Funktionerna Webbseminarium och Large meeting i Zoom

Vid universitetet används speciallicenserna Zoom-webbinarium och Large meeting. Båda licenserna kan med en blankett reserveras för en bestämd tid för Zoom-användarnamn som ägs av studerande eller personal vid universitetet.

Du kan reservera webbseminarium- och Large meeting-licenser med denna blankett.

Du kan kontrollera reservationer för webbseminarlicenser via nedanstående länkar. Observera emellertid att det inte är möjligt att själv göra reservationer i kalendern, utan alla reservationer görs endast via blanketten ovan.

• Zoom webinaarilisenssi 1 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 2 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 3 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 4 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 5 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 6 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 7 -varaustilanne (max 3000)

Webbseminarlicensen är en tilläggsfunktion i Zoom som kan kopplas till användarens egna Zoom-licens för en bestämd tid och som gör det möjligt att skapa Zoom-möten som påminner om webbseminarier.

Zoom-webbseminarierna har andra egenskaper än vanliga Zoom-möten, bland annat:

• Den som deltar i ett webbseminarium har mer begränsade rättigheter per default (det går inte att använda video eller ljud, endast delta via chatten/Q&A-funktionen).
• Bland rollerna finns utöver host och co-host även rollen panelist, som har fler rättigheter än deltagare. Rollen som panelmedlem kan ges på förhand även till personer utanför universitetet.
• Utöver chatten har webbseminarierna en Q&A-funktion, där deltagare kan ställa frågor och gilla andras frågor.
• Funktionen Breakout Rooms kan inte användas på webbseminarier.

Du kan på förhand skapa ditt Zoom-webbinarium som ett vanligt möte (Meeting) och senare omvandla det till ett webbinarium. Ändringen görs via Zooms webbläsarversion https://helsinki.zoom.us/. Logga in på Zoom.

Klicka på Meetings på sidans vänstra kant.

Klicka på namnet på mötet (Meeting) som du vill omvandla till ett webbinarium. 

Du hittar länken för att redigera läget längst ner till höger på sidan som öppnas: 

När du har klickat på länken säkerställer Zoom att du vill omvandla mötet till ett webbinarium. Det är inte möjligt att ångra omvandlingen. Klicka på knappen Convert.

Efter omvandlingen hittar du evenemanget i menyn vid Zooms vänstra kant, under Webinars.

I webbseminarium är deltagarnas roller i stort sett desamma som i vanliga möten (Meetings). Webbinariet innehåller dock också en ny roll, panelist, som inte används i normala möten. Nedan följer några av rollernas särdrag. Du hittar en mer detaljerad jämförelse av funktionaliteten för de olika rollerna på Zooms instruktionssidor.

Host

Host kan bevilja rättigheterna alternative host (på förhand och endast för Helsingfors universitets användarnamn) och co-host (under webbinariet och för alla användarnamn).

Endast Host kan skapa och redigera enkäter, auktorisera en annan deltagare att starta textningsfunktionen (closed captions) och avsluta webbinariet.

Co-host / Alternative host

Förutom Host kan också Co-host och Alternative host starta webbinariet, starta en enkätundersökning och administrera deltagare (stänga av ljudet, lyft till panelist, osv.)

Panelist

Panelist är en roll som bara kan användas i webbinarium och som har mer omfattande rättigheter att exempelvis använda en kamera eller dela sin skärm, än en vanlig deltagare. Webbinariets Host kan bevilja deltagaren panelist-rättigheter antingen i förväg eller under webbinariet. Rollen panelist kan ges på förhand även till personer utanför universitetet.

Attendee

Vid webbinarier har den normala deltagaren huvudsakligen tittarens roll. I regel sker kommunikationen via chatt och Q&A.

Att manuellt lägga till rollen Panelist

Gå till ditt webbinarium via Zooms webbläsarversion (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) och klicka på namnet på ditt webbinarium. Välj fliken Invitations i sidans nedre kant. Klicka på Edit till höger om Invite Panelist eller, om du har en färdig CSV-fil, klicka på Import from CSV (se instruktioner relaterade till CSV-fil).

Ett nytt fönster öppnas:

1. Ange panelistens namn
2. Ange panelistens e-postadress
3. Om det finns fler än en panelist, välj Add Another Panelist
4. Om du vill att Zoom skickar en inbjudan till paneldeltagarna så snart du har sparat paneldeltagarnas uppgifter, lämna denna punkt förkryssad.
5. Spara din lista över paneldeltagare.

Att lägga till rollen Panelist med hjälp av en CSV-fil

Om det finns många paneldeltagare i webbinariet kan du lägga till alla paneldeltagare på en gång med hjälp av en CSV-fil. CSV-filen kan göras till exempel med Excel (se CSV-filmall).

Gå till ditt webbinarium via Zooms webbläsarversion (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) och klicka på namnet på ditt webbinarium. Välj fliken Invitations i sidans nedre kant. Klicka på Import from CSV till höger om Invite Panelist.

Vid behov kan du skicka en ny inbjudan till paneldeltagarna genom att klicka på knappen Edit och klicka på knappen Resend, efter paneldeltagarens namn.

Utöver chatten har webbseminarierna en Q&A-funktion, där deltagare kan ställa frågor och gilla andras frågor. Med webbinariets standardinställningar är deltagarnas roll mycket mer begränsad än i vanliga möten, så video och ljud är inte aktiverade som standard och deltagande sker endast via chatt eller Q&A-funktionen.

Q&A

Du hittar fliken för Q&A-inställningarna genom att klicka på namnet på ditt webbinarium och bläddra längst ner på sidan. Du kan redigera inställningarna genom att klicka på knappen Edit till höger. I inställningarna kan du bland annat välja om frågor kan ställas anonymt och om alla deltagare kan se svarade eller alla frågor.

När webbinariet pågår kan du öppna Q&A-fönstret genom att klicka på Q&A-knappen i den nedre raden.

Det är möjligt att öva på användning av, administration av och roller för Zoom-webbinariet före webbinariet börjar. Övning kan utföras när som helst under licensens giltighetstid. Övningssessionen kan aktiveras i webbinarieinställningarna (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) genom att klicka på Edit bredvid webbinariets namn. Host, co-hoster och panelister kan delta i övningssessionen.

Webbinariuminställningarna innehåller också en mängd automatiska meddelanden som kan skickas före och efter webbinariet. E-postinställningarna hittar du här: https://helsinki.zoom.us/ > Webinars genom att klicka på webbinariets namn och välja fliken Email Settings längst ner på sidan.

Follow-up email

I inställningarna för webbinariet hittar du möjligheten att efter webbinariet skicka ett uppföljningsmeddelande (follow-up email) till deltagare och icke-deltagare av webbinariet. Observera att din webbinariumlicens måste vara giltig för att uppföljningsmeddelandet ska kunna skickas från Zoom. Därför kan det redan vid bokningen vara värt att se till att licensen är giltig under den tidsperiod som krävs.

Funktionen Large meeting gör det möjligt för 500 personer att delta i vanliga Zoom-möten som skapats av användare, istället för det maximala 300 personer. Vad gäller övriga egenskaper avviker Large meeting alltså inte från ett vanligt Zoom-möte.

I dessa Helpdesks Zoom-instruktioner och Zooms egna instruktioner finns skriftliga anvisningar och videor för webbseminarier. Det är bra att titta på åtminstone följande innan det första webbseminariet.

• Checklista för arrangörer av Zoom-möten
• Getting started with webinar (på engelska), webbsidan Zoom Support
• Meeting and Webinar in comparison (på engelska), webbsidan Zoom Support
• Roles in a webinar (på engelska), webbsidan Zoom Support
• Using Q&A as the webinar host (på engelska), webbsidan Zoom Support
• Webinar practice session (på engelska), webbsidan Zoom Support