Näin teet etätyötä

Tämän sivun tarkoituksena on esitellä Helsingin yliopiston tietotekniikkapalveluiden etäkäyttöä ja opastaa niiden käyttöönotossa. Lisää ohjeita löydät tältä ohjesivustolta esim. haun avulla. Jos ongelma ei selviä ohjeiden avulla, ole matalalla kynnyksellä yhteydessä IT-Helpdeskiin.

Yliopistolla on verkkopalveluita, joiden käyttö on lisenssisyistä (tai muista syistä) rajattu vain yliopiston verkkoon. Tällaisia ovat mm. kirjaston tarjoamat tietokannat ja sähköiset lehdet. Mikäli palveluita haluaa käyttää yliopiston verkon ulkopuoliselta koneelta, on se mahdollista vain muodostamalla suojattu yhteys kotikoneen ja yliopiston palvelimen välille. Yleisin tekniikka tälläisen yhteyden muodostamiseen on VPN. VPN-yhteyttä käyttävät koneet saavat yliopiston verkko-osoitteen ja koneen kaikki verkkoliikenne ohjautuu yhteyden päällä ollessa yliopiston verkon kautta.

• OpenVPN - suositeltu tapa yhdistää kone yliopiston verkkoon turvallisesti
   

• Etäkäytettävät työpöydät eli VDI

  Etäkäytettävässä työpöydässä voidaan käyttää kaikkia muitakin ohjelmia samoin kuin perinteisessä yliopiston työasemassa. Etäkäytettävä työpöytä on joustava: Sitä voidaan käyttää tavalliselta tietokoneelta (kuten kotikone), kannettavalta tai muilta laitteilta, kuten tabletilta tai älypuhelimelta tai jopa selaimelta. Voit kirjautua ulos virtuaalityöasemasta, siirtyä toiselle päätelaitteelle, ja jatkaa työskentelyä siitä kohdasta, mihin jäit edellisellä laitteella.

  Voit muodostaa etäyhteyden kotikoneeltasi yliopistolla olevaan Windows 10 -pöytäkoneeseen.
  Lue lisää tästä ohjeesta.

Suosittelemme käyttämään kotona kiinteää verkkoyhteyttä, mikäli sellainen on saatavilla. Muiden verkkoyhteyksien ollessa pois käytöstä voit ottaa käyttöön puhelimen mobiilidatan jakamisen (hotspot). Tutustu oman puhelimesi käyttöohjeisiin.
Esimerkkinä Googlen ohje Android-laitteille.

• Lue Flammasta Näin hankit tietokoneen -ohjeet
• Lue Flammasta Näin hankit IT-tarvikkeita -ohjeet

VMware Horizon Client -ohjelma on asennettu kaikille yliopiston tietokoneille. Kotikoneelle voit asentaa ohjelman itse tai käyttää etätyöpöytää selaimella.

• Etäkäytettävät työpöydät Windowsissa (henkilökunnalle)
• Etäkäytettävät työpöydät Cubblissa (ohjeistus Cubbli-wikissä, vain englanniksi)
• Etäkäytettävän työpöydän käyttö selaimella 

Kotikoneeltasi on mahdollista muodostaa etäyhteys kotihakemistoosi. Voit käsitellä hakemiston tiedostoja ja kansioita täysin normaalisti. Kaikki etäyhteydellä tekemäsi muutokset säilyvät.

• Kotihakemiston etäkäyttö (Windows 10)
• Kotihakemiston etäkäyttö (Mac)
• Kotihakemiston käyttäminen kotikoneelta (Cubbli, Cubbli-wiki vain englanniksi)

Voi muodostaa myös yhteyden ryhmätallennustilaan

• Ryhmätallennustilan etäkäyttö (Windows)
• Ryhmätallennustilan etäkäyttö (Mac)
• Ryhmätallennustilan etäkäyttö (Cubbli, Cubbli-wiki vain englanniksi)

Helsingin yliopiston kirjaston hankkimien e-aineistojen käyttöön et tarvitse VPN-yhteyttä, jos etsit tietokannat ja sähköiset lehdet kirjaston hakupalvelu Helkan tai tieteenalaoppaiden kautta. Helkan ja tieteenalaoppaiden aineistolinkit mahdollistavat etäkäytön.

• Linkki Helkaan
• Linkki tieteenalaoppaisiin

• Tarvittaessa jaa tiedostot ryhmällesi Microsoft 365 -palvelun kautta.
  • Teams
    • Lue vinkit Teamsin parhaisiin käytäntöihin
    • Lue myös Microsoftin etätyöohjeita Teamsin käyttäjille
  • OneDrive
• Voit käyttää sähköpostin lisäksi tavanomaisia Office-ohjelmia, kuten tekstinkäsittelyä (Word Online), taulukkolaskentaa (Excel Online) tai PowerPointia (PowerPoint Online). Huomaa, että dokumentit tallentuvat verkkoon Microsoft 365 -pilvipalveluun. Voit kuitenkin ladata ne omalle koneellesi paikallista muokkaamista varten.
  • Office-ohjelmat selaimessa
• Huomioi tietosuoja - mitä asioita voit pilvipalvelussa käsitellä (Tutustu pilvitietoturvaan - linkki Flammaan)

Ohjelma-asennukset suositellaan tehtäväksi yliopiston lankaverkossa, etäyhteyksillä voi esiintyä virhetilanteita. 

Joihinkin muihin yliopiston hankkimiin lisensseihin kuuluu oikeus asentaa ohjelma kotikoneelle. Lue lisää Flammasta

• Teams 
  Microsoft Teams on monipuolinen ja muokattava ryhmätyöväline. Teams tarjoaa niin kahdenkeskiset pikaviestit ja videopuhelut kuin pysyvät keskustelukanavat eri ryhmille. Voit käyttää Teamsia joko selaimella tai työasemalle asennettavalla asiakasohjelmalla.
  Katso Teams-koulutus Suffelissa
   
• Zoom 
  Zoom on videoviestintäpalvelu, jonka avulla kaikki yliopistolaiset voivat luoda kokoushuoneita ja osallistua reaaliaikaisesti äänen ja kuvan välityksellä kokouksiin, seminaareihin ja konferensseihin. Zoom soveltuu myös etäopetuskäyttöön.
  Katso Zoom-koulutusvideoita Unitube-katsomosta

Fasilitointiverkosto on tehnyt ohjeistusta etäfasilitointiin, lue lisää etäfasilitoinnista Fasilitointiverkoston työryhmästä.

Tarvitsetko videon ja ruudun jaon lisäksi valkotaulua (Whiteboard)?
Valkotauluna voi toimia yksinkertainen Whiteboard-näkymä, joka löytyy Teamsista ja Zoomista. Ne sopivat varsinkin ad-hoc piirtelyyn mutta ovat melko rajoittuneita siihen.
Monipuolisempi valkotaulutyökalu on Flinga.

Flinga

• Kirjaudu Flingaan yliopistotunnuksillasi osoitteessa hy.flinga.fi
• Flingan käyttöohjeet ovat Opetustyön Ohjeet -sivuilla.

Miro

• Miro on monipuolinen valkotaulutyökalu, jota voi käyttää sekä etäfasilitointiin että virtuaalisena tauluna ryhmätöissä.
• Kirjaudu Miroon yliopistotunnuksellasi (muodossa tunnus@helsinki.fi)
• Ohjeet Miron käyttöön löydät erillisestä IT-Helpdeskin ohjeesta

Presemo

Presemo on helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla voit aktivoida yleisöä erilaisissa tilaisuuksissa. Presemon avulla voit luoda kyselyitä, kerätä palautetta, testata osaamisen tasoa, luoda äänestyksiä tai organisoida vaikkapa yhteisöllisiä chat-keskusteluja.
Presemon käyttö onnistuu selaimella ja mobiililaitteella.

• Presemon tukisivusto Opetustyön ohjeissa

Yliopistolla sähköpostin ja liitetiedostojen suojaamiseen on käytössä useita eri menetelmiä. Niistä jokaisesta on oma erillinen ohje Helpdeskin sivuilla. Erillisessä ohjeessa kerrotaan menetelmien eroista ja annetaan vinkkejä sopivan menetelmän valintaan. 

Huomioi etätyössä myös roskaposti ja kalastelu. Raportoi kalasteluviestit, jotka tulevat Inboxiin (Saapuneet-kansioon) Microsoftille näillä ohjeilla:

• Varo huijareita
• Roskapostista ilmoittaminen (OWA)
• Roskapostista ilmoittaminen (Outlook)

Yliopiston kannettavien tietoturvapäivitys yliopistoverkon ulkopuolella toimii OpenVPN:n kautta. Pelkkä internetyhteys ei riitä, sillä kone ei saa silloin ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksiä. Vaikka voisitkin muuten työskennellä ilman VPN-yhteyttä, käynnistä VPN-yhteys välillä päivitysten takaamiseksi.

• Windows-koneella voit pitää erilaiset kokonaisuudet omassa ikkunassa ja siirtyä ikkunoiden välillä pikanäppäimien avulla.
  Katso myös muita Microsoftin vinkkejä. Kokeile ja ihastu!
   

  Windows-näppäin + sarkain	Avaa tehtävänäkymä
  Windows-näppäin + Ctrl + D	Lisää virtuaalityöpöytä
  Windows-näppäin + Ctrl + oikea nuoli	Vaihtaa oikealla luomiesi virtuaalityöpöytien välillä
  Windows-näppäin + Ctrl + vasen nuoli	Vaihtaa vasemmalle luomiesi virtuaalityöpöytien välillä
  Windows-näppäin + Ctrl + F4	Sulkee käyttämäsi virtuaalityöpöydän

   

• Myös Macille saa työtiloja, jotka helpottavat ikkunaviidakkoa. Tutustu Macin ohjeisiin.
• Läppärissä pieni näyttö? Kokeile yhdistää telkkariin, ainakin uudemmissa televisioissa on HDMI-yhteys saatavilla. Kokeile!

• Yhteydet yliopiston ulkopuolelta
• Tallentaminen ja tiedon jakaminen mm. koti- ja ryhmätallennustilojen käyttö, pilvitallennus OneDrive for Business -palveluun, OneNote-muistikirjat pilvipalvelussa.