Funktionerna Webbseminarium och Large meeting i Zoom

Speciallicenser för Zoom:
Funktionerna Webbseminarium och Large meeting

Universitetet har en begränsad mängd speciallicenser som man kan hålla större Zoom-möten med:

  • 6 st. webbseminarlicenser för evenemang för max 500 personer
  • 1 st. webbseminarlicens för evenemang för max 1 000 personer
  • 1 st. webbseminarlicens för evenemang för max 3 000 personer
  • 700 st. Large meeting-licenser för möten för max 500 personer

Du kan beställa ovanstående licenser för en bestämd tid med denna blankett (se närmare instruktioner här nedan). Som standard reserverar vi speciallicenser för max 2 veckor åt gången. Om du har behov av licenser för en längre period, ange exakta uppgifter på blanketten. Vi kontaktar dig ifall tiden du har reserverat inte är möjlig.

OBS! Du kan först skapa ditt webbinarium som ett vanligt möte (Meeting) och ändra det till ett webbinarium när din webbinariereservering börjar. Möteslänken eller andra inställningar ändras inte med detta byte, och deltagarna ser inte ändringen av mötestyp. Ändringen görs i mötesinställningarna i Zooms webbläsarvy. På så sätt kan du skicka en länk till ditt möte i god tid utan att behöva reservera en webbinarielicens för en längre tid.

Närmare instruktioner för detta byte finna på Zooms hemsida.

Speciallicenser

Vid universitetet används speciallicenserna Zoom-webbinarium och Large meeting. Båda licenserna kan med en blankett reserveras för en bestämd tid för Zoom-användarnamn som ägs av studerande eller personal vid universitetet.

Zoom-webbseminarium

Webbseminarlicensen är en tilläggsfunktion i Zoom som kan kopplas till användarens egna Zoom-licens för en bestämd tid och som gör det möjligt att skapa Zoom-möten som påminner om webbseminarier.

Zoom-webbseminarierna har andra egenskaper än vanliga Zoom-möten, bland annat:

  • Den som deltar i ett webbseminarium har mer begränsade rättigheter per default (det går inte att använda video eller ljud, endast delta via chatten/Q&A-funktionen).
  • Bland rollerna finns utöver host och co-host även rollen panelist, som har fler rättigheter än deltagare. Rollen som panelmedlem kan ges på förhand även till personer utanför universitetet.
  • Utöver chatten har webbseminarierna en Q&A-funktion, där deltagare kan ställa frågor och gilla andras frågor.
  • Funktionen Breakout Rooms kan inte användas på webbseminarier.

Large meeting

Funktionen Large meeting gör det möjligt för 500 personer att delta i vanliga Zoom-möten som skapats av användare, istället för det maximala 300 personer. Vad gäller övriga egenskaper avviker Large meeting alltså inte från ett vanligt Zoom-möte.

Att boka en speciallicens

Du kan reservera webbseminarium- och Large meeting-licenser med denna blankett.

Du kan kontrollera reservationer för webbseminarlicenser via nedanstående länkar. Observera emellertid att det inte är möjligt att själv göra reservationer i kalendern, utan alla reservationer görs endast via blanketten ovan.

Användningsinstruktioner för webbseminarier

I dessa Helpdesks Zoom-instruktioner och Zooms egna instruktioner finns skriftliga anvisningar och videor för webbseminarier. Det är bra att titta på åtminstone följande innan det första webbseminariet.

Speciallicenser

Vid universitetet används speciallicenserna Zoom-webbinarium och Large meeting. Båda licenserna kan med en blankett reserveras för en bestämd tid för Zoom-användarnamn som ägs av studerande eller personal vid universitetet.

Att boka en speciallicens

Du kan reservera webbseminarium- och Large meeting-licenser med denna blankett.

Du kan kontrollera reservationer för webbseminarlicenser via nedanstående länkar. Observera emellertid att det inte är möjligt att själv göra reservationer i kalendern, utan alla reservationer görs endast via blanketten ovan.

Zoom-webbseminarium

Webbseminarlicensen är en tilläggsfunktion i Zoom som kan kopplas till användarens egna Zoom-licens för en bestämd tid och som gör det möjligt att skapa Zoom-möten som påminner om webbseminarier.

Zoom-webbseminarierna har andra egenskaper än vanliga Zoom-möten, bland annat:

  • Den som deltar i ett webbseminarium har mer begränsade rättigheter per default (det går inte att använda video eller ljud, endast delta via chatten/Q&A-funktionen).
  • Bland rollerna finns utöver host och co-host även rollen panelist, som har fler rättigheter än deltagare. Rollen som panelmedlem kan ges på förhand även till personer utanför universitetet.
  • Utöver chatten har webbseminarierna en Q&A-funktion, där deltagare kan ställa frågor och gilla andras frågor.
  • Funktionen Breakout Rooms kan inte användas på webbseminarier.

Omvandling av Zoom-möte till Zoom-webbinarium

Du kan på förhand skapa ditt Zoom-webbinarium som ett vanligt möte (Meeting) och senare omvandla det till ett webbinarium. Ändringen görs via Zooms webbläsarversion https://helsinki.zoom.us/. Logga in på Zoom.

Klicka på Meetings på sidans vänstra kant.

zoom meetings

Klicka på namnet på mötet (Meeting) som du vill omvandla till ett webbinarium. 

zoom klikkaa miitin nimeä

Du hittar länken för att redigera läget längst ner till höger på sidan som öppnas: 

zoom webinaariksi muuttamisen linkki

När du har klickat på länken säkerställer Zoom att du vill omvandla mötet till ett webbinarium. Det är inte möjligt att ångra omvandlingen. Klicka på knappen Convert.

zoom varmistaa muutoksen

Efter omvandlingen hittar du evenemanget i menyn vid Zooms vänstra kant, under Webinars.

Deltagarnas roller i ett webbinarium

I webbseminarium är deltagarnas roller i stort sett desamma som i vanliga möten (Meetings). Webbinariet innehåller dock också en ny roll, panelist, som inte används i normala möten. Nedan följer några av rollernas särdrag. Du hittar en mer detaljerad jämförelse av funktionaliteten för de olika rollerna på Zooms instruktionssidor.

Host

Host kan bevilja rättigheterna alternative host (på förhand och endast för Helsingfors universitets användarnamn) och co-host (under webbinariet och för alla användarnamn).

Endast Host kan skapa och redigera enkäter, auktorisera en annan deltagare att starta textningsfunktionen (closed captions) och avsluta webbinariet.

Co-host / Alternative host

Förutom Host kan också Co-host och Alternative host starta webbinariet, starta en enkätundersökning och administrera deltagare (stänga av ljudet, lyft till panelist, osv.)

Panelist

Panelist är en roll som bara kan användas i webbinarium och som har mer omfattande rättigheter att exempelvis använda en kamera eller dela sin skärm, än en vanlig deltagare. Webbinariets Host kan bevilja deltagaren panelist-rättigheter antingen i förväg eller under webbinariet. Rollen panelist kan ges på förhand även till personer utanför universitetet.

Attendee

Vid webbinarier har den normala deltagaren huvudsakligen tittarens roll. I regel sker kommunikationen via chatt och Q&A.

Att lägga till rollen Panelist

Att manuellt lägga till rollen Panelist

Gå till ditt webbinarium via Zooms webbläsarversion (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) och klicka på namnet på ditt webbinarium. Välj fliken Invitations i sidans nedre kant. Klicka på Edit till höger om Invite Panelist eller, om du har en färdig CSV-fil, klicka på Import from CSV (se instruktioner relaterade till CSV-fil).

zoom lisää panelisti

Ett nytt fönster öppnas:

  1. Ange panelistens namn
  2. Ange panelistens e-postadress
  3. Om det finns fler än en panelist, välj Add Another Panelist
  4. Om du vill att Zoom skickar en inbjudan till paneldeltagarna så snart du har sparat paneldeltagarnas uppgifter, lämna denna punkt förkryssad.
  5. Spara din lista över paneldeltagare.
zoom panelistin lisäysikkuna

Att lägga till rollen Panelist med hjälp av en CSV-fil

Om det finns många paneldeltagare i webbinariet kan du lägga till alla paneldeltagare på en gång med hjälp av en CSV-fil. CSV-filen kan göras till exempel med Excel (se CSV-filmall).

Gå till ditt webbinarium via Zooms webbläsarversion (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) och klicka på namnet på ditt webbinarium. Välj fliken Invitations i sidans nedre kant. Klicka på Import from CSV till höger om Invite Panelist.

zoom lisää panelisti csv

Vid behov kan du skicka en ny inbjudan till paneldeltagarna genom att klicka på knappen Edit och klicka på knappen Resend, efter paneldeltagarens namn.

zoom lähetä kutsu uudestaan

Q&A

Utöver chatten har webbseminarierna en Q&A-funktion, där deltagare kan ställa frågor och gilla andras frågor. Med webbinariets standardinställningar är deltagarnas roll mycket mer begränsad än i vanliga möten, så video och ljud är inte aktiverade som standard och deltagande sker endast via chatt eller Q&A-funktionen.

Q&A

Du hittar fliken för Q&A-inställningarna genom att klicka på namnet på ditt webbinarium och bläddra längst ner på sidan. Du kan redigera inställningarna genom att klicka på knappen Edit till höger. I inställningarna kan du bland annat välja om frågor kan ställas anonymt och om alla deltagare kan se svarade eller alla frågor.

zoom q-a edit

När webbinariet pågår kan du öppna Q&A-fönstret genom att klicka på Q&A-knappen i den nedre raden.

zoom open qa

Webinar practise session

Det är möjligt att öva på användning av, administration av och roller för Zoom-webbinariet före webbinariet börjar. Övning kan utföras när som helst under licensens giltighetstid. Övningssessionen kan aktiveras i webbinarieinställningarna (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) genom att klicka på Edit bredvid webbinariets namn. Host, co-hoster och panelister kan delta i övningssessionen.

zoom enable practise session

E-postinställningar

Webbinariuminställningarna innehåller också en mängd automatiska meddelanden som kan skickas före och efter webbinariet. E-postinställningarna hittar du här: https://helsinki.zoom.us/ > Webinars genom att klicka på webbinariets namn och välja fliken Email Settings längst ner på sidan.

Zoom email asetukset

Follow-up email

I inställningarna för webbinariet hittar du möjligheten att efter webbinariet skicka ett uppföljningsmeddelande (follow-up email) till deltagare och icke-deltagare av webbinariet. Observera att din webbinariumlicens måste vara giltig för att uppföljningsmeddelandet ska kunna skickas från Zoom. Därför kan det redan vid bokningen vara värt att se till att licensen är giltig under den tidsperiod som krävs.

Large meeting

Funktionen Large meeting gör det möjligt för 500 personer att delta i vanliga Zoom-möten som skapats av användare, istället för det maximala 300 personer. Vad gäller övriga egenskaper avviker Large meeting alltså inte från ett vanligt Zoom-möte.

Användningsinstruktioner för webbseminarier

I dessa Helpdesks Zoom-instruktioner och Zooms egna instruktioner finns skriftliga anvisningar och videor för webbseminarier. Det är bra att titta på åtminstone följande innan det första webbseminariet.

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?
Tillbaka upp