Konfidentiell e-post

Genom att skydda e-posten kan man skicka säkra meddelanden och ta emot svarsmeddelanden konfidentiellt, oberoende av e-postadress. För att säkerställa att e-posten är konfidentiell använder Helsingfors universitet programmet Deltagon Sec@GW. Användningen kräver inte att något program installeras på varken avsändarens eller mottagarens arbetsstation. Alla anställda och studerande vid Helsingfors universitet har möjlighet att skicka krypterade meddelanden.

All kommunikation behöver inte krypteras.
Ta separat i bruk krypteringen om du hanterar skyddat material. Närmare klassificering i Flamma.
 

Om e-post skickas utanför HU:s nät rekommenderar vi att en vpn-anslutning används.

Utomstående kan skicka krypterade meddelanden till studerande och personal vid universitetet i webbläsaren på adressen https://securemail.helsinki.fi. Obs! Du måste själv försäkra dig om avsändarens identitet, eftersom systemet inte gör detta.

I regel är det förbjudet att använda säkerhetspost:
1. I pekplattor och smarttelefoner (Läs mer om datasäkerhet)
2. På hemdatorer
3. På gemensamma datorer (t.ex. på bibliotek)

När man skickar krypterad e-post till en annan e-postadress som ingår i Deltagons Sec@GW-nätverk visas texten [D-Network] i meddelandets rubrikfält.

 

Tabs

Snabbinstruktion
  • Du kan skicka ett skyddat meddelande på samma sätt som ett vanligt meddelande. Den enda skillnaden finns i mottagarens adress: Lägg till .s i slutet av mottagarens adress.
  • När någon har skickat ett konfidentiellt e-postmeddelande till dig informeras du om detta via ett aviseringsmeddelande som skickas till din e-post.
  • Meddelandet öppnas via en skyddad webbläsaranslutning när du klickar på länken i aviseringsmeddelandet.
  • Om meddelandet har skickats på nivån Rekommenderat brev behöver du en PIN-kod för att öppna det egentliga meddelandet.
    • OBS! Koden kan endast skickas till ett FINLÄNDSKT TELEFONNUMMER!
    • PIN-koden skickas automatiskt per SMS till din mobiltelefon när du klickar på länken i aviseringsmeddelandet.
    • Skriv in PIN-koden i fältet och klicka på CONTINUE (FORTSÄTT).
  • På grund av datasäkerheten begränsas lagringen av meddelandet. Närmare instruktioner finns här.

Du kan öppna ett meddelande via länken i aviseringsmeddelandet bara en gång. Om du vill öppna meddelandet på nytt ska du inte stänga meddelandet genom att stänga webbläsaren (krysset i övre hörnet) utan genom att klicka på LOGOUT (LOGGA UT). Meddelandet kan inte öppnas på nytt om du stänger det på fel sätt!

Använd denna metod endast för att skicka e-post till personliga adresser. Skicka inte krypterade meddelanden till serviceadresser. De har flera läsare och endast en (den första) kan öppna meddelandet!

Detaljerad hjälp

    Skicka meddelanden

    Genom att skydda e-posten kan man skicka säkra meddelanden och ta emot svarsmeddelanden konfidentiellt, oberoende av e-postadress.

    Du kan definiera vilken skyddsnivå som ska användas när du skickar meddelanden:

    • Brev-nivån skyddas kommunikationen automatiskt med SSL-kryptering och meddelandet låses med tekniken Deltagon MessageLock™.
    • Rekommenderat brev-nivån identifieras mottagaren dessutom med hjälp av SMS-autentisering. I praktiken innebär detta att systemet ber om en PIN-kod när mottagaren öppnar meddelandet, som samtidigt skickas till mottagarens mobiltelefon per SMS.
      Om innehållet i meddelandet är särskilt känsligt ska du använda detta alternativ.
      OBS! Koden kan endast skickas till ett FINLÄNDSKT TELEFONNUMMER!

    Nivån Brev

    • På nivån Brev kan du skicka ett skyddat meddelande på samma sätt som ett vanligt meddelande. Den enda skillnaden finns i mottagarens adress: Lägg till .s i slutet av mottagarens adress.

    Använd denna metod endast för att skicka e-post till personliga adresser. Skicka inte krypterade meddelanden till serviceadresser. De har flera läsare och endast en (den första) kan öppna meddelandet!

    Nivån Rekommenderat brev

    • På nivån Rekommenderat brev kan du skicka ett skyddat meddelande på samma sätt som ett vanligt meddelande. Den enda skillnaden finns i mottagarens adress: Lägg till .telefonnummer.s i slutet av mottagarens adress.
    • OBS! Koden kan endast skickas till ett FINLÄNDSKT TELEFONNUMMER!

     

    Kontrollera på adressraden att adressen och telefonnumret säkert är rätt innan du skickar meddelandet!

     

    Läs meddelanden

    • Klicka på länken i meddelandet. Meddelandet öppnas i ett nytt fönster i webbläsaren.

    Svara på meddelanden

    • Öppna meddelandet via länken i aviseringsmeddelandet.
    • Klicka på REPLY (SVARA).

    • Skriv ditt meddelande och klicka på SEND (SÄND).

    • Du får en bekräftelse på att sändningen har lyckats.

    Lägg till en bilaga i meddelandet

    • Klicka på Browse.

    • Välj fil som du vill bifoga (1) och klicka på Open (Öppna) (2).

    • Klicka på ATTACH(BIFOGA).

    • Den valda filen syns i Attachments (Bilaga). Klicka på SEND (SÄND) när du har lagt till alla filer som du vill bifoga.

    Konfidentiell kommunikation som inletts av utomstående

    Även andra än anställda och studerande vid Helsingfors universitet kan använda e-post som skyddas av Deltagon. Utomstående kan skicka e-post från vilken adress som helst men endast till universitetets adresser som har formen fornamn.efternamn@helsinki.fi! Du kan till exempel be en samarbetspartner utanför universitetet skicka skyddad e-post till dig enligt följande instruktioner.

    Observera att adressen inte verifieras på något sätt. Därför ska man försäkra sig på annat sätt om avsändarens identitet i fråga om säkerhetspost som kommer från någon utomstående.

    • Skriv din egen adress i fältet Avsändare. helsinki.fi-adresser fungerar inte i detta fall.
    • Klicka på CONTINUE (FORTSÄTT).

    • Skriv i fältet From (Mottagare) in den adress som mottagaren använder vid Helsingfors universitet (1).
    • Du kan lägga till flera mottagare med plus-knappen och ta bort dem med minus-knappen (2).
    • Klicka på DONE (FÄRDIG) (3) när du har lagt till alla mottagare.
    • Fyll i fälten Subject (Ämne) och Message (Meddelande) och skicka meddelandet på normalt sätt.

    Lagring av meddelanden på servern

    Meddelanden som inte har öppnats lagras på servern i högst 60 dagar. Efter att ett meddelande har lästs första gången lagras det i 30 dagar.

    Du kan öppna ett meddelande via länken i aviseringsmeddelandet bara en gång. Om du vill öppna meddelandet på nytt ska du inte stänga meddelandet genom att stänga webbläsaren (krysset i övre hörnet) utan genom att klicka på LOGOUT (LOGGA UT). Meddelandet kan inte öppnas på nytt om du stänger det på fel sätt!

    • Stäng meddelandet genom att klicka på LOGOUT (LOGGA UT).

    • Välj som identifieringssätt antingen Cookie(kakor) eller Password (lösenord) (1).
      • Om du använder kakor kan du öppna meddelandet med samma webbläsare via samma dator.
      • Om du använder lösenord kan du öppna meddelandet även med andra webbläsare och via andra datorer.

    • Meddelandet stängs. Programmet påminner om sista datum när meddelandet finns lagrat på servern.
    • Kom ihåg att rensa webbläsarens cache. Om du använder identifiering med kakor, rensa ändå inte cookies (kakorna), utan enbart cache (cacheminnet).

    Spara meddelanden

    Du kan spara ett meddelande till exempel på din egen dator. Kom ihåg datasäkerheten (läs mera i Flamma) om du sparar meddelanden.
    • Välj filformat för meddelandet i rullgardinsmenyn och klicka på SAVE (SPARA).

    Så här fungerar konfidentiell e-post

    • Avsändaren skickar ett e-postmeddelande på normalt sätt via ett e-postprogram och lägger till identifieraren ".s" efter mottagarens adress (till exempel fornamn.efternamn@helsinki.fi.s).
    • Med hjälp av identifieraren ".s" identifieras meddelandet som ett meddelande som ska krypteras och styrs till servern Sec@GW.
    • Meddelandet sparas i krypterad form och det skapas ett aviseringsmeddelande som skickas till mottagaren.
    • Mottagaren öppnar en krypterad anslutning (SSL) till servern via den skyddade länken i aviseringsmeddelandet. På nivån Rekommenderat brev skickas dessutom en PIN-kod till mobiltelefonen när länken öppnas.
    • Mottagaren kan skicka ett skyddat svarsmeddelande, som kan läsas som normal e-post.