Microsoft 365 vid Helsingfors universitet

Microsoft 365 är universitetets verktygslåda, som innehåller en rad tjänster som är nödvändiga för det dagliga arbetet, såsom e-post, kalender, chatt och tjänster för onlinemöten, samt verktyg för informationsdelning och sociala medier.

Dessa instruktioner sammanfattar den viktigaste informationen om Microsoft 365-tjänsterna. Du hittar ytterligare anvisningar på denna instruktionssida, till exempel genom att använda sökfunktionen. Om du inte kan lösa problemet med hjälp av dessa anvisningar, tveka inte att kontakta IT-Helpdesk.

Logga in på Microsoft 365 på www.helsinki.fi/office365

Studenter och personal som har aktiverat Microsoft 365 har fri tillgång till tjänsten Microsoft 365 Apps, vilket bland annat innebär rätten att installera Microsoft Office-paketet på sina egna enheter. Läs mer om hemmabruk av Microsoft 365 Apps-paketet i de separata anvisningarna.

Nya universitetsmedlemmar (personal och studenter) får automatiskt tillgång till Microsoft 365 e-post, kalender och andra tjänster. Genom att aktivera ditt användarnamn via MyAccount-tjänsten kan du snabbt och enkelt börja använda ditt konto. 

Studenter och personal som har registrerat sig för Microsoft 365 får kostnadsfri tillgång till Microsoft 365-paketet, vilket bland annat innebär rätten att installera Microsoft Office-paketet på sina egna enheter.

Läs mer om hur du installerar Microsoft Office-paketet på dina egna enheter i de separata anvisningarna.

Användardata som finns i följande Microsoft 365-applikationer behandlas inom EU:

• E-post- och kalendersystem (Microsoft 365-molnet)
• Programvara för grupparbete (Teams)
• Lagringstjänst (OneDrive for Business)
• Office-kontorsprogram (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, InfoPath)

Användardata i dessa Microsoft 365-applikationer behandlas inom EU eller utanför EU:

• Nätbaserad ritplattform (Sway)

Beskrivningar av Microsoft-tjänsterna 

E-post och kalender (Exchange Online)

• Ett enhetligt e-post- och kalendersystem för hela universitetet.
• 50 GB lagringsutrymme.
• Microsoft 365 kan även lagra användarnas att göra-listor och kontaktuppgifter.
• Läs mer detaljerade instruktioner om hur du hanterar e-post i Outlook.
• Läs mer detaljerade instruktioner om e-post i en webbläsare.

Teams

• Microsoft Teams samlar möten, verktyg och innehåll på ett och samma ställe. Du kan skapa och redigera filer, diskutera via video eller snabbmeddelanden och använda andra Microsoft 365-appar direkt i Teams.
• Teams är en molnbaserad tjänst som möjliggör enkelt och effektivt samarbete online. Skillnaden jämfört med exempelvis Jabber och andra chattprogram är att ett team kan delas upp i olika kanaler.
• Alla användare kan vid behov snabbt och enkelt sätta upp ett onlinemöte. Man kan delta i möten online med sin egen enhet (dator, telefon, surfplatta).
• 25 TB grupplagringsutrymme.
• Läs mer detaljerade anvisningar i Teams – den bästa praxisen instruktioner.

Microsoft 365-appar

• Rätt att ladda ner Office-paketet för hemmabruk på fem enheter.
• Läs mer detaljerade instruktioner om hur du använder Microsoft 365-paketet hemma i de separata instruktionerna från IT-Helpdesk.

Office Online

• Erbjuder Office-program i molnet: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook.
• Få tillgång till dina filer var som helst, på vilken enhet som helst. Du kan skapa och redigera filer i din webbläsare, till och med samtidigt med andra.
• För mer detaljerade instruktioner om hur du använder Office-program i webbläsaren, se de separata instruktionerna från IT-Helpdesk.

OneDrive

• OneDrive ingår i molntjänsterna i Microsoft 365. Det används för molnlagring och för delning av filer med andra användare istället för att använda e-postbilagor.
• För mer detaljerade instruktioner om hur man använder OneDrive, se de separata instruktionerna från IT-Helpdesk.

Sway

• Med Sways nätbaserade ritplattform kan du skapa presentationer och lägga till bilder, text, dokument och annat innehåll.

OneNote

• OneNote är ett anteckningsprogram som samlar alla dina anteckningar på ett ställe. Du kan skapa separata anteckningsböcker för olika ändamål (arbete, resor, fritidsintressen osv.).
• Med OneNote Online kan du använda din webbläsare för att skapa, öppna, visa, redigera, formatera och dela OneNote-anteckningsböcker som är lagrade på OneDrive.
• För mer detaljerade anvisningar om hur du använder OneNote, se de separata anvisningarna från IT-Helpdesk.

OneNote-anteckningsbok för klassen (Class Notebook)

• Med appen OneNote Class Notebook kan lärare snabbt skapa en personlig arbetsyta för varje elev, ett innehållsbibliotek för delning av läromaterial och ett samarbetsutrymme för lektioner och studieuppgifter.

OneNote-anteckningsbok för personal (Staff Notebook)

• Med appen OneNote Staff Notebook kan en OneNote-anteckningsbok skapas för personalen och användas för mångsidig hantering och delning av information.

Var hittar jag e-posten?

• Du kan komma åt din e-post på www.helsinki.fi/office365. Länken finns bland annat på IT-Helpdesks startsida, på Flamma och på Studietjänsten.
• Om du inte kan logga in, använd formatet användarnamn@ad.helsinki.fi som användarnamn
• Ditt lösenord är detsamma som för universitetets övriga tjänster
• På mobila enheter rekommenderar vi att du använder Outlook-appen (mer om detta nedan)

Hur laddar jag ner Office-program till min hemdator?

• Du hittar illustrerade anvisningar i de separata instruktionerna.
• Om du stöter på problem med installationen: Observera att support för Office (M365 Apps for Enterprise) erbjuds av Microsoft, inte av Helsingfors universitet.

Finns detta tillgängligt för iPad eller mobiltelefoner?

• Ja. Instruktioner finns på separata hjälpsidor:
  • Outlook för iOS-enheter
  • Outlook för Android-enheter
• För appar (t.ex. OneDrive) är det värt att installera ”för företag”-versionen om en sådan finns tillgänglig.

Mitt användarnamn fungerar inte när jag försöker konfigurera e-post på mina enheter

Ett Microsoft 365-användarnamn består av ditt användarnamn vid universitetet följt av @ad.helsinki.fi. Till exempel är Raimo Keski-Vääntös (rkeskiva) Microsoft 365-användarnamn rkeskiva@ad.helsinki.fi

Ingår e-postlistor i Microsoft 365?

E-postlistor hanteras fortfarande via Majordomo. Läs mer om Majordomo-listor i de separata instruktionerna.

Varför kan jag inte logga ut från Outlook på min arbetsdator?

Om du försöker logga ut från Outlook på din arbetsdator som administreras av Helsingfors universitet genom att klicka på din profilbild och välja Logga ut, kommer webbläsaren att öppna din e-post igen efter en kort stund. Detta beror på att Microsoft 365 hämtar dina inloggningsuppgifter direkt från datorns inloggningsuppgifter.

En kollega försökte logga in på sin egen e-post på min arbetsdator, men istället öppnades min e-post. Varför?

Microsoft 365 hämtar inloggningsuppgifterna direkt från datorns inloggningsuppgifter. Vi rekommenderar att din kollega gör en så kallad tillfällig inloggning genom att följa de separata instruktionerna eller genom att använda webbläsarens inkognito-/privata fönster.

Hur använder jag en annan organisations inloggningsuppgifter för Microsoft 365? 

Exempel: Jag har ett HUS-e-postkonto och försöker logga in på min e-post vid Helsingfors universitet, men jag loggas alltid in på HUS istället.

Lösning: Öppna den andra organisationens konto i webbläsarens inkognito- eller privata fönster (eller i en annan webbläsare).

Uppgradera din licensnivå

Exempel: Jag har installerat Excel på min hemdator, och även om jag anger mitt användarnamn och lösenord fungerar det inte.

Beställ en uppgradering av licensnivån enligt de separata instruktionerna. 

Helsingfors universitet använder Microsoft 365 e-post- och kalendersystemet. Detta omfattar även ett antal program som underlättar samarbete.

I praktiken innebär detta att e-postadresser som slutar på förnamn.x.efternamn@helsinki.fi omdirigeras till Microsoft 365-systemet. Vi rekommenderar att du läser din e-post i Outlook.