Rekommendationer för användningen av IAM-grupper
Alla vid universitetet skapa en grupp. Grupperna kan användas bl.a. i följande tjänster:
- E-postlistor
- Serviceadresser/delade postlådor och kalendrar
- Flamma-arbetsgrupperna
- Gruppkataloger
- Wiki
Läs mer om grupper och IAM-verktyget för gruppadministrering här >>
Tabs
- Innan du skapar en ny grupp kan du söka en lämplig grupp bland befintliga grupper. Använd till exempel de färdiga grupper som börjar på hy och som nämns i den detaljerade instruktionen. Du kan söka grupper på fliken Sök och skapa grupper i verktyget för gruppadministrering.
- Namnge gruppen med ett så beskrivande namn som möjligt. Använd till exempel förkortningen för organisationsenheten i början av namnet.
- Ange användningsändamålet så exakt som möjligt i beskrivningen, gärna så att man också kan dra slutsatser om vem som har anslutits till gruppen.
Hy-grupper
I IAM-systemet finns det redan flera automatiska grupper som du kan använda. Med IAM-verktyget kan du granska hu-gruppernas medlemslista.
1) hy-fakultetsförkortning-institutionsförkortning-employees och hy-fristående institutions förkortning-employees
- Innehåller utifrån anställningsdata i SAP HR de anställda vid organisationsenheten i fråga.
- Skapas automatiskt i systemet.
- Uppdateras varje natt från data i SAP HR.
2) hy-fakultetsförkortning-institutionsförkortning-coemployees och hy-fristående institutions förkortning-coemployees
- Innehåller stipendieforskare, gästande forskare, civiltjänstgörare och andra som har ett HU-användarnamn och giltiga avtalsuppgifter i SAP HR.
- Skapas automatiskt i systemet.
3) hy-faktultetsförkortning-institutionsförkortning-allstaff och hy-fristående institutions förkortning-allstaff
- Innehåller motsvarande grupp som slutar på -employees och -coemployees + eventuellt manuellt tillsatta personer, vars uppgifter inte finns i SAP HR.
- Servicekoordinatorerna uppdaterar dessa grupper.
4) hy-fakultetsförkortning-institutionsförkortning-henkilosto eller hy-fristående institutions förkortning-henkilosto
- Dessa tas ur bruk i slutet av april 2017 och ska alltså inte längre användas.
OBS! Det går inte längre att ta bort medlemmar från grupperna ”-employees” eller ”-allstaff” (och i fortsättningen även ”-coemployees”), om medlemmarna har ett giltigt arbetsavtal/avtal i SAP HR. Personer som är på olika typer av arbetsledigheter är också kvar som gruppmedlemmar.
Om du inte hittar en lämplig grupp bland de officiella hy-grupperna, kan du be administratörerna att lägga till en lämplig grupp på hy-ryhmat@helsinki.fi.
Grp-grupper
Grupper som börjar på grp-alkuiset kan skapas med detta verktyg: https://idm.helsinki.fi/web/ av alla som har ett AD-användarnamn beviljat av universitetet.
Läs instruktionerna >>
- Till grp-grupperna kan man lägga till en person som har ett användarnamn vid Helsingfors universitet.
- För grp-grupperna visas endast beskrivningen och en lista över ägarna.
- Medlemslistorna visas inte för grp-grupper.
- Om du är osäker på om en viss grp-grupp lämpar sig för ditt behov, kan du begära mer information av gruppens ägare. Gruppens ägare hittar du på fliken Sök och skapa grupper i verktyget för gruppadministrering. Skriv in gruppens namn i sökfältet. I sökresultaten visas gruppens ägare och deras e-postadresser.