Microsoft 365 Helsingin yliopistolla

Microsoft 365 on yliopiston työkalupaketti, joka sisältää lukuisia päivittäisessä työssä tarpeellisia palveluita, kuten sähköpostin, kalenterin, pikaviesti- ja verkkokokouspalvelut sekä tiedon jakamisen ja sosiaalisen median työkaluja.

Tähän ohjeeseen on koottu tärkeimpiä tietoja Microsoft 365 -palveluista. Lisää ohjeita löydät tältä ohjesivustolta esim. haun avulla. Jos ongelma ei selviä ohjeiden avulla, ole matalalla kynnyksellä yhteydessä IT-Helpdeskiin.

Kirjaudu Microsoft 365 -palveluun osoitteessa www.helsinki.fi/office365

Microsoft 365:n käyttöön ottaneet opiskelijat ja henkilökuntaan kuuluvat saavat maksutta käyttöönsä Microsoft 365 Apps -paketin, johon kuuluu mm. Microsoft Microsoft -paketin asennusoikeus myös omille laitteille. Lue lisää Microsoft 365 Apps -paketin kotikäytöstä erillisestä ohjeesta.

Uudet yliopistolaiset (henkilökunta ja opiskelijat) saavat automaattisesti Microsoft 365:n sähköpostin, kalenterin ja muut palvelut. Aktivoimalla tunnuksesi MyAccount-palvelussa, saat tunnuksen helposti ja nopeasti käyttöösi. 

Microsoft 365:n käyttöön ottaneet opiskelijat ja henkilökuntaan kuuluvat saavat maksutta käyttöönsä Microsoft 365 -paketin, johon kuuluu mm. Microsoft Office -paketin asennusoikeus myös omille laitteille.

Seuraaviin Microsoft 365 -ohjelmiin sisältyvää käyttäjien dataa käsitellään EU:n alueella:

• Sähköposti- ja kalenterijärjestelmä (Microsoft 365 -pilvi)
• Ryhmätyöohjelmisto (Teams)
• Tallennuspalvelu (OneDrive for Business)
• Office-toimistotyökalut (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, InfoPath)

Näihin Microsoft 365 -ohjelmiin sisältyvää käyttäjien dataa käsitellään EU:ssa tai EU:n ulkopuolella:

• Verkkopohjainen piirtoalusta (Sway)
   

Microsoft-palvelujen palvelukuvaukset

Sähköposti ja kalenteri (Exchange Online)

• Yhtenäinen sähköposti- ja kalenterijärjestelmä koko yliopistolle.
• Tallennustilaa 50 Gt.
• Microsoft 365 voi lisäksi tallentaa käyttäjän tehtävälistat ja kontaktitiedot.
• Lue tarkempia ohjeita sähköpostista Outlookissa.
• Lue tarkempia ohjeita sähköpostia selaimessa.

Teams

• Microsoft Teams tuo kokoukset, työkalut ja sisällöt yhteen paikkaan. Voit luoda ja muokata tiedostoja, keskustella videon tai pikaviestien välityksellä ja käyttää muita Microsoft 365-ohjelmia suoraan Teamsin sisällä.
• Teams on pilvipalvelu, joka mahdollistaa helpon ja tehokkaan ryhmätyöskentelyn verkossa. Erona esim. Jabberiin ja muihin chat-ohjelmiin on se, että tiimin voi jakaa eri kanaviin.
• Kaikki käyttäjät voivat helposti ja nopeasti perustaa verkkokokouksen tarvittaessa, kokouksiin voi osallistua verkon yli omalla laitteella (tietokoneella, puhelimella, tabletilla).
• Ryhmäkohtainen tallennustila 25 Tt.
• Lue tarkempia ohjeita Teams - parhaat vinkit käyttöön -ohjeesta.

Microsoft 365 Apps

• Oikeus ladata Office -paketti kotikäyttöön viidelle laitteelle.
• Lue tarkempia ohjeita Microsoft 365-paketin kotikäytöstä erillisestä IT-Helpdeskin ohjeesta.

Office Online

• Tarjoaa office-toimiston pilvessä: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook.
• Pääsy tiedostoihin mistä tahansa millä tahansa laitteella. Tiedostoja voi luoda ja muokata selaimessa, myös yhtä aikaa muiden kanssa.
• Lue tarkempia ohjeita Office-ohjelmien käytöstä selaimessa erillisestä IT-Helpdeskin ohjeesta.

OneDrive

• OneDrive on osa Microsoft 365 -pilvipalveluja. Sitä käytetään pilvitallennukseen ja tiedostojen jakamiseen toisille käyttäjille sähköpostin liitetiedostojen sijaan.
• Lue tarkempia ohjeita OneDriven käytöstä erillisestä IT-Helpdeskin ohjeesta.

Sway

• Swayn verkkopohjaisella piirtoalustalla voi tehdä esityksiä, joihin voi lisätä kuvia, tekstiä, asiakirjoja ja muuta sisältöä.

OneNote

• OneNote on muistikirjaohjelma, joka kokoaa muistiinpanosi yhteen paikkaan. Voit tehdä eri asioille (työ, matkat, harrastukset jne.) omat muistikirjat.
• OneNote Onlinen avulla voit käyttää selainta OneDriveen tallennettujen OneNote-muistikirjojen luomiseen, avaamiseen, katseluun, muokkaamiseen, muotoilemiseen ja jakamiseen.
• Lue tarkempia ohjeita OneNoten käytöstä erillisestä IT-Helpdeskin ohjeesta.

Luokan OneNote -muistikirja (Class Notebook)

• Luokan OneNote-muistikirja-sovelluksella opettaja pystyy nopeasti määrittämään henkilökohtaisen työtilan jokaiselle opiskelijalle, sisältökirjaston oppimateriaalin jakamista varten sekä yhteistyötilan oppitunteja ja opiskelutehtäviä varten.

Henkilökunnan OneNote -muistikirja (Staff Notebook)

• Henkilökunnan OneNote-muistikirjan luontisovelluksen avulla OneNote-muistikirja voidaan määrittää henkilökunnan jäsenille ja käyttää monipuolisen tiedon käsittelyyn ja jakamiseen.

Missä sähköposti sijaitsee?

• Sähköpostiin pääsee osoitteella www.helsinki.fi/office365. Linkki löytyy myös mm. IT-Helpdesk-sivuston etusivulta, Flammasta ja Opiskelu-sivustolta.
• Jos kirjautuminen ei onnistu, käytä tunnuksestasi muotoa tunnus@ad.helsinki.fi
• Salasanasi on sama kuin muissakin yliopiston palveluissa
• Mobiililaitteilla kannattaa käyttää Outlook-sovellusta (tästä lisää alempana)

Miten Office-ohjelmat saa ladattua kotikoneelle?

• Kuvalliset ohjeet löydät erilliseltä ohjesivulta.
• Mikäli sinulla on ongelmia asennuksen kanssa: huomaa, että Office (M365 Apps for Enterprise) -tuen järjestää Microsoft, ei Helsingin yliopisto.

Saako tämän iPadille/kännykkään?

• Kyllä, iOS-ohjeet löytyvät erilliseltä ohjesivulta.
• Appseista (esim. OneDrive) kannattaa asentaa "for business" -versio, jos sellainen on tarjolla

Käyttäjätunnukseni ei toimi kun yritän asettaa sähköpostia toimimaan laitteissani

Microsoft 365 -käyttäjätunnus muodostuu yliopiston käyttäjätunnuksesta sekä loppuosasta @ad.helsinki.fi.
Esim. Raimo Keski-Väännön (rkeskiva) Microsoft 365 -tunnus on rkeskiva@ad.helsinki.fi

Ovatko sähköpostilistat osa Microsoft 365:sta?

Sähköpostilistojen hallinnointi tapahtuu edelleen Majordomolla. Lue tarkemmin Majordomo-listoista erillisestä ohjeesta.

Miksi en pääse työkoneella kirjautumaan ulos Outlookista?

Jos yrität Helsingin yliopiston ylläpitämällä työkoneellasi kirjautua ulos Outlookista napsauttamalla profiilikuvaasi ja valitsemalla Sign out, selain avaa postin hetken kuluttua uudelleen. Tämä johtuu siitä että Microsoft 365 lukee kirjautumistiedot suoraan koneen sisäänkirjautumistiedoista.

Työkaveri yritti kirjautua minun työkoneella omaan sähköpostiinsa, mutta minun sähköposti avautui. Miksi?

Microsoft 365 lukee kirjautumistiedot suoraan koneen sisäänkirjautumistiedoista. Suosittelemme työkaveria tekemään ns. välikirjautumisen erillisen ohjeen avulla tai käyttämään selaimen Incognito / Private-ikkunaa.

Miten käytän toisen organisaation Microsoft 365 -tunnuksia? 

Esimerkki: Minulla on HUS:n sähköposti käytössä, yritän kirjautua HY:n sähköpostiin, mutta tämä kirjautuu aina HUS:iin.

Ratkaisu: Avaa toisen organisaation tili selaimen Incognito / Private -ikkunassa (tai toisella selaimella).

Lisenssitason korotus

Esimerkki: Asensin Excelin kotikoneelleni ja vaikka syötän käyttäjätunnukseni ja salasanani, niin tämä ei toimi

Tilaa lisenssitason korotus erillisen ohjeen avulla. 

Helsingin yliopistossa on käytössä Microsoft 365 -sähköposti- ja kalenterijärjestelmä. Siihen kuuluu myös monia yhteistoiminnallisuutta tukevia ohjelmia.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Etunimi.x.Sukunimi@helsinki.fi-posti ohjautuu Microsoft 365 -järjestelmään. Posti suositellaan luettavaksi Outlook -ohjelmalla tai selaimella Outlook Web Appia käyttämällä.

Lue lisää yliopistolla käytössä olevista Microsoft 365 -palveluista.