Suosituksia IAM-ryhmien käytöstä

IAM-ryhmienhallintatyökalulla voit hakea tarkoitukseesi sopivia ryhmiä olemassa olevista ryhmistä. Työkalulla voit luoda ryhmiä eri tarkoituksiin ja hallinnoida ryhmiä, joiden omistaja olet: ryhmän jäseniä, omistajia ja muita ryhmän tietoja.

Ryhmienhallintatyökalu IAM sijaitsee osoitteessa https://idm.helsinki.fi/web
Huom! Yliopistoverkon ulkopuolella pääsyyn tarvitaan VPN-yhteys

Lue lisää ryhmistä ja ryhmienhallintatyökalu IAM:stä täältä


Ryhmiä voi käyttää mm. seuraavissa palveluissa:

    Ryhmiä on kolmenlaisia

    • grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
    • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
    • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

    HUOM: ryhmän omistaja ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten jos haluat että myös omistaja saa tarvittavat oikeudet, lisää hänet myös jäseneksi.

    • Ennen kuin luot itse uuden ryhmän, tarkista löytyykö jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopiva. Käytä esimerkiksi tarkassa ohjeessa mainittuja valmiita hy-alkuisia ryhmiä.
    • Voit itse luoda grp-ryhmän IAM-ryhmienhallintatyökalulla ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja.
    • Nimeä ryhmä mahdollisimman kuvaavasti. Käytä esimerkiksi organisaatioyksikön lyhennettä nimen alussa.
    • Kerro kuvauksessa mahdollisimman tarkkaan käyttötarkoitus. Kuvaile mielellään niin, että siitä pystyy myös päättelemään keitä ryhmään on liitetty.

    Voit pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:

    • käyttötarkoitus
    • ehdotus ryhmän nimeksi
    • ehdotus ryhmän omistajiksi

    HUOM: ryhmän omistaja ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten jos haluat, että myös omistaja saa oikeudet, lisää hänet myös jäseneksi. 

    Lue lisää ohjeita Tarkka ohje -välilehdeltä

    Ryhmiä on kolmenlaisia

    IAM-järjestelmässä on kolmenlaisia ryhmiä: "grp-", "hy-" ja "sys-" –alkuisia.

    Huom! Ryhmällä tulisi olla vähintään kaksi omistajaa ryhmän ylläpidon varmistamiseksi.

    • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
      • Kuka tahansa voi pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi, mikäli olemassa olevien joukosta ei löydy tarkoitukseen sopivaa. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
        • käyttötarkoitus
        • ehdotus ryhmän nimeksi
        • ehdotus ryhmän omistajiksi
      • Jäsenlistan ylläpito kuuluu sille taholle, joka tuntee kyseisen ryhmän käytännön toimintaa.  
      • Jäsenlista näkyy kaikille.
      • Hy-ryhmillä on aina myös sähköpostiosoite (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
      • Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. 
        • nämä ovat muotoa: hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees tai hy-erillislaitoslyhenne-employees
      • Lue hy-ryhmistä tarkemmin erillisestä Helpdeskin ohjeesta (tarkka ohje).
         
    • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

    Hy-ryhmät

    • Hy-ryhmät on tarkoitettu koko yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön. Osa näistä ylläpidetään käsin, osa on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista.
    • Hy-ryhmien jäsenlista näkyy kaikille samoin kuin ryhmän kuvaus ja omistajat. Jäsenlista löytyy hakutoiminnon tuloksista ryhmän nimen perässä olevan info-napin takaa.
    • Hy-ryhmät ovat aina myös sähköpostikäytössä (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
    • Hy-alkuiset ryhmät luodaan keskitetysti. Jäsenlistaa ylläpidetään mahdollisimman lähellä kyseistä toimintaympäristöä.
    • Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. Katso tarkemmin alla.
      • SAP-HR:n tietoihin perustuvien hy-alkuisten automaattiryhmien sisältöä ei ole mahdollista muokata käsin eikä niitä ole mahdollista saada IAM-ryhmärekisterissä "Omistamani ryhmät" -välilehdelle.
    • Kuka tahansa voi pyytää ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot: 
      • käyttötarkoitus
      • ehdotus ryhmän nimeksi
      • ehdotus ryhmän omistajiksi

    1) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees

    • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus eivätkä he ole työstä vapautettuina.
    • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
    • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

    2) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees

    • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit, joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat sekä vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
    • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
    • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

    3) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff

    • Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
      • Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
    • Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.

    4) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-supervisors ja hy-erillislaitoslyhenne-supervisors

    • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus ja esihenkilön status (eivätkä ole työstä vapautettuina).
    • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
    • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

    5) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-leveln ja hy-erillislaitoslyhenne-leveln

    • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus, kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön (uraportailla 1-4, siis n = 1, 2, 3 tai 4) eivätkä ole työstä vapautettuina.
    • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
    • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

    6) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-teach-research ja hy-erillislaitoslyhenne- teach-research

    • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön -leveln -loppuiset ryhmät + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP-HR:stä.
      • Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
    • Tarkista Ryhmienhallintatyökalusta ryhmän omistajat.

    7) hy-employees

    • Sisältää kaikki yliopiston työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassaoleva työsopimus. Myös työstävapautetut ovat mukana. HUOM: Ei käytettävissä sähköpostilistana.

    8) Yliopistopalveluiden hy-ypa-<toimiala>

    • hy-ypa-<toimiala>-henkilosto -ryhmät ovat hierarkkisia koosteryhmiä YPA:n esihenkilöiden käsin ylläpitämistä ryhmistä.
    • Jokainen esihenkilö ylläpitää ryhmiä oman henkilöstönsä osalta.
    • Yliopistopalveluiden esihenkilöille on annettu ylläpito-oikeudet kaikkiin oman toimialansa hy-alkuisiin IAM-ryhmiin.
    • Jokainen toimiala päättää, kenellä kaikilla muilla on toimialan ryhmien ylläpito-oikeudet.

    Grp-ryhmät

    Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan ryhmienhallintatyökalulla kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä käyttäjätunnus.
    Lue tarkemmat ohjeet ryhmän luomiseen erillisestä ohjeesta

    • grp-ryhmän voi luoda kuka tahansa, jolla on yliopiston käyttäjätunnus (ns. AD-tunnus).
    • grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
    • Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä. Jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille.
    • Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista samalla työkalulla, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa.
    • Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.

    Huom! Ryhmällä tulisi olla vähintään kaksi omistajaa ryhmän ylläpidon varmistamiseksi. 

    Sys-ryhmät 

    Sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

    Anna palautetta

    Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

    Kuinka parantaisit ohjeistusta?
    Takaisin ylös