OWA (Outlook Web App): E-post

Det finns en egen instruktion om de grundläggande inställningarna i OWA. I instruktionen visas bland annat hur man ändrar språk och profilbild, lägger till en signatur samt använder en delad e-postmapp

Tabs

Detaljerad hjälp

Office 365 är en tjänst som erbjuds av Microsoft och som Microsoft utvecklar enligt sina egna tidsplaner. Ändringar i funktioner och utseendet kan komma utan förvarning. Instruktionerna kan innehålla skillnader jämfört med den vy som användaren ser. I den nedre kanten på varje sida finns en länk till en responsblankett som du kan använda till att meddela om väsentliga ändringar.

Grundläggande användning

  • Logga in på tjänsten på adressen https://www.helsinki.fi/office365
  • På bilden har OWA öppnats med e-postvyn.
  • I den vänstra kolumnen ser du e-postmapparna (1).
  • I den mittersta kolumnen (2) har mappen Inbox (Inkommande) öppnats.
  • I den högra kolumnen (3) är det första meddelandet i Inboxen öppnad.
  • I det övre vänstra hörnet (4) finns en så kallad programstartare (våffelmeny) som du kan använda för att växla mellan de olika OWA-applikationerna.
  • Du kan fästa applikationer från programstartaren i övre raden (5), varvid det går enklare att växla mellan dem. Här visas applikationen People (Kontakter) i övre raden.
  • Med kugghjulsikonen (6) kan du redigera inställningarna för OWA. Du kan till exempel ändra språket för OWA eller skapa en signatur för e-postmeddelanden.
  • Med frågetecknet (7) öppnas sökfunktionen i OWA.
owa_2017_posti_b.jpg
  • Via ”våfflan” högst upp till vänster (1) öppnas en meny som du kan använda för att förflytta dig mellan e-post, kalender och andra tjänster.
  • På den översta raden (2) kan du välja hur applikationerna ska visas. All (ALLA) visar alla applikationer som du har tillgång till. Antalet kan ändras när nya egenskaper tas i bruk. Olika användargrupper kan ha olika applikationer synliga.
  • Du kan fästa applikationer från våfflan i övre raden (3).
owa_2017_vohveli_auki.jpg

Växla mellan applikationer

  • Klicka på våfflan.
  • Klicka på den applikation som du vill öppna.
owa_2017_vaihda_sovellus.jpg

Fästa en applikation i övre raden

  • I exemplet lägger vi till kalendern i övre raden.
  • Öppna ”våffelmenyn” (1).
  • Klicka på de tre punkterna i applikationens övre hörn (2).
  • Välj i menyn More > Pin to nav bar (Lägg till > Fäst vid navigeringsfält) (3).
owa_2017_kiinnita_ylapalkkiin.jpg
  • Applikationen kan nu enkelt öppnas via övre raden.
owa_2017_sovellus_ylapalkissa.jpg

Skicka e-post

  • Skriv ett nytt meddelande genom att klicka på länken New (Nytt) i det övre vänstra hörnet.
owa_2017_uusi_viesti.jpg
  • Skriv mottagarens namn i fältet To (Mottagare) (1).
  • Skriv mottagare av kopior i fältet (2).
  • Skriv meddelandets rubrik i fältet (3).
  • Skriv meddelandet i fältet (4).
  • I fönstrets övre och nedre kant (5) finns en sändningsknapp (Send [Skicka]) och en knapp för att lägga till bilagor (Attach [Bifoga]).
owa_2017_uusi_viesti_2.jpg

Skriva ut e-post

  • Du kan skriva ut ett meddelande via rullgardinsmenyn i meddelandets högra övre kant. Klicka på de tre punkterna och välj Print (Skriv ut).
owa_2017_posti_tulosta.jpg
  • Ett nytt fönster öppnas.
  • Klicka på Print (Skriv ut) (1).
  • Klicka på OK (2).
owa_2017_posti_tulosta_3.jpg

Sortera meddelanden

  • Du kan sortera meddelanden efter datum, avsändare eller någon annan egenskap via menyn Filter (Filter).
  • Klicka fram menyn Filter (Filter) (1).
  • Öppna Sort by (Sortera efter).
  • Välj sorteringskriterium. En pil framför kriteriet (2) anger om meddelandena sorteras i stigande eller sjunkande ordning. Du kan ändra riktning genom att klicka på kriteriet på nytt.
owa_2017_posti_jarjejsta.jpg

Visa meddelanden som diskussionstråd

Normalt visar OWA de inkomna meddelandena i kronologisk ordning. Meddelanden som handlar om samma ämne kan vara långt ifrån varandra, och det kan vara svårt att uppfatta helhetsbilden. Genom att välja diskussionsvy som visningssätt grupperas meddelanden som handlar om samma ämne som en helhet och bara det meddelande som startat tråden visas i meddelandelistan. Du kan byta visningssätt på följande sätt:

  • Öppna menyn Filter (Filter).
  • Välj Show as (Visa som) > Conversations (Diskussioner).
owa_2017_posti_ketju_1.jpg
  • I exemplet har meddelandet (1) valts som aktivt och det visas som en diskussionstråd i fönstret (2). Alla meddelanden som hör till samma tråd visas nu efter varandra och det är enkelt att få en överblick av diskussionen.
owa_2017_posti_ketju_2.jpg

Kategorisera meddelanden

Du kan kategorisera meddelanden på följande sätt:

  • Öppna menyn genom att klicka på meddelandets rubrikfält med den högra musknappen.
  • Klicka på Categorize (Kategorisera) och välj en lämplig kategori för meddelandet i listan som öppnas.
owa_2017_posti_luokittele_1.jpg
  • Via punkten Manage categories... (Hantera kategorier ...) kan du lägga till nya kategorier.
  • Kategorierna visas med färgkoder. Du kan kategorisera ett meddelande i flera olika kategorier.
  • I meddelandelistan visas de färger som beskriver kategoriseringen i meddelandets övre kant
owa_2017_posti_luokittele_2.jpg

Söka bland meddelanden

Du kan söka efter gamla meddelanden med hjälp av sökord på följande sätt:

  • Klicka på Search Mail and People (Sök i meddelanden och kontakter).
owa_2017_posti_haku_1.jpg
  • Skriv sökfrågan i textfältet (1).
  • Tryck på ENTER.
owa_2017_posti_haku_2.jpg
  • Sökresultaten visas i punkt (1).
  • Du kan avgränsa sökningen så att den endast gäller meddelanden från en viss avsändare (2).
  • Du kan även avgränsa sökningen till ett visst tidsintervall (3).
  • Stäng sökningen genom att klicka på Exit Search (Avsluta sökning) (4).
owa_2017_posti_haku_3.jpg

Skapa en ny mapp

Du kan skapa nya mappar på följande sätt:

  • Klicka med högra musknappen på den mapp som du vill skapa en undermapp till.
  • Klicka på Create new folder (Skapa ny mapp).
owa_2017_posti_uusi_kansio_1.jpg
  • Namnge den nya mappen och klicka på ENTER.
owa_2017_posti_uusi_kansio_2.jpg

Flytta meddelanden mellan mappar

  • Du kan flytta meddelanden till en annan mapp genom att dra dem med musen.
  • Du kan kopiera meddelandet till en annan mapp genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du drar.

Viestin siirtäminen toiseen kansioon

Meddelanderegler

Du kan ställa in Outlook Web App till att utföra olika åtgärder automatiskt för meddelanden som uppfyller vissa villkor. Du kan till exempel alltid styra meddelanden från en viss avsändare till sin egen mapp eller meddelanden som innehåller vissa nyckelord till en mapp. Meddelanden hanteras med hjälp av reglerna. Du kan själv skapa nya regler. Det sker enklast genom att använda ett meddelande som mall.

Om du skapar regler för skräppost, kom ihåg att kontrollera din skräppostmapp då och då. Reglerna är inte ofelbara, och ibland hamnar även korrekt post i fel mapp.

Det är dock bättre att hantera skräppost enligt denna instruktion >>

Reglerna skapas på följande sätt:

  • Klicka med den högra musknappen på det meddelande du vill skapa en regel för.
  • Välj Create rule (Skapa regel).
owa_2017_luo_saanto_1.jpg
  • Namnge regeln (1).
  • Välj vilken egenskap som regeln ska hanteras utifrån. OWA skapar automatiskt de regler som visas i punkt (2). Du kan ta bort dem genom att klicka på krysset framför regeln.
  • Du kan lägga till regler genom att klicka på Add condition (Lägg till villkor) (3).
  • Välj vad man ska göra med meddelandet (4).
  • I exemplet styrs meddelandet till en annan mapp i stället för mappen Inkommande. Se bilden nedan.
  • Du kan lägga till undantag för villkoret via punkten Add exception (Lägg till undantag) (5).
  • Spara regeln genom att klicka på OK (6).
owa_2017_luo_saanto_2.jpg
  • Öppna menyn Select one (Välj en).
  • Välj Move, copy, or delete (Flytta kopiera eller ta bort) > Move the message to folder (Flytta meddelandet till mapp)
owa_2017_luo_saanto_3.jpg
  • Välj den mapp, till vilken du vill flytta meddelandet (1).
  • Klicka på OK (2).
owa_2017_luo_saanto_4.jpg
  • Vid regeln visas den mapp till vilken meddelandena flyttas.
  • Klicka på OK.
owa_2017_luo_saanto_5.jpg
  • Regeln är klar.

Senare kan du ändra regeln på följande sätt:

  • Öppna rullgardinsmenyn med hjälp av kugghjulsikonen i det övre högra hörnet.
  • Välj Mail (E-post).
owa_2017_muuta_saantoa_1.jpg
  • Öppna Inbox and sweep rules (Inkommande-mapp regler och tömningsregler).
  • Det kan finnas flera regler. Välj den regel som du vill redigera.
  • Du kan redigera regeln genom att klicka på pennikonen.
  • Du kan ta bort en regel genom att klicka på papperskorgen.
owa_2017_muuta_saantoa_2.jpg

Aviseringsmeddelanden

OWA meddelar om ankommande meddelanden med ljudaviseringar och visuella aviseringar. Om du upplever att dessa stör ditt arbete, kan du ändra standardvärdena enligt följande:

  • Öppna kugghjulsikonen > Mail (E-post).

owa_2017_muuta_saantoa_1.jpg
  • ​Öppna Message options >  (Meddelandeinställningar).
  • Ändra inställningarna under (1).
  • Spara ändringarna genom att klicka Save (Spara) (2).
owa_2017_message_options.jpg

Återställa borttagna meddelanden

De raderade meddelandena flyttas först till mappen Deleted items (Borttaget). Efter en viss tid flyttas meddelandena i mappen Deleted Items till en dold Borttaget-mapp där meddelanden går att återställa. Läs mer om borttagningsprocessen.

OBS! E-postadmin återställer inga meddelanden i en användares e-postlåda annat än i undantagsfall. Användaren kan återställa meddelanden eller andra borttagna objekt själv inom 30 dagar från borttagningen. Därefter går objekt i postlådan inte längre att återställa. I Office 365-systemet säkerhetskopieras e-postmeddelandena inte på det traditionella sättet på band, utan vi använder decentraliserade databaser enligt de nuvarande rekommendationerna.

Du kan även själv återställa meddelanden som inte längre finns i mappen Borttagna:

  • Klicka på texten Deleted Items (Borttagna objekt) (1).
  • Meddelandena öppnas i läsfönstret.
  • Klicka på meddelandet som ska återställas med den högra musknappen (2).
  • Öppna undermenyn Move (Flytta).
  • Välj den mapp, till vilken du vill flytta meddelandet.
owa_2017_palauta_1.jpg
  • Om meddelandet inte visas i mappen Deleted Items (Borttagna objekt), ska du högerklicka på mappen.
  • Välj Recover deleted items (Återställ borttagna). 
owa_2017_palauta_2.jpg
  • Ett nytt fönster öppnas.
  • Klicka på texten Recover Deleted Items... (Återställ borttagna objekt...).
  • Kryssa för de meddelanden som ska återställas (1).
  • Klicka på Recover (Återställ) (2).
owa_2017_palauta_3.jpg
  • OWA anger vart meddelandena återställs.
owa_2017_palauta_4.jpg

 

Skräppost

För rapportering av skräppost finns det en separat instruktion >>

Dela en e-postmapp

På följande sätt kan du ge andra användare behörigheter till dina e-postmappar:
•    Klicka på den mapp vars behörigheter du vill redigera med den högra musknappen.
•    Välj Permissions... (Behörigheter...).

owa_2017_jaa_kansio_1.jpg
  • Klicka på +-tecknet (1).
  • Börja skriva namnet i fältet (2).
  • Välj person (3).
  • Klicka på OK.
owa_2017_jaa_kansio_2.jpg
  • Klicka på Add (Lägg till).
owa_2017_jaa_kansio_3.jpg
  • Se till att den tillagda personen är markerad som aktiv (1).
  • Välj en lämplig behörighetsnivå i menyn Permission level (Behörighetsnivå). Som standard är valet None (Ingen).
owa_2017_jaa_kansio_4.jpg
  • De nya behörigheterna visas i punkt (1).
  •  I punkt (2) visas behörigheterna i detalj och de kan ännu redigeras.
  • Klicka på OK (3).
owa_2017_jaa_kansio_5.jpg

Därefter ska du också ge personen läsbehörighet i rotmappen.

  • Klicka på mappen med ditt eget namn med den högra musknappen.
owa_2017_jaa_kansio_paataso_1.jpg
  • Lägg till användare som ovan.
  • Se till att du lägger till behörigheterna åt rätt person (1). Ge användaren åtminstone läsbehörighet till mappen (2). Godkänn genom att klicka på OK (3).
owa_2017_jaa_kansio_paataso_2.jpg

Mappen syns inte ännu automatiskt för mottagaren, även om man har lagt till behörigheter. Mottagaren måste först lägga till mappen enligt nästa instruktion.

Använda en delad mapp

  • Klicka på mappen med ditt eget namn med den högra musknappen.
  • Välj Add shared folder... (Lägg till delad mapp...).
owa_2017_lisaa_jaettu_1.jpg

Sök efter den person som du vet att har delat sin postlåda med dig. Börja skriva namnet i sökrutan (1). Klicka på rätt persons namn (2).

owa_2017_lisaa_jaettu_2.jpg

Klicka på Add (Lägg till).

owa_2017_lisaa_jaettu_3.jpg
  • Den delade mappen visas nu intill din egen mapp.
owa_2017_lisaa_jaettu_4.jpg