sök). Välj rätt person på listan genom att klicka på Select (Plocka) (2).
  
  

Använd gärna förhandsgranskningsläget ofta när du håller på att skapa en ny blankett. I förhandsgranskningsläget kan du dock inte testa alla blankettegenskaper. När du är klar, publicera blanketten, fyll i den själv och kontrollera rapporterna som skapas av blanketten. Kontrollera också hur uppgifterna behandlas och överförs till andra program. När blanketten fungerar som den ska, avaktivera den och radera testsvaren. Publicera sedan blanketten för offentligt bruk.

• Öppna fliken Forms (Blanketter) och klicka på kugghjulsikonen intill blanketten. Klicka på Delete (Radera) för att radera blanketten.
  Kom ihåg att spara uppgifterna från blanketten innan du raderar den!
  

E-lomake är numera en tjänst som tillhandahålls av IT-centret. Vid tekniska problem och felsituationer ger Helpdesk support till personalen och studenterna.

Det finns en egen e-postlista för användare av E-lomake, e-lomake@helsinki. Den används till att förmedla aktuell och viktig information gällande tjänsten (nyheter, uppdateringar, avbrott osv.). Om du använder E-lomake aktivt rekommenderar vi att du anmäler dig till listan!

Att anmäla sig till e-postlistan:

1. Skicka e-post till majordomo@helsinki.fi
2. Skriv följande text på endast en rad i meddelandefältet (body):
   subscribe e-lomake@helsinki.fi
   Obs! Vill du att breven ska skickas till en annan e-postadress än den du skriver beställningsmeddelandet från, skriv följande text i meddelandefältet: subscribe e-lomake@helsinki.fi egen.korrekt@adress.fi
   Du ersätter alltså texten egen.korrekt@adress.fi med den e-postadress som du vill ha meddelandena till, t.ex. raimo.keski-vaanto@helsinki.fi.

Att avanmäla sig från e-postlistan:

1. Skicka e-post till majordomo@helsinki.fi
2. Skriv följande text på endast en rad i meddelandefältet (body): unsubscribe e-lomake@helsinki.fi egen.korrekt@adress.fi
   Ersätt egen.korrekt@adress.fi med din egen e-postadress, t.ex. raimo.keski-vaanto@helsinki.fi.