Microsoft Office 365 Message Encryption-kryptering av e-post

Dessa instruktioner gäller kryptering av e-post med Office 365 Message Encryption. Instruktioner för både Outlook och OWA. Instruktionerna fungerar i princip på alla allmänna webbläsare och operativsystem.

Observera att all kommunikation inte behöver krypteras. Läs mer i Flamma (Behandlingsinstruktioner för e-post)

Förbättringar från tidigare Securemail-kryptering

  • Det blir lättare att läsa krypterad e-post på mobila enheter när man använder Outlook for Android / iOS skiljer sig läsning av krypterade meddelanden inte från läsning av vanliga meddelanden (Outlook tar hand om att öppna meddelandet genomsynligt)
  • Att läsa e-post i andra e-postprogram sker genom att öppna ett html-fil som finns som bilaga och antingen genom att logga in [med O365-användarnamn] eller genom att beställa en tillfällig nyckelkod till din e-post
  • Meddelanden kan läsas hur många gånger som helst och de föråldras inte längre

 

Tänk på att rubriken inte skyddas och bör alltså inte innehålla konfidentiella uppgifter.

Se detaljerad hjälp flik för mera instruktioner

Tänk på att rubriken inte skyddas och bör alltså inte innehålla konfidentiella uppgifter.

Att skicka krypterade meddelanden med Outlook Web App (OWA)

Logga in på Outlook Web App på adressen www.helsinki.fi/office365

Klicka på New message (nytt meddelande). Välj Encrypt. Om Encrypt-alternativet inte syns direkt i menyn, klicka på de tre punkterna efter raden.  

När du har valt krypteringsnivån ser du en bild av ett stängt lås och uppgiften om krypteringen i meddelandets skrivfönster. Du kan ändra krypteringsinställningar genom att välja Change permissions och ta bort krypteringen genom att välja Remove encryption.

Alternativen för kryptering är: 

  • Ingen vidarebefordran av meddelandet / Meddelandet ska inte vidarebefordras
  • (Normal) kryptering
  • Helsingfors universitet – konfidentiell 
  • Helsingfors universitet – konfidentiell (endast för läsning)

Nu kan du skriva och skicka meddelandet på ett normalt sätt. 

Att skicka krypterad e-post i Outlook 

Krypteringen fungerar med Outlooks nyaste versioner. Om du använder en äldre Outlook-version, uppdatera versionen eller skicka det krypterade meddelandet via Outlook Web App (instruktioner nedan). För universitetets Windows-datorer kommer uppdateringen centralt, ett mer detaljerat schema kommer att meddelas i augusti.

Bilderna har tagits i Macs Outlook-version 16.39, men instruktionerna kan utnyttjas också i andra versioner. 

Val av kryptering (Encrypt) hittar du på e-postens Options -flik. 

Klicka på pilen som finns bredvid låsikonen, och då öppnas en meny där du kan välja den krypteringsnivå som behövs. 
Alternativen för kryptering är:

  • (Normal) kryptering
  • Ingen vidarebefordran av meddelandet / Meddelandet ska inte vidarebefordras
  • Helsingfors universitet – konfidentiell 
  • Helsingfors universitet – konfidentiell (endast för läsning)
Programmet ber inloggning. Programmet föreslår e-post som användarnamn, men ändra det till formen tunnus@ad.helsinki.fi (t.ex. rkeskiva@ad.helsinki.fi). 
Efter den första krypteringsgång inloggningen ska du starta om Outlook. Efter detta är programmet redo att startas.

När du har valt krypteringsnivån ser du i meddelandet förhandsgranskningsfönster en gul balk som berättar om krypteringsnivå. Du kan ändra på krypteringsinställningarna genom att klicka igen på pilen som finns bredvid låsikonen.

Nu kan du skriva och skicka meddelandet på ett normalt sätt. 

Mottagning av krypterade meddelanden 

Outlook

När meddelandet skickas från ett Office 365-användarnamn till ett annat (fast mellan två organisationer) syns meddelandet direkt i Outlook. Krypteringen kan märkas av bilden på låset och uppgiften om ett krypterat meddelande i meddelandefältets övre kant. Du ser ytterligare krypteringsinformation genom att klicka på .View Permissions...

Outlook Web App (OWA)

När meddelandet skickas från ett Office 365-användarnamn till ett annat (fast mellan två organisationer) syns meddelandet direkt i OWA. Krypteringen kan märkas av bilden på låset och uppgiften om ett krypterat meddelande i meddelandefältets övre kant. 

Krypterat meddelande till en utomstående mottagare

Om mottagaren inte är ett Office 365/Microsoft-användarnamn får man en anmälan om ett krypterat meddelande per e-post.
Obs.! Meddelandet kan hamna i skräppostmappen.

Genom att klicka på Read the message öppnas följande vy i webbläsaren (bildens vy från gmail-e-post, vyn kan variera). 
Klicka på Sign in with a One-time passcode

Kontrollera även att adressen är korrekt: Adressen börjar med outlook.office365.com/encryption  

Du kommer till följande sida:

Gå tillbaka till din e-post där du har fått ett meddelande som innehåller en åtkomstkod för engångsbruk. Om meddelandet inte syns i Inbox, kontrollera skräpposten. Du kan radera meddelandet när koden har använts. Av säkerhetsskäl är koden giltig i endast 15 minuter. 

Kopiera koden och gå tillbaka till webbläsaren. Klistra in den kopierade koden i lådan (1) och klicka på Continue (2).

Meddelandet öppnas. Du kan också svara på meddelandet genom att klicka på Reply all.

 

Skyddsnivåer  

(Normalt) skydd

Mottagaren får läsa, vidarebefordra, skriva ut och kopiera meddelandets innehåll men inte ta bort skyddet. Avsändaren har fulla rättigheter till meddelandet och till alla svaren.

Ingen vidarebefordran av meddelandet

Mottagaren får läsa meddelandet men inte vidarebefordra, skriva ut eller kopiera det. Avsändaren har fulla rättigheter till meddelandet och till alla svaren.

Helsingfors universitet – konfidentiellt

Innehållet i detta meddelande är endast avsett för internt bruk vid universitetet. Innehållet får redigeras men inte kopieras eller skrivas ut.

  • Obs.! Endast för meddelanden mellan e-postadresser vid Helsingfors universitet

Helsingfors universitet – konfidentiellt (endast läsning)

Innehållet i detta meddelande är endast avsett för internt bruk vid universitetet. Innehållet kan inte redigeras.

  • Obs.! Endast för meddelanden mellan e-postadresser vid Helsingfors universitet

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?
Tillbaka upp