Lagring och delning av data | HELPDESK
IT-Helpdesk
Meny

Lagring och delning av data

Category
Lagring och delning
Lagring och delning av data

Här har vi sammanställt de viktigaste anvisningarna om lagring och delning av data. Du hittar fler anvisningar på denna webbplats, till exempel med hjälp av sökfunktionen. Om du inte kan lösa problemet med hjälp av anvisningarna, kontakta IT-Helpdesk med låg tröskel.

På universitetet finns möjlighet att använda olika nätverksdiskar i det egna arbetet eller i samband med grupparbeten, både på universitetets datorer och på hemdatorer. Utöver hem- och gruppkataloger kan arbetsfiler sparas på den egna datorn eller på externa lagringsmedier. De olika lagringsmedierna har olika egenskaper. Vissa lagringsmedier är avsedda för privat bruk, medan andra lämpar sig för delning av information. På denna sida finns länkar till närmare instruktioner.

I Studentens digitalkompetens finns mer information om lagring.


Den nationella modellen för klassificering av information införs stegvis vid Helsingfors universitet

Den gemensamma informationsklassificeringsmodellen för alla högskolor i Finland införs stegvis vid Helsingfors universitet. I modellen fastställs riktlinjer för klassificeringen av information och filer som behandlas i högskolornas verksamhet samt regler och begränsningar för behandlingen och användningen av dem. Under 2026 kommer modellen stegvis att tas i bruk i M365-miljö för hela personalen.

Vi kommer att uppdatera IT Helpdesk instruktionerna för att motsvara informationsklassificeringsmodellen under 2026.


Den nationella modellen för klassificering av information införs stegvis vid Helsingfors universitet

Den gemensamma informationsklassificeringsmodellen för alla högskolor i Finland införs stegvis vid Helsingfors universitet. I modellen fastställs riktlinjer för klassificeringen av information och filer som behandlas i högskolornas verksamhet samt regler och begränsningar för behandlingen och användningen av dem. Under 2026 kommer modellen stegvis att tas i bruk i M365-miljö för hela personalen.

Vi kommer att uppdatera IT Helpdesk instruktionerna för att motsvara informationsklassificeringsmodellen under 2026.

Lagring på dator

Om du behöver tillfälligt lagringsutrymme för större filer kan du använda mappen C:\LocalData\användarnamn på datorns hårddisk.

Dessa mappar säkerhetskopieras dock inte, så det lönar sig inte att enbart förlita sig på denna lagringsplats! Det är heller inte möjligt att komma åt dessa mappar från en annan dator.

Läs mer om filhantering på Windows.

Lagring i hemkatalogen (diskenhet Z)

Alla vid universitetet har tillgång till HU:s hemkatalog (diskenhet Z på universitetets datorer). Den är den rekommenderade lagringsplatsen på nätet eftersom den är personlig, dvs. att andra användare inte har tillgång till innehållet i katalogen, och eftersom katalogen automatiskt säkerhetskopieras varje timme. Du har tillgång till din hemkatalog var du än befinner dig. Katalogen har 100 gigabyte i diskutrymme.

Observera att katalogen Documents på universitetets Windows-datorer ligger i underkatalogen My Documents på diskenhet Z och att skrivbordet (Desktop) ligger i underkatalogen Desktop på diskenhet Z.

Fjärranvändning av hemkatalogen

Det är möjligt att skapa en fjärranslutning från din hemdator till din hemkatalog. 

Lagring i ett grupplagringsutrymme (diskenhet P)

IT-tjänsterna erbjuder universitetets enheter och arbetsgrupper möjlighet att lagra och dela gemensamma dokument i ett särskilt grupplagringsutrymme. Det är ett säkert lagringsutrymme som endast kan användas av utsedda personer.

På universitetets datorer ansluts grupplagringsutrymmena automatiskt.

Varje grupplagringsutrymme måste ha en ansvarig person

Grupplagringsutrymmen administreras av institutionen eller fakulteten själv, och därför spelar de ansvariga en avgörande roll när det gäller användningen av grupplagringsutrymmen. Det är lämpligt att de ansvariga är nära involverade i verksamheten och är väl förtrogna med lagringsutrymmets användning och krav.

Vi rekommenderar att varje grupplagringsutrymme har flera ansvariga för att säkerställa att administration av lagringsutrymmena fungerar smidigt. 

Obs! Helpdesk kan inte lägga till personer i användarlistorna för lagringsutrymmen. 

Säkerhetskopiering av hem- och gruppkataloger och återställning av tidigare versioner

Användarnas lagringsutrymmen för hem- och gruppkataloger säkerhetskopieras regelbundet både till samma plats som deras filer och till en separat säkerhetskopieringsenhet.

Se de separata instruktionerna om hur du kopplar dessa säkerhetskopieringsdiskar till din hemdator (Windows).

Om du till exempel av misstag har raderat en viktig fil eller gjort ändringar i ett dokument som senare visat sig vara felaktiga kan du återställa tidigare versioner av dina filer eller mappar.

Mer information om hur du återställer en tidigare version finns i de separata instruktionerna (Windows).

Lagringsutrymmet Umpio för känslig data

  • Lagringsutrymmet Umpio är en informationssäker nätverksmapp för känsliga datauppgifter. Känsliga uppgifter är alla uppgifter som medför risk för fysisk eller ekonomisk skada, eller som av andra skäl måste behandlas konfidentiellt. Umpio kan endast användas med en virtuell maskin som använder sig av tvåfaktorsautentisering.
  • Instruktioner för beställning och användning av Umpio-tjänsten

Molnlagring: OneDrive och Teams

OneDrive

I OneDrive kan du dela filer och mappar genom att skicka en länk eller bjuda in någon via e-post. Mottagaren kan antingen visa innehållet eller redigera det, beroende på vilka behörigheter du beviljar.

Se de separata instruktionerna för hur man delar filer i OneDrive (Microsoft 365)

Teams

I Microsoft Teams delas information och filer via chatt, teamkanaler och möten. När du delar en fil i Teams sparas den automatiskt i Microsoft 365 och blir tillgänglig för andra utan att du behöver skicka ett separat e-postmeddelande.

Var ska man dela vad

  • Teamkanal
    delade, permanenta filer och information för hela teamet
    filerna sparas på teamets SharePoint-webbplats
  • Chatt (privat eller grupp)
    för kortvarig delning eller delning med en begränsad grupp 
    filerna sparas på avsändarens OneDrive
  • Möte
    filer kan delas före, under eller efter mötet

Viktiga punkter att tänka på

  • Välj rätt plats att dela på:
    Dela teamdokument i kanalen, inte i en privat chatt.
  • Kontrollera åtkomstbehörigheter:
    Se till att du vet vem som har behörighet att visa eller redigera den delade filen.
  • Tänk på sekretessen:
    Dela inte känslig eller begränsad information med en alltför bred målgrupp.
  • Håll filerna uppdaterade:
    Redigera filerna via Teams så att alla har tillgång till samma version.
  • Externa användare:
    Kontrollera separat vilka filer och vilken information som får delas utanför organisationen.

USB-minnen och externa hårddiskar

USB-minnen och externa hårddiskar är ett behändigt sätt att lagra data tillfälligt. Kom dock ihåg att använda de andra lagringsmetoderna som nämns ovan för att säkerhetskopiera dina data. 

Förvara också lagringsmediet noggrant. Bland hittegods på universitetet finns varje år hundratals USB-minnen.

Funet FileSender

Funet FileSender är en webbläsarbaserad webbtjänst för delning av stora filer (upp till flera gigabyte). Tjänsten är inte avsedd för varaktig förvaring av filer, utan filerna försvinner från tjänsten efter en viss tid.

Till stöd för grupparbete

Med hjälp av ovannämnda tjänster kan du antingen lagra dina arbeten för eget bruk eller dela dem med andra. Om du vill redigera dokument tillsammans med andra, rekommenderar vi att du läser mer om program och tjänster som underlättar grupparbetet. Med hjälp av dessa program kan gruppen göra utkast, komma med idéer och dela anteckningar. Till exempel i tjänsten OneDrive kan ett dokument användas av flera användare samtidigt, och de ändringar som användarna gör i dokumentet visas i realtid till de andra.

I Studentens digitalkompetens finns mer information om verktygen för grupparbete.

Du kan använda OneDrive och OneNote i en webbläsare via adressen https://www.helsinki.fi/office365

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?
Tillbaka upp