Microsoft 365: Användning av delad postlåda

I OWA kan du öppna en delad mapp på två olika sätt.

• Alternativ 1: Separat webbläsarfönster
• Alternativ 2: Lägg till den delade postlådan i den primära postlådan

Alternativ 1: Separat webbläsarfönster

Du kan använda detta alternativ bl.a. till att skicka meddelanden från en delad postlåda eller till att dela läsbehörigheter. Enbart läsbehörigheter berättigar inte till att göra detta.

Klicka på din bild i övre högra hörnet i OWA. Välj Open another mailbox (Öppna en annan postlåda) i menyn som öppnas.

Skriv början av den delade e-postadressen utan slutdelen @helsinki.fi. PWA erbjuder en automatiskt alternativ som passar för namnet, klicka på den du vill ha och tryck på Open (Öppna).

Om du hittar postlådan i fråga öppnas den i en ny flik i din webbläsare. Du kan använda postlådan som vanligt.

Alternativ 2: Lägg till den delade postlådan i den primära postlådan

Du kan använda detta alternativ om du vill lägga till den delade postlådan under din egen postlåda i postvyn. Dessutom kan du bevilja läsbehörigheter till andra användare.

Klicka på rubriken Folders (Mappar) med den högra musknappen. Välj Add shared folder (Lägg till delad mapp) bland alternativen.

Skriv början av namnet i sökfältet. OWA föreslår lämpliga alternativ automatiskt. Välj den postlåda du vill ha genom att klicka på dess namn.     

Klicka på Add (Lägg till).

Mappen kommer fram i det vänstra hörnet i OWA i mappförteckningen.

Hädanefter syns postlådan automatiskt. Om du vill dölja postlådan, klicka på den delade postlådans namn med den högra musknappen och välj Remove shared folder (Ta bort den delade mappen).

Om du i fortsättningen använder en mapp i din egen OWA, måste du justera inställningarna för två profiler.

Klicka på New message (Nytt meddelande) och därefter på de tre punkterna längst upp. Välj Show From (Visa avsändare).

Nu syns din egen e-postadress i From (Avsändare) vid det nya meddelandet. Klicka på From (Avsändare) och välj Other email address (Annan e-postadress).

Börja skriva den delade postlådans namn och välj den sedan i den förteckning som öppnas.

Nu kan du skicka ett meddelande från den delade postlådan.

E-post som delas i Outlook syns automatiskt när behörigheterna är i sin ordning. Mappen finns längst ned i den vänstra balken.

Se instruktionen här om e-posten av någon anledning inte syns automatiskt.

Du kan lägga till en delad mapp bland dina favoriter. Då är det lättare att följa postlådan. Öppna mapplistan via pilen framför den delade mappen.

Klicka på Inbox-mappen i den delade postlådan med den högra musknappen. Då öppnas en ny meny där du kan välja Show in Favourites (Visa i favoriter).

Därefter kan du öppna den delade postlådan direkt i Favourites (Favoriter)-mappen.

När du skriver i Outlook kan du välja avsändarprofil genom att först skapa ett nytt meddelande och sedan klicka på alternativet Options (Inställningar) i menyraden för meddelandet. Klicka på Klicka på From (Avsändare).

Klicka på From (Avsändare) och Other E-mail address (Annan e-postadress).

Skriv avsändarens adress i fältet och klicka på OK. Därefter kan du välja önskad profil från listan efter behov.

Du kan också skapa olika signaturer för olika avsändarprofiler. Du hittar denna inställning när du öppnar ett nytt meddelande i meddelandefönstret. Välj från Message (Meddelande)-fliken Signature (Signatur) > Signatures... (Signaturer...).

Du kan lägga till separata signaturer för olika syften i fönstret som öppnas. Välj New (Ny) och det dyker upp en ny rad i Select signature to edit (Välj den signatur som ska redigeras) (1). I Choose default signature (Välj standardsignatur) (2) kan du välja standardinställningar. I Edit signature (Redigera signatur) (3) kan du redigera signaturen.

Öppna Outlook. Om du inte ännu har ett helsinki.fi-konto kan du lägga till den med denna instruktion.

Klicka på hamburgermenyn.

Klicka på Lägg till en ny postlåda -ikonen i sidomenyn som öppnas (Lisää uusi postilaatikko).

Välj Lägg till en delad postlåda i menyn som öppnas. (Lisää jaettu postilaatikko). 

Välj ditt eget helsinki.fi-konto.

Skriv den delade postlådans adress (1) (till exempel tike-viestinta@helsinki.fi). Klicka på Fortsätt (2) efter att du skrivit adressen.

Nu är postlådan tillgänglig som sin egen meny i Outlook.

Du kan läsa postlådan och skicka e-postmeddelande precis som i andra postlådor.

Outlook på Mac visar inte automatiskt en delad mapp, men du kan göra den synligt snabb på följande sätt:

Öppna File > Open > Shared mailbox

Ett nytt fönster öppnas. Skriv namnet på den e-post adress du vill ha i sökfältet, till exempel ”tike-viestinta”. Programmet listar de postlådorna som hittades. Välj den låda du vill ha och klicka på Add (Lägg till).

Den delade e-postadressen visas i vyn i sidobalken och du kan börja använda e-posten.

Du kan också lägga till en delad postlåda i Thunderbird. I princip lägger du till din egen inkorg två gånger, men för den andra inkorgen lägger du till den delade inkorgens namn i ditt eget användarnamn:

Detta är en skärmdump över inställningarna som behöver redigeras vid installationen (ändringarna är markerade med färg):

När kontot har skapats, visas det i postlistan i det vänstra fältet.

Efter detta kan du ännu ändra avsändarnamnet och adressuppgifterna vid behov, samt lägga till en signatur för den här inkorgen. Du öppnar kontoinställningarna på följande sätt:

Menyn uppe till höger > Options > Account settings

Det separata fönstret Account settings öppnas. Välj huvudsidan för den delade inkorgens inställningar. Där hittar du profilinställningarna.

Att skicka ett meddelande med Thunderbird från en delad postlåda skiljer sig inte från att skicka meddelanden från din egen inkorg, men du måste försäkra dig om att du använder rätt inkorg.

När du vill skicka post från en delad postlåda, gå först till Inbox-mappen i den delade postlådan. Klicka sedan på Write. Nu borde fältet From visa uppgifterna för den delade inkorgen. Ifall uppgifterna inte syns, klicka på From-fältet och välj önskad adress. Ifall du lagt till en signatur i inställningarna, ändras den också.

I övrigt skickar du meddelandet på samma sätt som från din egen inkorg.

Se instruktionerna för iOS enheter.