Tallentaminen ja tiedon jakaminen

Tälle kokoomasivulle on koottu tärkeimpiä ohjeita liittyen tallentamiseen ja tiedon jakamiseen. Lisää ohjeita löydät tältä ohjesivustolta esim. haun avulla. Jos ongelma ei selviä ohjeiden avulla, ole matalalla kynnyksellä yhteydessä IT-Helpdeskiin.

Yliopistolla on mahdollisuus käyttää erilaisia verkkolevyjä joko omaan tai ryhmätyöskentelyyn sekä yliopiston koneilla että omilla kotikoneilla. Työtiedostoja voi tallentaa koti- ja ryhmätallennustilojen lisäksi omalle koneelle tai ulkoisille tallennusvälineille. Tallennusvälineiden ominaisuudet eroavat toisistaan. Osa on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön ja osa soveltuu tiedon jakamiseen muiden kanssa.  Tällä sivulle on koottu linkkejä tarkempiin ohjeisiin.

Tallennuksesta kerrotaan enemmän Opiskelijan digitaidoissa.

Mikäli tarvitset tilapäisesti tallennustilaa isommille tiedostoille, voit käyttää koneen kovalevyllä sijaitsevaa kansiota C:\LocalData\tunnus. 

Näistä kansioista ei kuitenkaan oteta varmuuskopioita, joten siihen ei kannata luottaa ainoana tallennuspaikkana! Et myöskään pääse näihin kansioihin käsiksi miltään muulta tietokoneelta.

Lue lisää tiedostojen käsittelystä Windows-koneella.

Jokaisella yliopistolaisella on käytössä HY:n kotihakemisto (Z-levy yliopiston koneilla). Se on suositeltavin verkkotallennuspaikka, sillä se on henkilökohtainen eli muut käyttäjät eivät pääse käsiksi sen sisältöön, ja siitä otetaan automaattiset varmuuskopiot joka yö. Pääset kotihakemistoosi HY:n lisäksi mistä tahansa maailmassa. Sinne on varattu 100 gigatavua levytilaa.

Huomaa, että yliopiston Windows-työasemilla Documents-hakemisto sijaitsee Z-levyn alihakemistossa My Documents ja työpöytä (Desktop) Z-levyn alihakemistossa Desktop.

• Kotihakemiston käyttäminen (Windows)
• Kotihakemiston käyttäminen (Mac)
• Kotihakemiston käyttäminen (Cubbli-wiki, vain englanniksi)

Kotikoneeltasi on mahdollista muodostaa etäyhteys kotihakemistoosi. 

• Kotihakemiston etäkäyttö (Windows)
• Kotihakemiston etäkäyttö (Mac)
• Kotihakemiston käyttäminen kotikoneelta (Cubbli-wiki, vain englanniksi)

Tietotekniikkapalvelut tarjoaa yliopiston yksiköille ja työryhmille mahdollisuuden säilyttää ja jakaa yhteisiä dokumentteja erillisessä ryhmätallennustilassa. Se on ryhmän turvallinen tallennustila, joka on ainoastaan nimettyjen henkilöiden käytettävissä. 

• Henkilökuntaan kuuluva voi tilata tallennustilan ryhmänsä käyttöön RYHTI-työkalun tilauslomakkeella.
• Lue ryhmätallennustilasta ja sen käyttöönotosta lisää erillisestä ohjeesta.

Yliopiston koneilla ryhmätallennustilat yhdistyvät automaattisesti. 

• Ryhmätallennustilaan yhdistäminen kotikoneelle (Windows)
• Ryhmätallennustilaan yhdistäminen ja etäkäyttö (Mac)
• Ryhmätallennustilan kytkeminen omalle koneelle (Cubbli-wiki, vain englanniksi)

Käyttäjien koti- ja ryhmätallennustiloista otetaan säännöllisesti kopioita sekä samaan paikkaan kuin missä tiedostotkin ovat, että erilliseen varmuuskopiolaitteistoon.

Lue erillisestä ohjeessa, miten voit yhdistää (mapata) nämä varmuuskopiolevyt koneellesi (Windows).

Jos olet vahingossa poistanut tärkeän tiedoston tai tehnyt jälkeenpäin huonoksi havaittuja muutoksia esim. asiakirjaan, voit palauttaa tiedostoistasi tai kansioistasi edellisiä versioita.

Lue lisää edellisen version palauttamisesta erillisestä ohjeesta (Windows).

Umpio-tallennustila on tietoturvallinen verkkokansio sensitiiviselle datalle. Sen käyttö onnistuu ainoastaan kaksoisautentikoivalla virtuaalikoneella.

• Ohje Umpio-palvelun tilaamiseksi ja käyttämiseksi.

OneDrive

OneDrivessa voit jakaa tiedostoja ja kansioita lähettämällä linkin tai kutsumalla henkilön sähköpostilla. Vastaanottaja voi joko vain katsella tai myös muokata sisältöä sen mukaan, mitä oikeuksia annat.

Katso erillinen ohje tiedostojen jakamiseen OneDrivessä (Microsoft 365)

Teams

Microsoft Teamsissa tietoa ja tiedostoja jaetaan chatissa, tiimin kanavilla ja kokouksissa. Kun jaat tiedoston Teamsissa, se tallentuu automaattisesti Microsoft 365 ‑palveluun ja on muiden käytettävissä ilman erillistä sähköpostia.

Missä jaetaan mitäkin

• Tiimin kanava
  yhteiset, pysyvät tiedostot ja tieto koko tiimille
  tiedostot tallentuvat tiimin SharePoint-sivustolle
• Chat (yksityinen tai ryhmä)
  lyhytaikaiseen tai rajatulle joukolle tarkoitettuun jakamiseen 
  tiedostot tallentuvat lähettäjän OneDriveen
• Kokous
  tiedostoja voi jakaa ennen kokousta, sen aikana tai jälkeen

Tärkeää huomioitavaa

• Valitse oikea jakelupaikka:
  Jaa tiimin yhteiset asiakirjat kanavalla, ei yksityisessä chatissa.
• Tarkista käyttöoikeudet:
  Varmista, kenellä on oikeus nähdä tai muokata jaettua tiedostoa.
• Huomioi luottamuksellisuus:
  Älä jaa arkaluonteista tai rajoitettua tietoa liian laajalle yleisölle.
• Pidä tiedostot ajan tasalla:
  Muokkaa tiedostoja Teamsin kautta, jotta kaikilla on käytössä sama versio.
• Ulkoiset käyttäjät:
  Tarkista erikseen, mitä tiedostoja ja tietoa voi jakaa organisaation ulkopuolelle.

USB-muistit ja ulkoiset kiintolevyt ovat varsin näppäriä tapoja säilöä dataa. 

Muistathan kuitenkin varmuuskopiot, ja pidä hyvää huolta tallennusvälineestäsi. Yliopiston löytötavaroissa on vuosittain satoja muistitikkuja.

Funet FileSender on suurten (jopa useiden gigatavujen kokoisten) tiedostojen jakamiseen tarkoitettu selainpohjainen verkkopalvelu. Palvelu ei ole tarkoitettu tiedostojen pysyväissäilytykseen, vaan tiedostot poistuvat jaosta määräajan kuluttua. FileSenderin rajoituksena on se, että kerrallaan voi lähettää vain yhden tiedoston. Vinkki: Voit pakata useita tiedostoja yhdeksi zip-paketiksi ja lähettää tiedoston sitten FileSenderillä.

• Helpdeskin ohjeet Funet FileSenderin käyttöön.
• Funet-verkoston ohjeet e-duuni.fi-palvelussa.

Edellä mainitut palvelut sopivat omien töiden tallentamiseen joko omaan käyttöön tai ryhmän kesken. Jos haluat muokata samoja dokumentteja yhdessä muiden kanssa, kannattaa tutustua myös erityisesti ryhmätyöskentelyä helpottaviin ohjelmiin ja palveluihin. Kyseiset ohjelmat sopivat hyvin alustavaan luonnosteluun, ideointiin ja jaettujen muistiinpanojen tekemiseen. Esimerkiksi OneDrive-palvelussa samaa dokumenttia voi pitää avoimena usea käyttäjä ja dokumenttiin tehdyt muutokset näkyvät reaaliaikaisesti muille.

Ryhmätyöskentelyn apuvälineistä kerrotaan Opiskelijan digitaidoissa.

Voit käyttää OneDrivea ja OneNotea selaimella osoitteessa https://www.helsinki.fi/office365

• Lue lisää tiedostojen jakamisesta, tallennuksesta ja yhteistyöstä OneDrivessa.
• Lue vinkit miten luot ja käytät yhteisiä muistikirjoja OneNotessa.
• Helsingin yliopisto Blogit-palvelu (Lue lisää tietoa blogipalvelusta osoitteessa blogs.helsinki.fi).
• Videoiden julkaiseminen, katselu ja hallinta Unitube-palvelussa.