Tiedonluokittelu on pilotointivaiheessa ja käytössä vasta osalla yliopistolaisia. Päivitämme ohjetta aktiivisesti saadun palautteen perustella.
Tämä ohje kertoo tarkemmin tiedon luokittelusta Helsingin yliopistolla Microsoft 365 -sähköpostissa (Outlook).
Lue yleisemmin tiedonluokittelusta koontisivulta.
Sähköpostiviestin luokka tulee vastata viestin sisällön riskitasoa. Luokan valintaan vaikuttaa myös viestin vastaanottajataho: tiedonluokittelumallin korkeamman riskin luokkiin (esim. 2A) on valmiiksi määritetty salaus- ja suojausmekanismeja, joista osa soveltuu paremmin Helsingin yliopiston sisäisiin viesteihin ja osa organisaation ulkopuolelle lähetettäviin.
HUOM! Luokkaan 1R luokiteltua tietoa ei lähtökohtaisesti suositella käsiteltävän sähköpostilla. Suojausmekanismit kuitenkin toimivat 1R-luokkaan luokitelluissa sähköpostiviesteissä vastaavalla tavalla kuin luokassa 2A.
Snabbinstruktion
Tiedonluokittelu sähköpostissa lyhyesti
Luokittele aina viesti ennen lähettämistä
- Valitse Outlookissa Luottamuksellisuus (Sensitivity) viestin sisällön mukaan.
Luokat lyhyesti ja riskin taso
- 1R (Red) Salainen: vakava vahinko
- 2A (Amber) Rajoitettu luottamuksellinen: selkeä vahinko
- 3Y (Yellow) Luottamuksellinen: kohtalainen haitta tai vahinko
- 4G (Green) Sisäinen: vähäinen haitta
- 5W (White) Avoin: ei riskiä
Valitse suojaus vastaanottajan mukaan
- Yliopiston sisällä (henkilö)
→ Valitse esim. 2A – Salattu
→ Ei tarvita erillistä salausta - Yliopiston palveluosoite (esim. Helpdesk)
→ Valitse 2A – Salaamaton
→ Lisää .s vastaanottajan osoitteeseen (Securemail) - Yliopiston ulkopuolelle
→ Valitse 2A – Salaamaton
→ Käytä Microsoft 365 -salausta erikseen
Tärkeää
- Luokittele viimeistään lähetysvaiheessa
- Korkeamman riskin viestit (esim. 2A) vaativat aina suojausta
- Väärä suojaustapa voi estää viestin lukemisen
Detaljerad hjälp
Innehållsförteckning
- Tiedonluokittelumalli
- Näin luokittelet sähköpostin
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä (esim. kollegalle)
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä palveluosoitteeseen (esim. IT-Helpdesk)
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston ulkopuolelle
- Kun lähetät liitetiedoston sähköpostin liitteenä
Tiedonluokittelumalli
Näin luokittelet sähköpostin
Aina kun lähetät sähköpostia, sinun täytyy luokitella viesti.
Mikäli viestin luokka vaatii suojausta, viestin suojausmenetelmä valitaan vastaanottajan mukaan. Alla olevista otsikoista löytät ratkaisut erilaisiin tilanteisiin.
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä (esim. kollegalle)
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä palveluosoitteeseen (esim. IT-Helpdesk)
- Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston ulkopuolelle
- Kun lähetät liitetiedoston sähköpostin liitteenä
Tiedon luokittelu Windowsin Outlookissa
Luokittele viesti Outlookin valikosta Luottamuksellisuus (Sensitivity).
Mikäli et luokitellut viestiä ennen lähetystä, luokittelu kysytään lähetysvaiheessa. Valitse luottamuksellisuustaso (Select a label).
KUVA TULOSSA
Tiedon luokittelu Macin Outlookissa
Luokittele viesti Outlookin työkaluvalikon painikkeesta Herkkyys (Sensitivity).
Mikäli et luokitellut viestiä ennen lähetystä, luokittelu kysytään lähetysvaiheessa. Valitse luottamuksellisuustaso valikosta (Select sensitivity).
Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä (esim. kollegalle)
Valitse luottamuksellisuus (sensitivity) -valikon alta viestisi sisältöä vastaava luokka.
Mikäli viestisi on korkeamman riskitason sisältöä esim. luokkaa 2A, valitse 2A > Salattu.
Sinun ei tarvitse erikseen salata viestiä, sillä luokkavalinta sisältää salauksen Microsoftin teknologialla eikä muuta salausta tarvita. Salauksen saavat auki vain ne Helsingin yliopiston käyttäjät, jotka on valittu sähköpostin vastaanottajiksi.
Lukkokuvake vastaanottajan sähköpostissa kuvaa sitä, että viesti on salattu. Myös viestikentässä näkyy suojauksen luokka.
Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston sisällä palveluosoitteeseen (esim. IT-Helpdesk)
Valitse luottamuksellisuus (sensitivity) -valikon alta viestisi sisältöä vastaava luokka.
Mikäli tarvitset lähettää suojattua sähköpostia palveluosoitteisiin, valitse Luottamuksellisuus (Sensitivity) -valikon alta luokka 2A > Salaamaton (ei suositeltu) ja salaa viesti erikseen Deltagon-salauksella eli kirjoita .s vastaanottajan osoitteen perään.
Näin toimitaan, sillä palveluosoitteisiin lähettäviin suojattuihin viesteihin ei voi soveltaa samaa tapaa kuin yksittäiselle yliopistolaiselle.
Lue tarkemmat ohjeet Securemailin käytöstä erillisestä ohjeesta.
Kun lähetät sähköpostia Helsingin yliopiston ulkopuolelle
Valitse luottamuksellisuus (sensitivity) -valikon alta viestisi sisältöä vastaava luokka.
Mikäli viestisi on korkeamman riskitason sisältöä esim. luokkaa 2A, valitse Luottamuksellisuus (Sensitivity) -valikon alta luokka 2A > Salaamaton (ei suositeltu) ja salaa sähköposti erikseen Microsoft-suojauksella. Näin toimitaan, koska luokkiin 2A – Salattu luokiteltuihin sähköposteihin ei ole käyttöoikeuksia muilla kuin Helsingin yliopiston käyttäjillä.
Katso tarkemmin erillinen ohje Microsoft-suojauksen käyttämiseen.
Kun lähetät liitetiedoston sähköpostin liitteenä
Suosittelemme, että luokittelet viestin samoin kuin liitteenkin. Kun liität luokitellun liitetiedoston, Windowsin Outlookissa viestin tietoluokka määrittyy liitetiedoston perusteella, mutta esim. Macin Outlookissa joudut määrittelemään viestin tietoluokan erikseen.
Lue lisää tiedoston luokittelusta erillisestä ohjeesta [LINKKI]
Videoinstruktion
Ge respons
Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!
Hur skulle du förbättra denna instruktion?