Outlook 2013: Kalender

Det finns en egen instruktion om allmänna inställningar i Outlook (bl.a. språkinställningar) som du hittar här.

Tabs

Detaljerad hjälp

Att ändra inställningarna i kalendern

Du kan ändra inställningarna i kalendern på följande sätt:

  • Klicka på FILE (ARKIV).

  • Klicka på Options (Alternativ).

  • Klicka på Calendar (Kalender).
  • Som standard är arbetsveckan mån–fre och arbetstiden 8:00–17:00 (1).
  • I rullgardinsmenyn kan du ändra tidpunkten för påminnelser (2).
    Som standard kan inbjudna personer föreslå nya tider för möten (Allow attendees to propose new times for meeting, Tillåt deltagare att föreslå nya tider för möten).
    Under Add holidays (Lägg till helgdagar) kan du lägga till nationella helgdagar i kalendern.

  • Vid (3) kan du ändra tidszon.
  • Som standard visas väderuppgifter i kalenderns övre kant. Du kan ta bort dem genom att ta bort krysset från Show weather on the calendar (Visa väder i kalendern) (4).

Att göra en privat kalenderanteckning

Man kan göra två typer av anteckningar i kalendern i Outlook. Appointment (Avtalad tid) är en privat anteckning (tidsbokning) som andra inte skickas information om. Meeting (Möte) är som namnet säger ett möte som man bjuder andra deltagare till.

Du kan göra anteckningar i din kalender på följande sätt:

  • Öppna fliken HOME (HEM).
  • Klicka på New Appointment (Ny avtalad tid).

  • Fyll i uppgifterna om händelsen: ämne (1), plats (2), start- och slutdatum (3) och händelsens varaktighet (4). Genom att ta bort krysset vid All day event (Heldagshändelse) kan du definiera en start- och sluttid för händelsen. Vid 5 ser du hur dina närvarouppgifter visas för andra när någon tittar på din delade kalender eller försöker boka en mötestid.
  • Spara händelsen vid (6) när du har fyllt i alla nödvändiga uppgifter.

    Se större bild >>

Alternativt kan du göra anteckningar genom att klicka på en lämplig tid eller dag i kalendern med den högra musknappen eller genom att dubbelklicka på ett lämpligt ställe i kalendern.

  • Välj New Appointment (Ny avtalad tid).
  • Fyll i uppgifterna.

Att redigera en kalenderanteckning

  • Dubbelklicka på händelsen.
  • Kalenderanteckningen öppnas i ett nytt fönster.
  • Gör ändringarna och spara uppgifterna.
    • Du kan göra vissa ändringar på ett enklare sätt genom att klicka på kalenderanteckningen med den högra musknappen.

Att kategorisera en kalenderanteckning

Du kan göra din kalender tydligare och samtidigt effektivisera din tidsanvändning genom att kategorisera kalenderanteckningarna utifrån någon egenskap. Du kan till exempel markera alla möten som handlar om ett visst projekt eller sker med samma person med en viss färg. Då är det enkelt att skaffa sig en uppfattning om tidsanvändningen för ett visst ämnesområde med en blick på kalendern.

Du kan dela in dina kalenderanteckningar i olika kategorier på följande sätt:

  • Klicka på kalenderanteckningen med den högra musknappen.
  • Välj Categorize (Kategorisera) i menyn som öppnas.
  • Välj kategori.

  • Vid All Categories (Alla kategorier) ovan kan du lägga till nya kategorier.

  • Klicka på New (Ny).

  • Namnge den nya kategorin (1).
  • Du kan välja en färg till kategorin i menyn (2).
  • Om du vill kan du också ställa in en snabbtangent för kategorin (3).
  • Spara genom att klicka på OK.

  • Du kan byta namn på befintliga kategorier genom att kryssa för kategorin och klicka på Rename (Byt namn).

  • Skriv det nya namnet.
  • Klicka på OK.

Att dela kalendern

I universitetets kalendersystem har man som standard inställningar som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet. I praktiken betyder detta att andra kan se om din kalender vid en viss tidpunkt har anteckningen "ledig", "upptagen", "preliminär", "arbetar annanstans" eller "frånvarande". Om du vill ge andra fler behörigheter, kan du följa denna instruktion.

  • Öppna fliken HOME (HEM).
  • Klicka på Share Calendar (Dela kalender).

  • Ett nytt fönster öppnas.
  • I fältet To (Till) skriver du namnen på de personer du vill ge behörigheten att se din kalender.
  • I fältet Subject (Ämne) har man redan fyllt i "inbjudan att dela kalender". Du kan själv skriva en lämpligare text i stället.
  • Du kan definiera hur detaljerade uppgifter du vill dela. Standard är Availability only (Endast tillgänglighet) (3), vilket betyder att den andra parten bara kan se om du är ledig, upptagen, preliminärt upptagen, arbetar på annan plats eller är frånvarande.
  • Skicka inbjudan genom att klicka på Send (Skicka) (4).

  • Svara på bekräftelsefrågan.

Mottagarna får information om att du vill dela din kalender till sin e-post och kan i sin tur dela sin kalender med dig.

Att se andras kalendrar

I universitetets kalendersystem har man som standard inställningar som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet, dvs. huruvida någon är ledig eller upptagen vid en viss tidpunkt. Du får tillgång till andras kalendrar enligt punkt Grundläggande uppgifter i denna instruktion. Om någon vill dela fler behörigheter till sin kalender med dig, följ instruktionen under Utökade uppgifter.

Om du vill se flera kalendrar samtidigt, kan du organisera dem sida vid sida eller ovanpå varandra. Det är enklare att leta efter gemensamma lediga tider om kalendrarna ligger ovanpå varandra. Mer information om detta finns vid Samtidig visning av flera kalendrar.

Grundläggande uppgifter

  • Välj Open Calendar (Öppna kalender) på övre raden.
  • Välj From Address Books (Från adressböcker).

  • Adressboken öppnas.
  • Välj den person i listan, vars kalender du vill se (1).
  • Klicka på Calendar (Kalender) (2).
  • Personens namn syns vid (3).
  • Klicka på OK (4).

  • Den nya kalendern finns i listan till vänster.

Utökade uppgifter

Om någon ger dig behörigheter till sin kalender som är mer omfattande än standardinställningarna, följ denna instruktion:

När någon vill dela sin kalender med dig, får du ett meddelande om det till din e-post.

  • Med standardinställningar lyder meddelandets rubrik Sharing invitation: avsändare till inbjudan.
  • Godkänn begäran genom att klicka på Open this Calendar.

  • De övriga personernas kalendrar visas till vänster i kalendervyn under din egen kalender.

  • För att göra det lättare att hantera flera kalendrar kan du markera dem med olika färger.
  • Klicka på kalendern med den högra musknappen.
  • Välj Color (Färg) > den önskade färgen.

  • Du kan visa kalendrarna sida vid sida. Färgkoderna markerar vems kalender det är.

  • Du kan visa eller dölja vilken kalender som helst tillfälligt genom att klicka på den. Att en kalender inte är markerad som vald betyder att denna kalender inte visas i kalendervyn. I exemplet visas de egna anteckningarna (1) och en annan persons (2) anteckningar i kalendern. En tredje persons (3) kalender är dold.

Samtidig visning av flera kalendrar

Kalendrarna kan arrangeras sida vid sida eller alla i samma kalendervy.

  • Du kan visa kalendrarna ovanpå varandra i samma vy genom att klicka på pilen i flikens övre kant.

  • Nu visas båda kalendrarna tillsammans, i var sin färg.

Du kan ställa kalendrarna tillbaka sida vid sida genom att klicka på pilen på nytt.

Hur lokaler som bokas visas i kalendern

Du kan se möteslokaler och andra resurser som kan bokas i kalendern enligt följande instruktioner:

  • Öppna kalendern.
  • Välj Open Calendar (Öppna kalender).
  • Välj From Room List (Ur rumslistan)

  • Välj de rum (1) som du vill lägga till i kalendervyn. Du kan välja flera lokaler samtidigt då du håller ner Shift-knappen samtidigt som du väljer rum.
    • I listan ser du alla resurser som lagts till i systemet. Du kan minska på alternativen genom att öppna Advanced Find-fönstret (Avancerad säkning) (3) och söka lokaler till exempel enligt campusets eller byggnadens namn.
  • Klicka på Rooms (Rum) (2).

  • De valda rummen visas i fältet (1).
  • Klicka på OK (2).

  • Rummen syns i kalendern vid (1). Bokningssituationen för rummen syns i huvudfönstret (2).

    Se större bild >>

Sök resurser med sökord

  • Du kan söka resurser under Advanced Find (Avancerad sökning). Skriv söktermen i Display name-fältet (Visningsnamn) (1) och klicka på OK (2).

  • De resurser som uppfyller sökvillkoret syns i listan. Välj de rätta och lägg till i kalenders såsom ovan.

Att bevilja ombudsåtkomst till kalendern

Man kan ge ombudsåtkomst till e-post och kalender till en annan person. Till exempel kan en chef ge sin sekreterare behörighet att hantera e-post eller svara på och redigera mötesinbjudningar. Den som beviljar behörigheter kan definiera hur omfattande behörigheter ombudet får.

Behörigheter kan inte beviljas i kors mellan personer i den lokala tjänsten och molntjänsten. Båda ska dessutom använda samma version av Outlook för att samanvändningen ska flyta på.

Att bevilja ombudsåtkomst

  • Öppna FILE (ARKIV).

  • Öppna Account Settings > Delegate Access (Kontoinställningar > Behörigheter för ombud).

  • Ett nytt fönster öppnas.
  • Klicka på Add (Lägg till).

  • Börja skriva namnet i sökfältet (1).
  • Adressboken föreslår passande personer (2).
  • Klicka på Add (Lägg till) (3).
    • OBS: Du kan inte lägga till personer markerade med ett förbudsmärke. Kalendrar kan inte delas mellan den lokala tjänsten och molntjänsten.
  • Den valda personen läggs till på listan (4).
  • När du har lagt till alla personer, klicka på OK (5).

  • Bilden visar vilka behörigheter som är delade som standard. Om du även vill ge behörigheter att hantera inkommande post, lägg till det i menyn vid Inkorg. Det finns tre behörighetsnivåer:
  • Granskare (Reviewer) kan läsa objekt som finns i mappen.
  • Författare (Author) kan dessutom skapa objekt och redigera eller ta bort objekt som han eller hon själv har skapat.
  • Redaktör (Editor) kan utöver det ovannämnda redigera och ta bort objekt skapade av delaren av behörigheter.
  • Det lönar sig att välja alternativet Automatically send a message... (Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet...) i nederkanten, varvid den som beviljas behörigheter får ett meddelande om detta till sin e-post. I slutet av instruktionen finns det ett exempel på ett sådant meddelande.
  • Klicka på OK.

  • Klicka på OK.

  • Ett exempel på ett automatiskt meddelande. Pitkänen, K Juhani har beviljat personen Pöyry, Anu K behörighet att hantera kalenderhändelser och uppgifter (Tasks) för sin räkning.

Att ändra och ta bort behörigheter

Du kan ändra beviljade behörigheter eller ta bort dem helt.

  • Öppna Account Settings > Delegate Access (Kontoinställningar > Behörigheter för ombud) som ovan.
  • Om du vill ta bort behörigheter, klicka på Remove (Ta bort) (2).
  • Om du vill redigera behörigheter, klicka på Permissions (Behörigheter) (3).
  • Genom att klicka på Properties (Egenskaper) (4) ser du uppgifterna om personen i fråga.

  • Om du tog bort behörigheterna, är listan med ombud (1) tom.
  • Klicka på OK (2).

  • Nu är det ingen som har behörighet att hantera kalendern för din räkning.

Att söka efter gemensam mötestid och skicka inbjudan

  • Öppna New Meeting (Nytt möte) (2) på fliken HOME (HEM) (1).

  • Ett nytt fönster öppnas.
  • Lägg till personer som ska bjudas in i fältet (1).
  • Berätta ämnet och platsen för inbjudan (2).
  • Välj en lämplig tid (3).
  • Klicka på Scheduling Assistant (Schemaläggningsassistenten) (4).

  • De personer som ska bjudas in syns till vänster. Du kan lägga till deltagare i slutet av listan genom att klicka på Click here to add a Name (Klicka för att lägga till namn) (1).
  • Mötestiden är markerad med ljusblått (2).
  • Den mörkblåa balken (3) visar att en deltagare har andra bokningar under mötestiden (3).
  • Du kan ändra tid vid (4) eller genom att dra gränserna till de vertikala fälten. Assistenten uppdateras och visar om den föreslagna nya tiden passar alla.

    Se större bild >>

  • Symbolerna intill namnen (föregående bild, 1) visar om den inbjudnas deltagande är obligatoriskt, valfritt eller om det t.ex. är frågan om en lokal som behöver bokas. Genom att klicka på ett namn öppnas en meny där man kan ändra status på den inbjudna.

  • OBS: Om du organiserar kalendrarna att visas i samma vy som instruerades ovan, kan du enkelt se eventuella överlapp i tidsbokningar med en blick.

  • Genom att föra muspekaren över bokningen ser du mer information.

Att boka mötesrum

Reservering av vissa möteslokaler har förts över till Outlook. Alla möteslokaler kan inte reserveras via Outlook.

OBS: Rätten att använda rum kan vara begränsad till en liten grupp. Du kan inte alltid boka en möteslokal, även om den syns i listan. Om du inte kan boka ett rum som du borde ha rätt att använda, kontakta den person som ansvarar för lokalbokningar i fastigheten i fråga.

Du kan reservera rummet samtidigt som du skickar mötesinbjudan:

  • Öppna kalendern.
  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill göra en reservation för.

  • Lägg till ett ämne till inbjudan i fältet Subject (Ämne) under Appointment (Avtalad tid).

  • Öppna Scheduling Assistant (Schemaläggningsassistenten).

  • Öppna menyn Options (Alternativ) i nederkanten.
  • Välj Show Only My Working Hours (Visa endast min arbetstid).

  • Välj Add Rooms... (Lägg till rum...).

  • Välj eventuellt lämpliga rum och klicka på Rooms (Rum).

  • Du kan lägga till flera rum för planering av mötestiden. Kom i så fall ihåg att ta bort de överflödiga rummen från deltagarlistan innan du skickar en inbjudan.
  • Klicka på OK.

  • Bokningsläget för de valda rummen visas färgmarkerat i kalendern. I exemplet har ett rum bokats för kl. 10–12.

  • På samma sätt kan du kontrollera de inbjudna personernas bokningar. Klicka på Add Attendees (Lägg till deltagare) i fönstrets nederkant.

  • Ett nytt fönster öppnas. Lägg till deltagarna.
  • Välj en person vid (1).
  • Vid (2) kan du välja om personens deltagande är obligatoriskt (Required) eller valfritt (Optional).
  • Vid (3) visas rummet som valdes ovan.
  • Klicka på OK (4).

  • I kalendervyn kan du enkelt bilda dig en uppfattning om läget som helhet.

  • Till höger visar programmet de valda rummen (1), föreslår lämpliga tider (2) och visar konflikter (3). När du klickar i fälten (1) och (2–3) uppdateras kalendervyn.

  • Du kan fortfarande ta bort deltagare (eller rum). När du skickar en inbjudan till mötet, reserveras samtidigt de valda rummen på listan för dig. Om du har lagt till flera rum i planeringsskedet ovan, ta bort de överflödiga!

  • Klicka på Send (Skicka) när du har hittat en lämplig tid.

Utrustning som kan bokas

Bokningar av viss utrustning (såsom forskningsutrustning, bilar osv.) har flyttats till Office 365-tjänsten. All utrustning kan emellertid inte reserveras via Outlook.

Rätten att använda utrustning kan vara begränsad till en liten grupp. Du kan inte alltid boka all utrustning, även om den syns i listan. Om du inte kan boka en resurs som du borde ha rätt att använda, kontakta den person som ansvarar för bokningar av resursen i fråga.

I detta exempel bokar man en bil. På samma sätt kan man också boka annan utrustning. Gör en bokning på följande sätt:

  • Öppna kalendervyn i Outlook.
  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill göra en reservation för.
  • Öppna Scheduling Assistant (Schemaläggningsassistenten).

Välj Add Attendees (Lägg till deltagare). Välj den önskade resursen i listan, t.ex. Tiken auto (Tikes bil) och klicka på OK.

  • Bokningsläget för de valda resurserna visas färgmarkerat i kalendern. I exemplet har en bil bokats för kl. 10–12.

  • Välj en ledig tid i kalendern. Genom att klicka på Send (Skicka) bokar du den valda resursen. I exemplet ska personen boka en bil för en utvecklingseftermiddag (kl. 12–16).
  • Närmare information om bokningar och eventuella begränsningar (användningstid osv.) får du av kontaktpersonen på din institution.

Att avboka en mötestid

  • Du kan avboka mötesinbjudningar du själv har skapat.
  • Klicka på den händelse som ska avbokas i kalendern med den högra musknappen.
  • Klicka på Cancel meeting (Avboka möte).

  • Mötesdeltagarna finns automatiskt med som mottagare till meddelandet vid (1).
  • Klicka på Send Cancellation (Skicka meddelande om att mötet är inställt) (2). Information om det inställda mötet skickas till deltagarna och mötesrummet avbokas.

Att svara på en kalenderinbjudan

När någon har bjudit in dig till ett möte, får du följande meddelande till din e-post:

  • Vid (1) finns information om tiden och platsen för mötet.
  • Inbjudaren ber om ett svar (2).
  • Du kan skicka ett svar vid (3). Du kan antingen godkänna förslaget, godkänna det preliminärt, avböja det eller föreslå en ny tid.

  • För alla svarsalternativ kan du välja ditt svar i rullgardinsmenyn.

  • När du har svarat på mötesinbjudan, tas meddelandet bort från Inkorgen. Du kan ändra denna inställning under inställningar: File (Arkiv) > Options (Alternativ) > Mail (E-post) > Send Messages (Skicka meddelanden) genom att ta bort krysset vid Delete meeting requests and notifications from Inbox after responding (Ta bort mötesförfrågningar och påminnelser från Inkorgen när de har besvarats)

Att styra svar till en separat mapp

Om du skapar många kalenderinbjudningar, kan svaren fylla din Inkorg så att andra meddelanden försvinner bland dem. Du kan automatiskt styra svaren till en annan mapp, där de inte stör hanteringen av annan e-post.

  • Öppna fliken HOME (HEM) i e-posten.
  • Öppna rullgardinsmenyn Rules (Regler).
  • Välj Manage Rules & Alerts (Hantera regler och aviseringar).

  • Klicka på New Rule (Ny regel).

  • Välj Apply rule on messages I receive (Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot).
  • Klicka på Next (Nästa).

  • Välj uses the form name form (använder formuläret formulärnamn).

  • Klicka på form name (formulärnamn).

  • Välj Application Forms (Programformulär) i rullgardinsmenyn.

  • Välj Accept Meeting Response (Acceptera mötessvar) (1).
  • Klicka på Add (Lägg till) (2).

  • Den valda regeln har lagts till på listan (1).
  • Välj Decline Meeting Response (Avböj mötessvar) (2).
  • Klicka på Add (Lägg till) (3).

Lägg till övriga regler på samma sätt. I exemplet används reglerna Accept Meeting Response, Decline Meeting Response, Meeting Cancellation ja Tentative Meeting Response (Acceptera mötessvar, avböj mötessvar, inställt möte och preliminärt mötessvar). Du kan förstås skapa en egen regel för varje fall och styra de olika fallen i sina egna mappar.

  • Klicka på Close (Stäng).

  • Klicka på Next (Nästa).

  • Välj move it to the specified folder (flytta till mappen angiven).

  • Klicka på specified (angiven).

  • Skapa en ny mapp genom att klicka på New (Ny) (2).
    • Du kan också välja en befintlig mapp (1).

  • Namnge mappen (1).
  • Klicka på OK (2).

  • Klicka på OK.

  • Klicka på Next (Nästa).

  • Du kan lägga till undantag till regeln (1). Dessa läggs inte till här. Klicka på Next (Nästa).

  • Namnge regeln (1).
  • Kryssa för rutan (2) om du vill att regeln ska tillämpas på meddelande som redan finns i Inkorgen.
  • Klicka på Finish (Slutför).

  • Klicka på OK.

  • Du kan ta bort eller redigera regler genom att välja Rules > Manage Rules & Alerts (Regler > Hantera regler och aviseringar).

  • Välj den regel som ska redigeras i listan (1).
  • Välj om du vill redigera (2) regeln eller ta bort (3) den.